יתרונות ארכיב דיגיטלי בענן לארגונים
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה בתחום ניהול מערכות ואבטחת מידע
בעידן הידע בו אנו נמצאים ארגונים יוצרים נכסים דיגיטליים ארגוניים באמצעות יצירה וכריית מידע, ארגונו, טיובו , שמירתו ויצירת ערך מניתוח המידע.
ערך מרכזי נוסף לניהול מרכזי, ומנוהל היטב של המידע הוא החיסכון במשאבי זמן וכסף.
פתחנו באמירה רחבה של הדברים כדי להבין מה החשיבות ביצירת ארכיב דיגיטלי בענן ומה היתרונות לארגון.
ליוויתי במרוצת השנים מאות לקוחות שנזקקו לידע רב בארגון הארכיב שלהם כך שישרת אותם נאמנה.
הצורך הראשון הוא יצירת כללי עבודה ונהלים שעובדי החברה צריכים לציית להם.
המדובר בחוקים ותקנות המאפשרות ניהול המידע באופן אחיד , נגיש, מהיר יעיל ואפקטיבי .
כבר מספר שנים שארגונים קטנים מחליטים לעבור מניהול נתונים משרת מקומי אל שרת בענן , יצירת סביבת עבודה אחודה ומתן מענה גם לסוגיות של אבטחת מידע, מידור, סיווג ושמירת החומר כך שיגן על לקוחות החברה וסודותיו המסחריים.
כאמור אנו מלווים את הארגונים ובתחילה מייצרים עבורם סט נהלים הקובע: מהי רשומה, האם היא רשומה פיזית, רשומה דיגיטלית או גם וגם.
מי מייצר את הרשומה, מי רשאי לגשת אליה, איך תירשם הרשומה, מהי החוקיות של הרשומה מבחינת הארגון, כללי המשפט החלים עליה מבחינת רגולציה מקומית, תאגידית, או בינלאומית
מהם כללי רישום הרשומה, ואיך אותה רשומה במחלקות וענפים שונים בארגון יירשמו באחידות.
לכמה זמן תישמר הרשומה ולמי תהיה הרשות לצפות, לערוך, לייצא או למחוק.
לאחר שקבענו את כל הכללים אנו בונים עץ ארגוני בענן וקובעים את הכללים המלאים.
מלמדים את הארגון איך לבצע קליטת נתונים, מסמכים, מיילים, קבצים שונים, איפה לאחסנם באופן זמני, איך לוודא שלמותם , ואיך לוודא שמי שאמון על הרשומה אכן מקבל עליה אחריות.
נהלים רבים נוגעים לרשומות דיגיטליות הנדרשות לחתימה אלקטרונית כפולה (מאושרת) או לחתימה דיגיטלית כדי להבטיח את המשך רציפות מעבר המידע בין גורמים שונים בארגון שאמורים לאשר את המסמך או
העברתו לגורם צד ג' לחתימה כגון לקוח או ספק.
מרגע נקבעו הכללים והחומר מועלה לענן הליך הזיהוי, הגיבוי, והשחזור במידת הצורך הינו שקוף, תמידי ועם יתירות המאפשרת לארגון להיות בטוח שהחומרים שהעלה לענן נשמרים בבטחה בהתאם לרגולציה עדכנית.
שימוש במערכת ענן חוסכת לארגון משאבים רבים כגון השקעה במחשבים מקומיים, ושדרוגם מעת לעת.
בנוסף עבודה קבועה של איש סיסטם המחויב להתקין עדכונים ושדרוגים למערכת המקומית.
מערכת חיצונית כגון ארכיב דיגיטלי בענן, מאפשרת ללקוח ליהנות משדרוגים שבועיים המבוצעים לרבות עדכוני אבטחת מידע, עדכונים של מערך הסייבר, או עדכוני תוכנה תקופתיים לרבות תוספות ושדרוגים המשפרים את הביצועים של המערכת או מוסיפים מודולים
נוספים שלא היו קודם לכן.
אין צורך להשקיע במערך איחסון וגיבוי שכן המערכת מבצעת זאת מרחוק ואינה תלויה במערך האחסון והכוננים של הלקוח.
הלקוח אינו נזקק לגיבוי באמצעות מערכות שליטה מרוחקות או גיבוי על קלטות או כוננים חיצוניים שכן דרישה זו מתייתרת.
