איך המעבר לעבודה מהבית שינה את שירותי הענן?
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה בתחום ניהול מערכות ואבטחת מידע
הפתרון שאנו מציעים לכם מבוסס על למידה של צרכי הלקוחות שלנו.
במשך למעלה משנתיים בהם השתוללה ברחבי העולם מגיפה שגבתה חייהם של מיליוני אנשים, נוצרו שיטות עבודה חדשות והשתכללו שיטות עבודה קיימות והשתנו לנוכח המצב.
כדי לשרוד ארגונים רבים החליטו להאיץ תהליכים טכנולוגיים שחשבו שיידרשו להם בעוד 5-7 שנים.
בזווית הטכנולוגית – הכנסה של תוכנות המאפשרות סריקה של מסמכים לארגון, השקעה במערכות תומכות לרבות מודולים המדברים עם מספר רב של מערכות.
פיתוח של אתרי אינטרנט מבוססים על נגישות רבה ללקוחות ולמשתמשי קצה לרבות חיפוש וניהול של מידע, העלאת נתונים, שימוש נוח ויומי וגם יכולת לעקוב אחר עובדים כדי שיוכלו לעבוד מרחוק.
הגדלה מאסיבית בהשקעות בתחום אבטחת המידע, הכנסה של מערכות תומכות המאפשרות חיבוריות מאובטחת עם ניטור מלא של עובדים, ואפילו התקנה של מחשבים בבתי העובדים לרבות שולחנות וכיסאות וגם מחשבים ניידים לעובדים שעד אותה עת עבדו
במשרד והגיעו אליו מידי יום.
מעבר לעבודה בענן מאובטח תוך שימוש במערכות ארכיב דיגיטלי בענן המאפשרות גישה לכל עובד מכל מקום באמצעים מבוקרים ומאובטחים.
פעילות ממודרת על מערכת מרכזית בה כל החומרים המועלים נבדקים ונכנסים לענן סטרילי ומגובים לאתר חליפי באופן מידי,בארגונים טכנולוגים בעיקר בתעשיית ההייטק הפיננסים הביטוח הבנקאות הפרסום והעיתונאות. שכבר עבדו בצורה זו שנים ארוכות השינוי
הניכר היה בכך שהנדל"ן שלהם נותר ריק. ולכן החלו לצמצם משרדים יקרים במרכזי הערים. או חיסול מלא של הנדלן או מעבר לשימוש ב"שולחן חם" שמשמש מספר עובדים שבאים למשרד יום או יומיים בשבוע לסירוגין ושאר הימים עובדים מהבית.
כדי לאפשר לכל העובדים לעבוד מרחוק בתקופות ארוכות של סגרים, נדרשו ארגונים לשדרג את מערכות המידע שלהם, להגדיל משאבים של מחשבים מקומיים, להגדיל את מהירות הקווים ולהוסיף תשתיות של קווים אל חוות השרתים שלהם.
בנוסף, נדרשו מערכות ניטור לסביבת העבודה ולהתחיל להשתמש במספר בקרות מפצות , פיזיות ודיגיטליות.
כל המידע שעבר כעת הפך להיות דיגיטלי.
ניירת שהגיעה למשרד הועברה אל פונקציה ארגונית שסרקה אותה או הועברה אל לשכת סריקה חיצונית שתסייע בידי הארגון.
לשכת הסריקה תסרוק את החומר שהגיעה ותעביר אותו אל מערכות המידע הארגוניות באמצעות API
החברות ביקשו מהספקים שלהם והלקוחות להתחיל לדבר איתם רק באמצעות המערכות האינטרנטיות שלהם, להעלות קבצים, למלא קבצים או שאלונים או להשלים קבצים שיתופיים.
כתוצאה מכך הפיכת משרד ללא נייר שהייתה אמורה להידחות קרתה לארגונים בתוך פרק זמן קצר.
