מה היתרונות של מערכת ארכיב דיגיטלי לעומת שמירת מסמכים על מחשב מקומי או רשת ארגונית
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה בתחום אבטחת המידע.
מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 27
בחרתי להביא בפניכם סקירה של התועלות המרכזיות בבחירה במערכת ארכיב דיגיטלי למשרד. ובייחוד מערכת כפי שפיתחנו עבור הלקוחות שלנו : Archive1Cloud.
מידי יום אנו עוסקים במתן מידע רחב, מקיף ומקצועי לעשרות מנהלי מערכות מידע, מנהלי כספים, ומנהלים בחברות אודות היתרונות הגלומים במעבר למערכת Archive1Cloud.
ברור שקיימת החלטה ארגונית שנדרשת לשקלל עלויות נוספות והכנת הארגון כולו לעבודה דיגיטלית , אך היתרונות הארגוניים עולים לאין שיעור על העלויות המתווספות.
בעידן שבו כל מסמך עסקי הוא גם נכס תפעולי, גם ראיה ארגונית, גם בסיס להחלטות ניהוליות וגם לעיתים חומר רגיש מבחינה משפטית, אין די עוד בשמירה של קבצים בתוך תיקיות אקראיות על מחשב מקומי, כונן משותף או שרת רשת רגיל. המודל הישן של שמירת קבצים בתיקיות משרדיות נוצר בתקופה שבה נפח המידע היה קטן יותר, מספר המשתמשים היה מוגבל יותר, ואיומי הסייבר היו פשוטים לאין שיעור. כיום, כל ארגון מתמודד עם צורך בשליטה, בקרה, תיעוד, נגישות, שחזור, אבטחה, רציפות עסקית ועמידה בדרישות רגולטוריות. לכן, המעבר למערכת ארכיב דיגיטלי איננו מהלך טכנולוגי בלבד, אלא החלטה ניהולית ואסטרטגית ממדרגה ראשונה. לפי CISA ארגונים נדרשים כיום להקפיד על גיבויים סדירים, הקשחה, טלאי אבטחה ומנגנוני זיהוי ותגובה, משום שאיומי כופרה ופגיעה בשלמות המידע הפכו לאיום שגרתי.
שלמות המידע מחייבת הגנה מפני שינוי, מחיקה או פגיעה בלתי מורשית, וכן ניהול לוגים מוגן ושיטתי. גם מיקרוסופט מדגישה כי מערכות קבצים רגילות נשענות על הרשאות שיורשות את עצמן מתוך מבנה התיקיות, דבר שעלול ליצור מורכבות, טעויות ותלות בסביבת המערכת.
להלן הנימוקים המרכזיים שבגללם ארגון עסקי נכון שיבחר במערכת ארכיב דיגיטלי כמו Archive1Cloud, במקום להמשיך לעבוד במתכונת ישנה של מחשבים מקומיים או רשת ארגונית רגילה.
1. מידור והרשאות ברמה ארגונית אמיתית
מערכת ארכיב דיגיטלי מאפשרת מידור קבוע ומובנה בין משתמשים, קבוצות, מחלקות, יחידות, סניפים ודרגי הרשאה, עד לרמת תיקייה בודדת בתוך העץ הארגוני.
המשמעות המעשית היא שכל עובד רואה רק את מה שהוא אמור לראות, וכל מנהל מקבל גישה מדויקת לפי אחריותו.
במערכת ייעודית, ההרשאות הן חלק מהלוגיקה הארגונית עצמה, ולא תוצאה מקרית של הגדרות מערכת הפעלה, שיתוף רשת או ירושת הרשאות מתיקיית אב.
מנגד, ברשת ארגונית רגילה או במחשב מקומי, ההרשאות נבנות פעמים רבות באופן מצטבר, לעיתים טלאי על טלאי, ולעיתים הן תלויות בהרשאות שונות של תיקיות, בקבוצות משתמשים, ובניהול ידני מורכב. במצבים כאלה קל מאוד ליצור חשיפת יתר, טעות אנוש או גישה לא מורשית. מיקרוסופט עצמה מסבירה כי קבצים בתוך תיקייה יורשים הרשאות מן התיקייה הראשית או מתיקייה שתחתיה , ולכן כל שינוי במבנה או בהרשאה עלול להשפיע גם על אובייקטים פנימיים.