מערכת ארכיב דיגיטלי בענן מאפשרת גמישות מרבית להתנהלות מרחוק, ובין היתר עבודה מהבית או ממשרד מרוחק.
בנוסף על כל אמצעי נייד קיים כגון טלפונים סלולאריים, מחשבים ניידים, אייפדים מהארץ ומחו"ל.
באמצעות הזדהות חכמה ומאובטחת ניתן לגשת לנתונים ולקבל אפשרות לצפות, לערוך, לסרוק ולהעלות קבצים לפי הצורך.
הנדבך המרכזי למעבר לארכיב דיגיטלי בענן, מעבר ליתרונות הגלומים בחיסכון במשאבי חומרה, הינו לימוד שיטת עבודה יעילה מרכזית המאפשרת למנהלי החברה ניהול הדוק ואפקטיבי לנתונים המועלים בהתאם לשיטת העבודה שנבחרה.
ממועד ביצוע סקר חברה בו מוודאים שכל סוגי הרשומות החברה מתועדים ומנופים , ניתן להגיע בקלות תוך חיפוש קצר ומרכזי לכל נתון במידה והוא קיבל את שיטת הקטלוג שנבחרה.
לדוגמא : חיפוש תיק לקוח באמצעות מספר מוביל שיכול להיות מספר ת.ז, מספר ח.פ בצירוף שם חברה או שם איש קשר או חלק משדה ,ובלבד שהנתונים הוקלדו במדויק – מאפשר למצוא במהירות כל סוג של מסמך ולאחר מכן לבצע סינון המשך כדי להגיע ככל
הניתן לתוצאה מדויק יותר.
ואיך מתייקים את החומר המגיע למקום הנכון במערכת?
באמצעות יצירת כללים שלא ניתן להפר אותם.
לדוגמא: תיקי עובדים יכולים להגיע רק לתיקיית כ"א, חומר של הנהלת חשבונות רק לתיקיית גזברות/ כספים/ או מנהלת החשבונות, ותיוק משנה לפי שדה קשיח שהוגדר מלכתחילה וניתן לבצע עליו בקרה.
לדוגמא : מספר ת.ז שהוכנס למערכת לא יהיה פחות מ 9 ספרות וללא אותיות וכן הלאה.
ישנם שיטות רבות להכנסת והעלאת חומר למערכת.
אפשרות אחת היא העלאת קבצים משרת או ממחשב מקומי.
הקבצים עולים ברקע באמצעות מערכת מאחורי הקלעים ללא הפרעה לעבודה השוטפת.
דרך נוספת היא סריקת מסמכים מסורק מקומי אל המערכת ישירות, כמו כן ניתן לשייך באמצעות גרירה מיילים או קבצים מסוגים שונים לדוגמא : office, pdf jpeg, , tiff, mov, ועוד.
איך יודעים שהקובץ נקלט כהלכה?
ניתן לראות חיווי של הקובץ במסד הנתונים לאחר שקראנו לו בשם הנכון כפי שהוגדר במערכת מלכתחילה, ובנוסף להבחין בנפח הקובץ שתואם לקובץ המקורי.
מערך הדרכה תומך בלימוד המערכת והשימוש בה גם למי שאין רקע כלשהו במחשבים, וזאת באמצעות הדרכה פרונטלית בזום, סרטוני הדרכה , וגם מלל עזרה המצורף לכל עמוד מערכת.
יתרון נוסף הוא הפיכת המשרד שלכם למשרד ללא נייר.
מרגע שסרקנו את הניירת וביצענו במערכת 2 חתימות אלקטרוניות מאושרות יצרנו למעשה קובץ נעול ומוצפן המאפשר לאחר שנת איחסון אחת של הניירת המשרדית הפיננסית לגרוס את הניירת, והנתונים שנשמרו על ידינו כולל שם המסמך מהווים אסמכתא קבילה
בבית המשפט לחוקיות ואותנטיות המסמך המקורי ובכך לייתר את הניירת הפיננסית המשרדית.
פרטנו על קצה המזלג את היתרונות היחסיים למערכת ארכיב 1 קלאוד עבורכם.
במידה ותבקשו לשמוע פרטים נוספים נשמח לעמוד לרשותכם במערך ההדרכה והצלחת הלקוח.