יעילות העבודה גדלה ומרבית הנתונים המגיעים לארגונים נדרשה לעבור טיוב ומפתוח מהירים כדי שניתן יהיה לטפל בהם במהירות.
שעות העבודה הפכו להיות גמישות ולכן עובדים יכלו לקבל מסמכים סרוקים ולתת להם מענה בשעות שהם כבר "לא במשרד", לאחר שעות העבודה הסטנדרטיות.
משרדים וארגונים החלו לבדוק את העובדים שלא לפי שעות עבודה בפועל, כי לא לכל הארגונים הייתה מערכת שיודעת למדוד את שעות העבודה של העובד על מערכות המידע, ומה היו התפוקות שלו,
ולכן נדרשה רמת אמון גבוהה בין המעסיק לבין העובד שנמצא בבית.
במשך תקופה ארוכה של למעלה מ 30 חודשים ארגונים רבים חשו שאין ברירה ויש ללכת לקראת העובדים ולתת להם 75% משרה ויותר עבודה מהבית.
דוגמא מובהקת לשינוי דרמטי באחד הארגונים אותו אנו משרתים הוא המעבר לסריקה באמצעות לשכת הסריקה שלנו, והעלאת כל הנתונים אל מערכות המידע שלה ארגון מרחוק.
המדובר בארגון המשרת 100 לקוחות קצה ברמה יומית ומעביר להם מוצרים המאוחסנים במרכזים הלוגיסטיים שלו.
כל לקוח מעביר מידי יום בקשה לאספקת מוצרים למכירה בנקודות קצה בכל רחבי הארץ .
המדובר בעשרות מוצרים שונים פר נקודת מכירה, ולכן מדובר באלפי חשבוניות ותעודות משלוח ברמה יומית.
הארגון שנהג להפיץ את המוצרים ולקבל את תעודות המשלוח והחשבוניות מידי יום בחזרה למר"לוג, המשיך לעשות זאת אבל, 4 מנהלות החשבונות שקיבלו את המסמכים והיו צריכות להתמודד עם שאלות, זיכויים, גבייה, וטיפול שוטף
לא היו יכולות ליתן מענה מרחוק.
ולכן הארגון החליט להעביר אלינו את כל החומר, ולהשתמש במערך לשכת הסריקה שלנו כמקום בו יגיעו כל הנתונים.
אנו טייבנו את הנתונים והעלינו אותם אל מערכות המידע לכרטסת הלקוח הייעודית, ואפשרנו למנהלות החשבונות מרחוק להעביר מידע או לאשר תשלום בהתאם לחשבונית או תעודת המשלוח המאושרת שנקלטה וצורפה לפקודת היומן
בתוך מערכת הנהלת החשבונות.
בתום פיילוט שערכנו מספר חודשים, הלקוח שלנו הצליח לייעל את המערך שלו, לחסוך 3 עובדות, וכיום עובדת אחת היא שעוסקת בטיפול באלפי פריטים המגיעים אליה למערכת הנהלת החשבונות ולמיילים באופן אוטומטי.
הרגלנו גם את לקוחות הקצה לקבל את כל המידע באמצעות המייל או כניסה לממשק וובי, באמצעות כניסה למערכת ארכיב דיגיטלי בענן, יכול לקוח קצה לצפות בסטטוס ובאם נקלטה תעודת המשלוח והחשבונית ולא נדרשת התערבות שירותית של אדם.
אט אט צצו קשיים בארגונים רבים וגם מצד עובדים.
התפוקות החלו לרדת ועובדים ניצלו את חוסר הפיקוח והחלו לבצע משימות אחרות באותו זמן.
מה גם שהזמינות שהייתה לעובדים בעבור הארגונים שלהם הלכה וירדה ומשימות שיכלו להתבצע במקביל החלו להתבצע בטור.
דבר שגרם לעיכובים בלוחות זמנים למסירת עבודות ופרויקטים.