2. שמירת המסמך כראיה ארגונית, ללא שינוי בלתי מורשה
אחד היתרונות החשובים ביותר של מערכת ארכיב דיגיטלי כמו Archive 1 Cloud הוא היכולת לשמור מסמך באופן שאיננו מאפשר שינוי לא מבוקר בתוכן המקורי.
בעולם העסקי, הבעיה איננה רק אובדן מסמך, אלא גם מצב שבו מסמך קיים אך עבר שינוי, קיצוץ, מחיקה, החלפה או דריסה, ללא תיעוד מספק.
כאשר המסמך נשמר במערכת ארכיב דיגיטלי שמכבדת את עקרון שלמות המידע, הארגון מגן על האותנטיות של המסמך ועל אמינותו מול ביקורת, לקוח, רואה חשבון, עורך דין או רגולטור.
לעומת זאת, במסמכים הנשמרים על מחשב מקומי או על כונן רשת רגיל, כל מי שיש לו הרשאת כתיבה עשוי לשנות, למחוק, להחליף או לשמור על הקובץ מחדש.
שלמות מידע כמצב שבו הנתונים אינם משתנים או נמחקים באופן בלתי מורשה ובלתי מזוהה. במילים אחרות, אם אין מנגנון מסודר לשימור מקור, הארגון מסכן את אמינות המסמך עצמו.
3. שליטה מלאה במסלול המסמך ובמחזור החיים שלו
מערכת Archive 1 Cloud מאפשרת להגדיר להיכן חומר עובר, מי רשאי לצפות בו, מי רשאי להעבירו, מי רשאי לאשרו, מי רשאי לחתום עליו ומי רשאי לסיים את הטיפול בו.
בכך הארגון עובר מעולם של קבצים מפוזרים לעולם של תהליכים מבוקרים.
אפשר לדעת מי פתח מסמך, מי העלה אותו, מי צפה בו, מי שינה מטא דאטה, מי שלח אותו הלאה, ומתי כל פעולה התבצעה.
במבנה מקומי או רשת רגילה, במרבית המקרים אין ניהול של מחזור חיי המסמך אלא רק אחסון בסיסי. התוצאה היא תהליכים שמתנהלים דרך מיילים, טלפונים, העתקות, וואטאפ, הורדות ושמירות חוזרות, בלי בקרה אמיתית.
4. לוגים מוצפנים ותיעוד אירועים
מערכת Archive 1 Cloud שומרת לא רק את המסמך, אלא גם את ההיסטוריה של המסמך.
היא מתעדת את כלל האירועים בלוג נתונים מוצפן, דבר המאפשר ביקורת, חקירה, ניתוח אירוע, התחקות אחר כשל, זיהוי חריגות והוכחת פעולה או היעדרה.
זהו יתרון קריטי הן מבחינה ניהולית והן מבחינה משפטית.
ניהול לוגים הוא רכיב מרכזי במערך אבטחת המידע, תשתית לוגים מסודרת מגינה על רשומות הלוג עצמן מפני גישה, שינוי או מחיקה בלתי מורשים. לעומת זאת, ארגון שמחזיק קבצים רק בתיקיות רגילות נשען לעיתים על לוגים חלקיים של מערכת הפעלה, אם בכלל, ללא מנגנון ייעודי לארכיון וללא תיעוד רציף של שרשרת הטיפול במסמך.
5. עבודה מכל מקום בעולם, ללא תלות בפתרונות גישה מרחוק מורכבים.
מערכת Archive 1 Cloud מאפשרת למשתמש מורשה לעבוד מכל מקום בעולם, באמצעות גישה מאובטחת מבוססת דפדפן או מערכת ייעודית, בלי להיות תלוי בחיבור למחשב ספציפי במשרד.
זהו יתרון אדיר עבור הנהלה, אנשי מכירות, עובדים מהבית, סניפים, מטה, יועצים חיצוניים וגורמי שירות.
כאשר הארגון תלוי במחשב מקומי, שרת קבצים פנימי או כונן משרדי, הוא נזקק לא אחת לפתרונות גישה מרחוק, חיבורי קצה, תצורות מורכבות, ולעיתים גם מוצרי VPN שנדרשים לעדכוני אבטחה תכופים.
ידוע לנו מניסיון רב כי תוקפים משתמשים בחולשות של מוצרי גישה לרשותו ארגוניות מידי יום ומנצלים חולשות מוכרות, במיוחד במוצרי VPN משום שתוקפים מנצלים אותן בפועל. לכן, עצם התלות בארכיטקטורה מקומית או בפתרונות גישה מרחוק מסורתיים מגדילה עומס, מורכבות וסיכון.
