סריקת מסמכים
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה בתחום ניהול מערכות ואבטחת מידע.
טרום תקופת הקורונה, במשרדים רבים הייתה תפוסה מלאה של עובדים שמדפיסים ניירת ומקבלים מסמכים מלקוחות וספקים.
סריקת מסמכים משרדית הייתה הכרח בארגונים גדולים המבקשים לנהל את הפעילות השוטפת באופן תקין ורציף .
הפוקוס השתנה לאחר ששוק העבודה הפך להיות היברידי, וכזה שמעביר את הכוח התעסוקתי לעובדים ובכך מייתר את ההגעה למשרד.
חברות גדולות בשוק הקדימו תוכניות לניהול משרד ,ללא נייר שהיו לחומש הקרוב לאדפטציה מהירה בתוך רבעון אחד.
חברות גדולות העמידו והטמיעו תוכנות חדשות, רכשו מחשבים, מערכת טלפוניה, וריהוט לעובדים שנמצאים בבית, ובעיקר שכנעו לקוחות וספקים לעבור לדווח להעביר מידע באמצעים דיגיטליים בלבד.
כתוצאה מכך כמות הניירת במשרדים ירדה באופן ניכר ביותר מ 70% בתוך פרק זמן של פחות משנתיים, והפיכת המידע לדיגיטלי הפכה להיות כורח המציאות.
ארגונים שלא התאימו את עצמם לשינוי נפרדו מעובדים שעברו למקומות עבודה אחרים שבם העבודה מרחוק הפכה להיות חיזיון נפוץ.
ארגונים רבים החליטו להקדים את ניהול המידע בענן ולסרוק את כל ההיסטוריה של הניירת הפיזית, ואת השוטף לקבל מכל נותני השרות באופן מקוון וחתום דיגיטלית.
העברת כל הניירת הפיזית לסריקה אפשרה לארגונים רבים להגיע למיידעים אליהם לא היו נחשפים קודם לכן.
בנוסף טיוב מדויק של נתונים, הקמת בסיסי מידע רחבים המאפשרים גם באמצעות כלי ניתוח ובינה לקבל החלטות ניהוליות מושכלות בהתחשב במידע ההיסטורי שנצבר.
מידע זה מאפשר ניתוח כלכלי הדוק, הגעה לאנשי קשר, רעיונות, פטנטים, מידע היסטורי שהיה מונח במשרדים ללא כל תועלת.
ניתן באמצעות המידע המטויב לתכלל שיטות עבודה, לרענן פרויקטים ומיזמים שנשכחו או נזנחו.
כך עשו חברות רבות איתם אנו עומדים בקשר רציף.
מאחר ואוכלוסייה שהייתה ללא נגישות טכנולוגית לפני תקופת הקורונה נאלצה להתמודד עם בדידות וכתוצאה מכך בשימוש בעזרים טכנולוגיים, מה שגרם גם להבנה כי יש להנגיש חומרים רבים לציבורים רבים ורצוי לסרוק מידע ישן ולהשקיע במיון סידור ארכוב
והעלאה של תכנים לאתרים שונים או לענן מאובטח.
לאחרונה ארכיונים רבים, ספריות, וחברות רבות מקימות מאגר מידע וארכיב דיגיטלי וסרוק המאפשר להם להגיע לקהלים חדשים, לגבות את החומר וללמוד אותו וגם להנגישו לחוקרים עובדים, לקוחות ספקים ולציבור הרחב.
סריקת מסמכים עם כך הפכה להיות עניין שבשגרה ואינה תחומה רק ללקוחות עסקיים המבקשים לסרוק חומר בגלל דרישות רגולטוריות.
יש הבנה הולכת וגוברת כי סריקת המסמכים מהווה נכס דיגיטלי לארגון, יוצרת תנאי ניהול טובים יותר, יוצרת אפשרות לשימור מחקר ואיסוף מידע ובעיקר לימוד והפקת לקחים.
אנו ממליצים להחליט מה רוצים ונדרש לסרוק לפני שסורקים כל מסמך.
יש ערך למידע רלבנטי ולא לסריקה כללית שלא ניתן יהיה לטייב אותה ולהגיע למידע הספציפי הנדרש למחפש.
אם גם לכם ישנן שאלות בנוגע לפרויקט הסריקה אותו אתם רוצים לקדם או סתם לשאול שאלות מקצועיות בנושא תוכלו לפנות אלינו לכאן או למייל ונשמח לעמוד לרשותכם.