עסקים החלו להחזיר את העובדים שלהם אל המשרדים והסכימו לכך שיום בשבוע יעבדו מהבית ושאר ארבעת הימים יגיעו למשרד, וזאת כדי להגדיל את הלכידות התעסוקתית, את תחושת השייכות של העובד לארגון ואת רצונו להמשיך ולעבוד בו ולא לרעות בשדות
זרים, מאחר וזה רק מקום המשלם שכר בעבור תפוקה ותו לא.
אז מקץ 30 חודשים, שוק העבודה החל להתאים את עצמו למצב בו נדרשת חזרה למשרד .
אך מה שלא חזר אילו הניירות שכבר אינם מודפסים, אינם מצולמים, ואינם נסרקים, אלא מגיעים כקבצים דיגיטליים ישירות מהלקוחות עם חתימה דיגיטלית כפולה, ומאושרים לשימוש מבחינת הרגולטור ללא צורך בהדפסה ושמירה.
כל מה שנדרש מהעובדים בהנהלת החשבונות או ממי שמקבל את המסמך לוודא את האותנטיות שלו ולאשר אותו.
הגידול בכמויות המידע שנכנס במסמכים וקבצים גרם להגדלת הנפחים של השרתים המקומיים ושל הגיבויים וזמן ניכר כדי לעבור על כל המידע ולנתח אותו למפתח ולמיין אותו.
מכל התהליכים הללו שעברנו יחד עם לקוחותינו בשנים האחרונות, למדנו כי ניתן לייעל ולהתמקד במידע הנדרש לתפעול השוטף של העסק או החברה.
ולכן פיתחנו מערכת המאפשרת לכל לקוח קטן בינוני או גדול, לעבור לעבוד בענן וליהנות מהיתרון לגודל של מערכת המשרתת אלפי משתמשים בו זמנית אך מותאמת לצרכיו המדויקים.
מערכת הענן ארכיב 1 קלאוד פותחה על מנת ליתן מענה לארגון המעוניין לשמר את שיטות העבודה שלו, אך לתת גמישות תפעולית, אבטחת מידע, והמשכיות עסקית למידע של הארגון.
אנו מאפשרים תחת פלטפורמה אחת אחודה לשמור קבצים ולקטלג אותם, לקבל אותם ממקורות מידע שונים ומגוונים, כל סוגי הקבצים, בגדלים שונים העוברים תהליך עיבוד סינון לצורך אחסנתם וניהולם בסביבה מוגנת.
בנוסף המערכת מאפשרת דימות מילולי והפיכת מסמך לבר חיפוש מרובה, בניית עץ ארגוני, ניהול משתמשים מגוון ברמת לקוח, ענף או אפילו תיקייה ולהחליט מי יערוך יוסיף או רק יצפה בנתונים.
המערכת מאפשרת חתימה דיגיטלית כפולה, העברת מסמכים ללקוח לחתימה או סבב חתימות ארגוני.
כל זאת במערכת דוברת עברית עם ממשק משתמש נוח וקל להפעלה ושימוש גם למי שלא עסק בעבר בניהול מידע ברשת האינטרנט.
כדי לעמוד בדרישות החוק נוספו למערכת מספר מכלולי הגנה בהתאם לדרישות הרגולטוריות, והחומר נשמר ומגובה בחוות שרתים רק בשטח הארץ העומדות בתקן רציפות תפקודית של 99.99% מהזמן.
אנו גמישים וערים לצרכים שוטפים העולים מצד לקוחותינו ומשתדלים להיענות לבקשות העולות כתוצאה מהשימוש והרצון לייעל את המערכת זמן התגובה שלנו מהיר ונהנים מהשיפורים מאות משתמשים ברמה יומית.
נשמח לפרוש גם בפניכם את הפתרונות שלנו , מדובר ביכולות שיאפשרו לכם לנהל את המידע הארגוני ולשמר אותו באופן מידי נוח וקל.
מערכת ארכיב 1 קלאוד עומדת לרשותכם גם לתקופת ניסיון. תודה לכם על הקריאה והשיתוף.