6. עריכת מסמכי אופיס ושמירת גרסאות ללא מחיקה
מערכת Archive 1 Cloud מאפשרת עבודה על מסמכי אופיס תוך שמירת היסטוריית גרסאות מסודרת. המשמעות היא שגם אם עובד שינה מסמך בטעות, או שמנהל רוצה לחזור לגרסה קודמת, המידע איננו נעלם.
כך הארגון נהנה מרציפות עבודה, מבקרה ניהולית, וממנגנון שחזור פנימי ברמת המסמך.
תכונות אילו מחזקות דרישות ביקורת וציות. לעומת זאת, בקובץ מקומי רגיל, פעמים רבות קובץ חדש נכתב על הישן, דריסה מתרחשת בלי תיעוד, ולא תמיד קיימת יכולת חזרה.
7. סבב חתימות, חתימה דיגיטלית וחתימה אלקטרונית מאושרת
מערכת Archive 1 Cloud איננה מסתפקת באחסון, אלא מאפשרת להפעיל תהליכי אישור, סבב חתימות, חתימה דיגיטלית וחתימה אלקטרונית מאושרת על גבי המסמכים.
זהו מעבר ממסמך סטטי למסמך חי, שמניע תהליך.
באמצעות מנגנון זה ניתן לקצר זמני טיפול, לצמצם הדפסות, למנוע צווארי בקבוק, ולהבטיח שהמסמך עובר את הנתיב הארגוני הנכון עד לאישורו הסופית ,בשמירת קבצים במחשב מקומי, או ברשת הארגונית או בענן מקומי או בענן מרחוק נהוג לשלוח קבצים במייל, להדפיס, לסרוק מחדש, או להחזיק כמה עותקים מקבילים עם שמות דומים, דבר שיוצר בלבול, כפל גרסאות וחוסר ודאות.
8 . בניית היררכיה ארגונית במקום אחד
Archive 1 Cloud מאפשרת לבנות היררכיה ארגונית מסודרת לפי מבנה הארגון, כגון חטיבה, אגף, מחלקה, צוות, לקוח, פרויקט, עובד, מטופל או תיק, בכך נוצרת שפה ארגונית אחת, שמסייעת לכל עובד להבין היכן נשמר כל חומר.
ארגון שאיננו עובד במבנה כזה, אלא בתיקיות שמישהו פתח לפני שנים על שרת כלשהו, סובל לאורך זמן מכפילויות, בלבול, פיזור מידע ואובדן הקשר.
במקרים רבים, כשעובד ותיק עוזב, איש כבר אינו מבין מדוע תיקייה מסוימת נמצאת היכן שהיא נמצאת, או מה הקשר בינה לבין תהליך העבודה בפועל.
9. סקלביליות וצמיחה ללא תלות במשאבי המשרד
Archive 1 Cloud מאפשרת גמישות בניהול משאבים וצמיחה בהתאם לגודל השימוש, הסקלביליות מאפשרת לארגון לגדול בכמות מסמכים, נפחי מידע, משתמשים, יחידות ארגוניות וזרימות עבודה, בלי להיות כבול לנפח הדיסק של מחשב בודד, לשרת משרדי מיושן או למגבלות חומרה נקודתיות, זהו יתרון אסטרטגי חשוב במיוחד לארגונים צומחים.
כאשר הארגון עובד על מחשבים מקומיים ועל רשת משרדית רגילה, כל גידול מחייב לעיתים רכישת שרתים, דיסקים, הרחבות אחסון, שדרוגי חומרה, גיבויים נוספים, תחזוקה, חשמל, קירור ותמיכה.
המערכת הדיגיטלית לעומת זאת מעבירה את מרכז הכובד ממגבלות ציוד אל ניהול שירות.
10 . זיכרון ארגוני והמשכיות עסקית
ארכיב1 קלאוד יוצרת זיכרון ארגוני. זהו אחד היתרונות החשובים והפחות מוערכים.
המסמכים נשמרים לא רק כקבצים, אלא כחלק מהיסטוריה עסקית: חוזים, החלטות, תכתובות, טפסים, הצעות מחיר, אישורים, נהלים, תיקי לקוח, חומרי משאבי אנוש ותיקי פרויקטים.
