שיטות לניהול סריקת מסמכים
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה לניהול ואבטחת מידע.
מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 13
שיטות רבות קיימות לסריקת מסמכים וניהול מסמכים ארגוניים.
בחברות רבות המקבלות ניירת ומסמכים קיימות פונקציות ארגוניות המטפלות בקבלת החומרים בדרכים שונות, החומרים יכולים להתקבל בצורה פיזית בדואר או באמצעות האימייל ואז נדרש להדפיס את המסמכים.
הטיפול במסמכים ייעשה על ידי הדפסה של המסמך ושמירתו בצורת המקור או לקבלו ולחתום עליו שהוא נאמן למקור, גם אם ארגון החליט שהוא הופך "ללא ניירת", החוק מחייב להדפיס את המסמך ולשמור אותו בצורת המקור שלו או לקבלו ולחתום עליו שהוא נאמן למקור.
ולכן גם אם ארגון החליט שהוא הופך להיות "ללא נייר" זה לא קורה בין לילה וגם לא על כל נפח הניירת הקיימת במשרד או בארגון.
סריקת מסמכים מחולקת למספר שלבים:
ראשית מיפוי של צרכי הארגון– אילו סוגי מסמכים מגיעים אל הארגון, לדוגמא: חשבוניות, הזמנות רכש, תעודות משלוח , תביעות, הסכמים , חשבוניות זיכוי, מכתבים של רשויות שונות, דוחות, מכתבים מלקוחות אישורים ועוד.
לכמה זמן נדרש על פי חוק לשמור כל מסמך- האם ניתן לשמור את המסמך בצורה דיגיטלית, דהיינו שמירה שלו באמצעות סריקה וחתימה דיגיטלית כדי לאשר את מקוריות המסמך או מספק לקבל אותו כבר מהשולח בצורה דיגיטלית וחתומה.
לקוחות רבים או ספקים אינם פועלים בסביבה דיגיטלית ושולחים עדיין חשבונות ידניות, הסיבה לכך היא שהם עסקים קטנים, פטורים או עסקים שאין להם צורך בסביבה דיגיטלית או שהמחוקק פטר אותם מדיווח מקוון.
המחוקק נדרש לעניין במספר תחומים ונתן הקלה לנישומים, בתיקון לפקודת מס הכנסה אישר כי מי שיסרוק חשבונית מקור, יחתום אותה בחתימה דיגיטלית מאושרת, ולאחריה ימפתח(יקטלג) 5 שדות עיקריים הנדרשים לתיעוד ומעקב והם :סוג המסמך , שם הספק,
מספר הספק, תאריך החשבונית ואת הסכום, ולאחר מכן חתימה דיגיטלית שניה אזי ניתן בתום השנה הקלנדרית לגרוס את המסמך, ולא יהיה צורך לשמור אותו 7 שנים.
בדרך זו יש 2 חתימות דיגיטליות מאושרות על ידי המחוקק, בצירוף לוג נתונים מוצפן המגן על אותנטיות המסמכים שלא נעשה בהם כל שינוי ניתן שלא לשמור ניירת.
ישנם גופים רבים שהמחוקק דרש מהם לשמור את המסמכים לצמיתות, לדוגמא: ענף הבניה, או שירותי הרווחה.
בתחום הבריאות יש לשמור תיק של מטופל 25 שנים מיום הטיפול – התיק יכול להיות גם דיגיטלי.
בתחום מחקר וייצור תרופות מאחר ומדובר בפטנטים יש לשמור את החומר בין 18 ל 40 שנים.
שיטת עבודה נפוצה בארגונים היא קבלת כל החומר למטפל ארגוני אשר סורק באותה עת את המסמך ומעביר אותה לתיקיית המתנה במערכת ניהול מסמכים בהמתנה לביצוע מפתוח ותיעוד.
כמו כן מיילים חיצוניים המגיעים מספקים או לקוחות מועברים אל אותה תיקייה שנסרקו אליה נתונים וזאת כדי לתעד את המסמכים ולוודא שקוטלגו.
אנו מקלים כיום על מאות לקוחות ומגיעים אליהם מידי יום, אוספים את כל הניירת שנאגרה ביום או בימים האחרונים, מבצעים הכנה לניירת , מיון סינון ומיפוי וממפתחים את החומר ומעבירים אותו ישירות למערכת ניהול המסמכים הארגונית של הלקוח באמצעות מודולים שנבנים במיוחד לצרכי הלקוח.
