תעשיית הבניה מתקדמת לארכיב דיגיטלי
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה לניהול ואבטחת מידע.
מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 5
ברצוני להביא בפניכם עדות של מנהל מערכות מידע בחברת בנייה גדולה שבחר במערכת ארכיב 1 קלאוד כדי לשמש את הארגון כולו.
לא בכדי אנו משרתים אלפי לקוחות במשך שנים, ואני ממליץ לקרוא את מה ששיתף איתנו המנמ"ר בעקבות הניסיון שלו איתנו.
חברת הבנייה שבה אני עובד היא אחת הגדולות בארץ, עם עשרות אתרי בנייה פעילים בכל רגע נתון.
החברה מעסיקה אלפי עובדים ומנהלת למעלה מ-2,000 ספקים שונים המספקים ציוד, חומרים ושירותים מגוונים.
אחד האתגרים המשמעותיים ביותר שלנו היה הצורך בקיצור זמני התהליכים של התשלומים מרגע שהוגשה בקשה להזמנה ועד שהתבצע התשלום לספקים.
בעבר הליך זה נמשך כ-120 ימים, והשאיפה שלנו הייתה להפחית את משך הזמן בחצי.
כדי להשיג זאת, היינו חייבים לשלב מערכות מידע חדשות, לשפר את תהליכי העבודה ולהכניס טכנולוגיות מתקדמות ובדרך זו להפחית את הזמן ל 60 ימים בלבד שיסייעו בניהול תהליכי רכש ותשלומים בצורה חכמה ויעילה יותר.
עם פריסה נרחבת של אתרי בנייה ברחבי הארץ, לא יכולנו להרשות לעצמנו עיכובים באישורי מסמכים ובתשלומים לספקים, שכן כל עיכוב כזה פוגע בלוח הזמנים של הפרויקטים ומשליך על שרשרת האספקה כולה.
מיקוד במה שחשוב – ניהול זמן יעיל
בעבר ההתנהלות מול ספקים דרשה עשרות אישורים ידניים: הדפסות מסמכים חוזרות ונשנות והעברה פיזית של ניירת בין גורמים שונים בארגון, והתוצאה הייתה עיכובים משמעותיים באישורי ההזמנות והתשלומים.
המעבר לארכיב 1 קלאוד שינה לחלוטין את הדרך שבה אנו עובדים.
כיום כל תהליך החתימה והאישור מתבצע דיגיטלית עם מעקב מובנה בזמן אמת אחר סטטוס של כל מסמך שמועלה למערכת ניהול המסמכים, זה מאפשר לנו להתמקד בביצוע פרויקטים במקום בהתעסקות אינסופית במסמכים.
בנוסף מנהלי הפרויקטים מקבלים עדכונים בזמן אמת לגבי סטטוס האישורים, וכך נמנעים מהפתעות לא נעימות של חוסרים או עיכובים בלתי מתוכננים באתרי העבודה.
יתרה מזו, המערכת מאפשרת שליחת התראות אוטומטיות במקרה של עיכוב, מה שמייעל את ניהול המשימות לכלל הצוותים.
חשיבות רבה הייתה לחיסכון ניכר בציוד וחומרי גלם שכעת ירדו ישירות מסעיף התקציבי ללא צורך בהמתנה של 24 שעות עד לקליטת תעודות המשלוח ואישור קבלה.
כעת בכל נקודת זמן בגלל השימוש במערכת שקולטת תוך פחות מ24 שעות את כל ההזמנות, תעודות המשלוח ואישורי הקבלה ניתן לנהל את התקציב של הפרויקט בצורה מהודקת יותר ולמעשה להימנע מחריגות של 12% עד 14% אחוזים.
הצלחנו להוריד את החריגות של כל אחד מהפרויקטים לפחות מ10% והלקוחות שעבורם ביצענו את העבודה יכלו לקבל אחת לחודש נתונים מדויקים יותר בהתאם לתשלומים שכבר בוצעו.
ספק אמין עם ניסיון מוכח
בעת בחירת מערכת לניהול מסמכים וחתימות דיגיטליות, אחד השיקולים החשובים היה אמינות הספק, לא רצינו להתנסות בפתרון חדש ללא הוכחות בשטח.