כאשר המידע נשמר במערכת מסודרת, הארגון איננו תלוי בזיכרון של עובד אחד, במחשב של מנהלת אחת או בתיקייה סודית שרק אדם אחד מכיר.
תכנון התאוששות ורציפות מערכות מידע הוא חלק בסיסי מחוסן ארגוני, יש צורך במנגנוני גיבוי והתאוששות לאחר שיבוש או אירוע חירום. ארגון שמחזיק מידע חיוני רק בתיקיות מקומיות, בלי שכבות התאוששות מסודרות, מסכן את רציפותו התפעולית.
11. טיפול יעיל בקבצים מרובי עמודים, שרטוטים ומפות
Archive 1 Cloud מסוגלת לנהל גם קבצים כבדים, מסמכים מרובי עמודים, תיקים גדולים, מפות, שרטוטים ותוצרים סרוקים, לעיתים תוך דחיסה ותצוגה המותאמות למסכים שונים.
יתרון זה חשוב במיוחד לעולמות של הנדסה, רפואה, ארכיון, חינוך, משאבי אנוש, לקוחות עסקיים ורשויות.
במבנה קבצים רגיל, קבצים כאלה מכבידים על שיתוף, על העברה, על פתיחה ועל עבודה מרחוק, ולעיתים עובדים שומרים עותקים מוקטנים או משנים פורמטים רק כדי שהחומר יהיה נגיש, ובכך פוגעים באיכות ובסדר. מערכות שליחת מיילים חוסמים בד"כ קבצים מעל גודל מסוים מאחר ומזהים אותם כקובץ חשוד ולכן צפייה בקובץ בעל נפח גדול שנמצא במערכת חיצונית יעיל ואינו מהווה חסם בעבודה.
12. תמיכה בכלל סוגי הפלטפורמות
Archive 1 Cloud מאפשרת עבודה ממחשב משרדי, מחשב ביתי, לפטופ, טאבלט ומכשיר נייד.
בכך היא מתאימה לעולם עבודה מודרני, היברידי ודינמי.
לעומת זאת, שמירה מקומית או רשתית קלאסית תלויה לא אחת בתצורת משרד, בתחנת קצה מסוימת, בכונן ממופה, במערכת הפעלה ספציפית או בגישה פנימית לרשת.
במציאות עסקית שבה מנהלים ועובדים נעים בין מיקומים, תלות כזו היא חסרון מהותי.
13 . ניהול סוגי תיקים שונים תחת מעטפת אחת
Archive 1 Cloud מאפשרת לנהל תיקי לקוח, תיקי עובדים, תיקי סטודנט, תיקי מטופל, תיקי ספקים ותיקי פרויקטים בתוך מתודולוגיה אחידה, משמעות הדבר היא שפה תפעולית אחת, חוויית שימוש אחת, מדיניות הרשאות אחת ומעטפת בקרה אחידה. כאשר כל תחום נשמר במקום אחר, בתיקיות אחרות, על מחשבים שונים או במחלקות שונות, הארגון מייצר איים של מידע ואיננו נהנה מאחידות.
14. זיהוי טקסטואלי מלא וחיפוש מהיר
אחת הקפיצות הגדולות ביותר ביעילות הארגונית היא היכולת לזהות את תוכן המסמך, לא רק את שמו.
מערכת Archive 1 Cloud עם זיהוי מילולי מאפשרת חיפוש מהיר לפי מילים, מספרים, שמות, תאריכים, מספרי חשבוניות, מספרי תעודה, שמות לקוחות, כתובות, מונחים מקצועיים ועוד.
זהו מעבר מחיפוש עיוור בתיקיות לחיפוש מודיעיני.
במחשב מקומי או על שרת רגיל, מרבית העובדים מחפשים לפי שם קובץ, תאריך משוער או זיכרון אישי. התוצאה היא בזבוז זמן, חיפוש מתסכל והסתמכות על ניחושים.
15. נתונים סטטיסטיים למנהלים
Archive 1 Cloud מספקת למנהלים תמונה ניהולית: מי משתמש, מי כמעט שאיננו משתמש, מי מעלה חומר, כמה חומר נקלט, איזה סוגי מסמכים נפוצים, מהי תפוקת מחלקות, היכן יש עיכוב, ואילו יחידות פועלות בצורה חריגה.
בכך המסמכים הופכים גם למקור תובנה ניהולית.