בדרך זו אנו משמשים כמשרד אחורי והלקוח אינו נדרש להעסיק עובדים העוסקים בנושא, אינו רוכש מדפסות או סורקים.
כמו כן אינו עוסק בסילוק החומר וגריסתו, הכל מתבצע מרחוק לאחר שבוצע פיילוט מדויק לשביעות רצונו של הלקוח.
בארגונים רבים סריקת המסמכים נדרשת כדי לתעד את העבר, למיין ולמפות ולדאוג שהמורשת הארגונית וגם התיעוד התפעולי חשבונאי לא ייעלמו.
ארגונים רבים חוששים שעובדים ינצלו את הגישה למידע ויעשו בו שימוש לא ראוי ולכן הוצאת החומר מהארגון והעברתו לסריקה באמצעות ספק חיצוני מהווה מידור למידע והגנה עליו.
ההחלטה האם נדרש לסרוק את החומר או לשמור אותו פיזית לתקופה ארוכה מתבצעת לאחר שיקול דעת נרחב ובהתאם לחוק.
הצורך בסריקת מסמכים אינו נוגע רק לפן הטכני של אחסנת הנתונים ושמירתם על פי דרישות החוק, אלא מייצרת וודאות לארגון בכל הנוגע לשרידות והמשכיות עסקית.
ארגונים רבים המבצעים בדיקות סקר סיכונים לארגון מורידים את רמת הסיכון לאובדן מידע כתוצאה משריפה, גניבת מידע, דרישות כופר, או נזק בזדון או מרשלנות של עובדים בכך שהם סורקים את כל הניירת, מעבירים אותה לענן מאובטח מחוץ לארגון ומוודאים כי החומר גם מגובה באופן קבוע ובכך מגנים על הארגון וגורמים לו להיות
בעל תפקודיות גבוהה ועם המשכיות עסקית גם עם קורית תקלה בלתי צפויה.
הוצאת המידע מהארגון משמרת את הידע הארגוני, מונעת זליגת מידע וגניבתו על ידי עובדים, בנוסף חוסכת כסף בכל הנוגע לעיסוק של כח אדם, ומאפשרת לארגון לעסוק במה שהוא טוב בו ולא במנהלות וטיפול קבוע במסמכים.
התפוקות של לשכת הסריקה מאפשרת בפרק זמן קצר שנקבע בשיתוף עם הלקוח לוודא שכל המידע שהועבר הן כניירת או כקובץ דיגיטלי עולים לענן ולשימוש באופן מיידי.
אנו מלווים את הלקוח החל משלב בחינת התהליך, כתיבת נוהלי עבודה, מה ייסרק ומה לא, איך ימופתח, איך בונים עץ ארגוני, מי יוכל לגשת לנותנים, מי יהיה בעל הרשאה לסרוק ,לערוך לשלוח קבצים החוצה מהמערכת באמצעות מייל או הדפסה, ומי יוכל לערוך רשומה או למחוק מסמך או רשומה.
לכמה זמן יישמר המידע, והאם יישמר גם בצורה פיזית או רק בצורה דיגיטלית.
עם סיום כתיבת הנהלים מתבצע פיילוט בו נבחנים גם תהליכים טכניים כמו: איך החומר נארז, איך צריך לפתוח אותו ולסדר אותו, האם יש מיון, מה הסדר הנדרש, איך מחזירים את הניירת אל התיק, מה המפתוח הנדרש וכמה מסמכים יהיו בכל תיקייה,
איך מתבצעת בקרת איכות , ולוחות זמנים לביצוע הפרויקט בכללותו.
לאחר אישור כל השלבים וסריקת הפיילוט מתחילים לבצע את העבודה השוטפת ובודקים לאחר כל משלוח שאכן החומרים הגיעו ליעדם ומועלים למערכות המידע.
בדרך זו אנו חוסכים משאבים של זמן כסף ומעלים את ערך הזמן של העובד ושל הארגון, העלויות באות לידי ביטוי רק בעלות סריקה לעמוד או בעלות רישוי עבור עמדה של מערכת הניהול.
שאר העלויות שיש לארגון שמעסיק עובדים שסורקים וממתינים לחומר נחסכים ועובדים אילו מועברים בד"כ לתפקידים אחרים בארגון.
אם גם אתם מעוניינים לקבל ערך רב לארגון שלכם צרו איתנו קשר וניתן לכם מענה מקצועי שירותי בדרך שלכם לסריקת מסמכים וניהול משרד ללא נייר באופן יעיל ובטוח.
