ניסיון מוצלח עם מערכת חתימה דיגיטלית: פתרון מושלם לעסקי התיווך

מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה לניהול ואבטחת מידע.

מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 7

ברצוננו לשתף אתכם בניסיון מוצלח של אחד מהלקוחות שלנו בפעילות ובשימוש המושכל שערך עם מערכת ארכיב 1 קלאוד.

ניסיון זה משקף לא רק את ההצלחה שלו בשימוש במערכת החתימה הדיגיטלית שלנו אלא גם את היתרונות הגלומים בשימוש רחב בתוכנה לניהול מסמכים וביכולת נוספות של המערכת כגון: בניית עץ ארגוני, מידור עובדים ocr וניהול הרשאות, הוספת צרופות ומסמכים שונים לרבות קבצי אודיו ווידאו למסמך, ביצוע  למסמכים, שליחת

למסמכים מרובים תוך שמירת אנשי הקשר, שליחת מסמכים במייל, במסרון, קבלת התראות וחיבוריות לממשקים אחרים.

ממשרד תיווך לאימפריית נדל"ן.

במסגרת עיסוקי כבעל משרד תיווך, אני נתקל באינספור עסקאות שדורשות חתימה על מסמכים שונים, החל מחוזי שכירות ומכירה ועד לטפסים נלווים כגון ייפויי כוח והצהרות שונות.

עם השנים הבנתי שאחד החלקים המורכבים ביותר בניהול עסק התיווך הוא ההתעסקות בניירת, בתיאומים ובהחתמות מסורבלות.

לאחר חיפושים רבים אחר פתרון דיגיטלי יעיל שיכול לשדרג את תהליך העבודה ולחסוך זמן יקר, מצאתי את המערכת המושלמת ארכיב 1 קלאוד. 

מערכת זו שינתה לחלוטין את אופן ההתנהלות במשרדי, הפכה את תהליך החתימה לפשוט ויעיל, אפשרה לי להעניק שירות איכותי ומתקדם יותר ללקוחותיי, וסייעה לי לנהל טוב יותר את העסק.

הסיפור האישי שלי נועד להציג את החשיבות הרבה של חתימה דיגיטלית לעסקים קטנים בכלל, ולעסקי תיווך בפרט, ולהמליץ לכל קולגות שלי ליישם פתרון זה בעסקיהם.

חיסכון בזמן והתמקדות במה שחשוב באמת

כמתווך, אני יודע כמה זמן יקר יכול להתבזבז על החתמת מסמכים באופן מסורתי, הלקוח צריך להגיע פיזית למשרד לבדוק את המסמך, לחתום עליו, ולפעמים אף לקחת אותו לייעוץ משפטי או להמתין עד שהשותף לחתימה יגיע למשרד, זהו תהליך שעלול להימשך שעות ואף ימים.

השימוש בחתימה דיגיטלית באמצעות ארכיב 1 קלאוד חוסך לי וללקוחותיי זמן רב, כעת ניתן לשלוח מסמכים באופן מקוון, לאפשר חתימה מרחוק מכל מקום ובכל זמן, ולהימנע מבזבוז מיותר של זמן יקר.

הלקוחות שלי מרוצים מהנוחות ומהפשטות, ואני יכול להתמקד בעסקאות עצמן במקום בהתנהלות הבירוקרטית סביבן.

יכולת שליטה ובקרה משופרת

בעסקי התיווך, חשוב מאוד לשמור על שליטה ובקרה על כל עסקה ועסקה. בעבר, היו מקרים בהם לקוחות טענו שלא קיבלו מסמכים, או שנדרשו מסמכים חדשים בשל טעויות או אובדן.

עם ארכיב 1 קלאוד, כל מסמך שנשלח לחתימה הכל מתועד, ניתן לעקוב אחר הסטטוס שלו בזמן אמת, ולוודא שהלקוח אכן חתם עליו וקיבל עותק מסודר.

בנוסף המערכת מאפשרת לי לקבל התראות כאשר מסמך נחתם, מה שמונע עיכובים ומבטיח שכל שלב בתהליך העסקה מתקדם בצורה חלקה ומבוקרת.

שיפור הדיוק והפחתת טעויות

כאשר עובדים עם מסמכים פיזיים, תמיד יש סיכוי לטעות – שכחתם סעיף חשוב, טעיתם בהקלדה, במערכת דיגיטלית מתקדמת כמו ארכיב 1 קלאוד, ניתן לוודא שכל שדות החובה מולאו כראוי, שהחתימה בוצעה בדיוק היכן  שצריך, ולמנוע טעויות אנוש שעלולות לגרום לעיכובים ואף לפגיעה בעסקה.