רשת קבצים רגילה אינה מספקת בדרך כלל שכבת ניהול כזו, ולכן מנהלים אינם מקבלים תמונה כמותית שוטפת אלא לכל היותר תחושת בטן.
16. פחות תלות בעדכוני תוכנה של תחנות קצה
שמירת מסמכים על מחשב מקומי או על סביבת רשת רגילה מחייבת טיפול שוטף במערכות הפעלה, טלאי אבטחה, דרייברים, אנטי וירוס מקומי, דיסקים, רישוי, קריסות משתמש, שחזור מחשבים ותקלות חומרה.
אין בכך פסול כשלעצמו, אך זו ארכיטקטורה שמייצרת עומס תפעולי וסיכון מצטבר.
חולשות המנוצלות בפועל על ידי תוקפים מדגישות את הצורך ליישם תיקונים במהירות, במיוחד במערכות חשופות ובמוצרי גישה מרחוק. ארגון ששומר קבצים במבנה מסורתי נאלץ לנהל את הסיכון הזה על פני תחנות קצה, שרתים, שיתופים, הרשאות, גיבויים ומערכות גישה. לעומת זאת, מערכת ארכיב דיגיטלי מרכזת את השליטה ומצמצמת את מספר נקודות הכשל.
17 . שכבות הגנה מרובות במקום הגנה נקודתית
אחד ההבדלים המהותיים בין שמירה מקומית לבין מערכת Archive 1 Cloud הוא עומק ההגנה.
כאשר ארגון שומר מידע במחשב מקומי, במקרים רבים ההגנה נשענת על אנטי וירוס תחנתי, חומת אש מקומית ואולי גיבוי בסיסי.
לעומת זאת, מערכת Archive 1 Cloud מוגנת באמצעות שכבות מרובות, ובהן אנטי וירוסים, שרתי הצפנה, שרתי הלבנה, מערכות , EDR מערכות SIEM צוותי SOC ניטור NOC ובקרות משלימות.
מרכז ה SOC נועד לנטר אירועים טכניים ברשתות ובמערכות ולתמוך בזיהוי ותגובה לאירועים. המשמעות עבור הארגון ברורה: במקום להפקיד את עתיד המידע בידי מחשב בודד או שרת משרדי, הוא נהנה ממעטפת הגנה שכבתית.
18 . צמצום נזקי כופרה ופגיעות בשלמות מידע
כופרה, השחתת קבצים ומחיקה בלתי מורשית אינן עוד תרחיש קיצון, אלא איום מעשי.
כאשר החומר נשמר רק על מחשב מקומי או על כונן רשת, פגיעה בתחנת קצה אחת, בהרשאה אחת או בחיבור אחד עלולה להתפשט לקבצים רבים.
Archive 1 Cloud מאפשרת תוכנית גיבויים מוצפנים ומופרדים, הנבדקים באופן קבוע, באופן נוח יותר, מה שחיוני לארגון כדי למנוע מחיקה, השחתה ודריסה.
19. פחות כפילויות, פחות בלבול, פחות גרסאות סותרות
בארגונים רבים השמירה המקומית יוצרת תופעה מוכרת: אותו מסמך נשמר בעשרה מקומות, בעשר גרסאות, עם שמות שונים, ולעיתים איש איננו יודע מהי הגרסה הסופית.
מערכת ארכיב דיגיטלי מצמצמת את התופעה הזאת באמצעות מקור אחד מבוקר, גרסאות מסודרות, הרשאות ותיעוד.
התוצאה היא פחות טעויות, פחות זמן מבוזבז, פחות מיילים מיותרים ופחות מצבים מביכים מול לקוחות וגורמי חוץ.
20. שיתוף מאובטח עם גורמי פנים וגורמי חוץ
Archive 1 Cloud מאפשרת לארגון לקבוע באופן מדויק מי יקבל גישה למסמך, לאיזו תקופה, באיזו רמת חשיפה, והאם מותר רק לצפות, להוריד, לערוך, להעביר או לחתום.
זוהי קפיצת מדרגה לעומת שליחת קובץ מצורף במייל או העתקתו לכונן משותף.
כאשר הארגון שולח מסמך במייל, פעמים רבות הוא מאבד שליטה על תפוצתו, על העתקותיו ועל גרסאותיו.