ארכיב 1 קלאוד משרתת אלפי לקוחות מהרגע הראשון קיבלנו ליווי אישי והדרכה לכל מחלקות הארגון, מה שהקל מאוד על ההטמעה.
התמיכה השוטפת מסייעת לנו גם בהתאמות נוספות, כך שהמערכת ממשיכה להשתפר בהתאם לצרכים הייחודיים של הארגון שלנו.
ידענו שאנחנו מקבלים מערכת יציבה, עם תמיכה מקצועית ושירות זמין.
חשוב לציין כי ספק טכנולוגי אמין הוא כזה שמבצע עדכונים שוטפים ושיפורים באופן רציף, דבר שאכן קרה לאורך כל הדרך עם ארכיב 1 קלאוד.
שיפור הדיוק וצמצום שגיאות אנוש
לפני המעבר לחתימה דיגיטלית היה אובדן מסמכים שנבעו מהקלדה ידנית של נתוני הלקוחות.
עם הטמעת המערכת הכל מתבצע באופן אוטומטי וללא טעויות אנוש כל המסמכים נשמרים בענן ומגובים כך שאין חשש שילכו לאיבוד.
כאשר כל חתימה דיגיטלית מתועדת ונשמרת עם תאריך ושעה, אין ספק לגבי תקפות המסמך או סטטוס האישורים, והדבר תורם לשיפור היעילות הארגונית כולה.
בעזרת בקרה חכמה על מסמכים המערכת מזהה אי-התאמות ודואגת להתריע עליהן בזמן אמת.
יתרון משמעותי נוסף של ארכיב 1 קלאוד הוא היכולת להרחיב את המערכת ולהוסיף מודולים חדשים המותאמים בדיוק לצורכי הארגון.
במקום לעבוד עם מערכת קשיחה שלא ניתן לשנות, ארכיב 1 קלאוד מספקת פלטפורמה גמישה, שניתן להתאים בהתאם לדרישות המשתנות שלנו.
לדוגמה, יכולנו להוסיף מודול לניהול ספקים שבו כל מסמך שמתקבל מהספקים משויך אוטומטית לתיק המתאים ומופעל עליו סבב חתימות ארגוני בהתאמה אישית.
חיסכון בנייר, בעלויות ובכוח אדם
אחד היתרונות המשמעותיים של המערכת הוא הפחתה משמעותית בעלויות
בעבר היינו מדפיסים עותקים רבים לכל מסמך, מתייקים אותם בארכיון פיזי ושולחים שליחים בין אתרי הבנייה והמשרד הראשי.
היום הכל מתנהל דיגיטלית והחיסכון בשימוש בנייר ובזמן העבודה מתבטא בחסכון של אלפי שקלים בכל חודש.
בנוסף תהליך הסריקה הידני שהיה גוזל שעות עבודה רבות הוחלף בקליטה אוטומטית של מסמכים ישירות למערכת הנהלת החשבונות והבקרה.
למעשה הטמעת המערכת תרמה להפחתת הצורך בהעסקת כוח אדם אדמיניסטרטיבי לתהליכים ידניים, וכך הארגון התייעל באופן משמעותי.
סיכום – הבחירה החכמה ביותר
אחרי יותר משנה של עבודה עם המערכת, אין ספק שהמעבר לארכיב 1 קלאוד היה המהלך הנכון ביותר.
הצלחנו לחסוך זמן, כסף וכוח אדם, לשפר את השליטה והפיקוח על תהליכי האישור, וליצור מערכת עבודה שקופה ויעילה יותר לכלל הארגון.
אני ממליץ לכל חברה שמחפשת פתרון לחתימה דיגיטלית, סבב חתימות ארגוני וארכיב דיגיטלי לשקול ברצינות את השימוש בארכיב 1 קלאוד ולהיווכח בעצמם ביתרונות הרבים שהוא מציע.
אין ספק שזו הייתה הבחירה האידיאלית עבורנו, והחברה כולה רואה את היתרונות שלה יום אחר יום, פרויקט אחר פרויקט.
היכולת להאיץ תהליכי עבודה, למנוע טעויות אנוש, ולנהל את כל המידע באופן דיגיטלי מאובטח – היא שהופכת את המערכת הזו לפתרון שלא ניתן לוותר עליו.