בנוסף כל מסמך שמוחתם נשמר בצורה דיגיטלית עם חתימה מאובטחת ומאושרת, כך שאין מקום לספקות או לטענות מצד הלקוחות בנוגע לאותנטיות החתימה.

חיסכון בנייר ובעלויות

עסקים קטנים, ובעיקר משרדי תיווך, צורכים כמויות עצומות של נייר לצורך חוזים, אישורים וטיוטות. זה לא רק בזבוז משאבים אלא גם יוצר עומס ניהולי עם כמויות אדירות של מסמכים פיזיים שצריך לאחסן ולנהל.

השימוש בחתימה דיגיטלית מפחית משמעותית את הצורך בנייר, חוסך בעלויות הדפסה, ומשפר את הסדר הארגוני של המשרד. כל מסמך נגיש תמיד דרך המערכת, ואין צורך לנבור בערמות של מסמכים כדי למצוא את מה שצריך.

חיבור למערכות מידע אחרות ושיפור השירות ללקוחות

יתרון משמעותי נוסף של ארכיב 1 קלאוד הוא היכולת לשלב את המערכת עם תוכנות ניהול המשרד, כולל מערכות הנהלת חשבונות. בכך אני מסוגל להוציא חשבוניות, לעקוב אחר תשלומים ולבצע ניהול כללי של העסק בקלות ובמקום אחד.

ללקוחות שלי זה מתבטא בשירות מהיר ויעיל יותר, במקום להמתין לתהליך בירוקרטי מסורבל, הם מקבלים הכל באופן דיגיטלי ומיידי – דבר שמעלה משמעותית את שביעות הרצון שלהם מהשירות שאני מעניק.

אפשרות להחתים בשטח ולחבר מסמכים ישירות למערכת

כמתווך אני לא נמצא תמיד במשרד ופגישות מתקיימות אצל לקוחות, בנכסים עצמם, ולעיתים אפילו בבתי קפה.

האפשרות של ארכיב 1 קלאוד להחתים לקוחות בשטח ולצלם מסמכים דרך האפליקציה המקושרת ישירות לתיק הלקוח היא פתרון מדהים.

המשמעות היא שאין צורך להחזיק מסמכים פיזיים ולדאוג להחזירם למשרד – כל המסמכים מועלים ישירות למערכת ונשמרים באופן מאובטח ומסודר.

גיבוי, תמיכה בעברית וליווי מקצועי

אחד הדברים החשובים ביותר עבורי היה לבחור מערכת שתעניק לי תמיכה מלאה בעברית ושירות לקוחות זמין. במהלך חיפושי אחר מערכת חתימה דיגיטלית, בדקתי מספר תוכנות ולבסוף בחרתי בארכיב 1 קלאוד, שכן הם הציעו את הליווי המקצועי ביותר, משלב ההטמעה ועד לתפעול השוטף.

בנוסף המערכת מציעה גיבוי אוטומטי לכל המסמכים, כך שאין חשש לאובדן נתונים. זה מעניק לי שקט נפשי ומאפשר לי לנהל את העסק בביטחון מלא.

סיכום והמלצה אישית

אין ספק שהמעבר לחתימה דיגיטלית עם ארכיב 1 קלאוד הייתה אחת ההחלטות החכמות שעשיתי עבור העסק שלי, היא חסכה לי זמן, שיפרה את השירות ללקוחותיי, העניקה לי שליטה ובקרה על העסקאות, והפכה את הניהול שלי להרבה יותר מדויק ומסודר.

לכל מי שעוסק בתחום התיווך או בעסק קטן הדורש חתימות מסמכים תכופות – אני ממליץ בחום לבדוק את המערכת הזו. זהו פתרון מתקדם שמאפשר לכם לעבוד חכם יותר, לחסוך בעלויות, ולשדרג את רמת השירות שלכם לרמה הגבוהה ביותר.

בלי קשר אני ממליץ לכם כאשר אתם שוקלים לקנות נכס, לנסות קודם עם מתווך אמין שיש ברשותו את הידע הכלים והכישורים אבל גם את היכולת למצוא לכם את הנכס שאתם רוצים ולחסוך לכם זמן יקר..