21. מוכנות טובה יותר לביקורת, רגולציה ומשפט
ארגון שצריך להוכיח מה נשמר, מי ראה, מי אישר, מי שינה, ומתי הדבר קרה, מתקשה מאוד לעשות זאת מתוך תיקיות רשת רגילות.
Archive 1 Cloud מאפשר להציג שרשרת טיפול, לוגים, הרשאות, סטטוס חתימות, גרסאות ותיעוד של מהלך החיים של המסמך.
בעולם של ציות, ביקורת פנימית, ביקורת חיצונית, ביקורת רואה חשבון, סכסוך משפטי ובקשות גילוי, זהו יתרון עצום.
22 . חיסכון בזמן של הנהלה ועובדים
זמן חיפוש שווה כסף , זמן שחזור שווה כסף. זמן טיפול בכפילויות גם הוא שווה כסף.
מערכת Archive 1 Cloud מפחיתה במצטבר שעות עבודה רבות מאוד, גם אם לעיתים קשה למדוד זאת מראש.
כאשר עובדים מוצאים מסמך בתוך שניות במקום בתוך דקות או שעות, מתרחש שיפור ישיר בפרודוקטיביות הארגונית.
23 . הפחתת תלות בעובד יחיד או באיש מחשבים יחיד
במבנים מסורתיים יש לעיתים עובד ותיק שיודע היכן הכול נמצא, או איש מחשוב אחד שמכיר את ההרשאות, הכוננים, הקיצורים והפתרונות המאולתרים, זהו סיכון ניהולי מובהק.
Archive 1 Cloud ממסדת את הידע ומעבירה אותו מן הראש של אדם אחד אל מערכת מוסדרת, מתועדת ונגישה.
24 . תשתית טובה יותר לצמיחה עתידית, אוטומציה ובינה מלאכותית.
Archive 1 Cloud מסודר איננה רק פתרון לאחסנת מסמכים אלא גם תשתית לעתיד, כאשר המסמכים נשמרים באופן מובנה, מתויג, ומדורג המאפשר חיפוש מהיר, אפשר לחבר בהמשך זרימות עבודה, זיהוי אוטומטי, ניתוחים, דוחות, תהליכי בקרה, בינה מלאכותית וסיווג מתקדם.
לעומת זאת, מידע שמפוזר על מחשבים, שיתופים ותיקיות שמיות הוא מידע שקשה מאוד להפיק ממנו ערך עתידי.
25. מעבר מתרבות של קבצים לתרבות של שליטה.
בסופו של דבר, ההבדל בין מחשב מקומי לבין מערכת ארכיב דיגיטלי כמו Archive 1 Cloud איננה רק הבדל טכנולוגי, זהו הבדל בין גישה פסיבית, שבה קבצים פשוט קיימים איפשהו, לבין גישה ניהולית, שבה הארגון שולט במידע שלו.
במודל המקומי, המסמך הוא קובץ., במודל הארכיב הדיגיטלי, המסמך הוא נכס ארגוני מנוהל.
לסיכום שלי של כל הנקודות שהעליתי עד כה מהם החסרונות המרכזיים של המשך שמירה על מחשב מקומי או על רשת ארגונית רגילה
- תלות בתחנת קצה, משתמש או משרד מסוים.
- צורך מתמיד בטלאי אבטחה, שדרוגי חומרה, תחזוקת שרתים וטיפול בתקלות קצה.
- פגיעות גבוהה יותר לכופרות, למחיקה, לדריסה, לשיתוף לא מבוקר ולהרשאות לא מדויקות.
- היעדר לוגים מלאים, או קושי ממשי בשחזור פעולות שבוצעו על קבצים.
- קושי לנהל שלמות מסמך ולהוכיח שלא בוצע בו שינוי בלתי מורשה.
- כפילויות, גרסאות סותרות ואובדן של מקור אמת יחיד.
- חיפוש איטי המתבסס על שמות קבצים ועל זיכרון אנושי.
- קושי בהנגשה לעבודה היברידית ובין סניפים רבים של הלקוח.
- קושי בביקורת, בציות ובניהול אירוע.
- תלות באדם יחיד שמכיר את המבנה הלא פורמלי של התיקיות.
- קושי לגדול מבלי להעמיס על תשתיות המחשוב הפנימיות.
ארגון עסקי שבוחר להמשיך לשמור את עיקר החומר שלו על מחשב מקומי, על כוננים משותפים או על רשת ארגונית מסורתית, בוחר למעשה במודל שכבר איננו מתאים לעומס, לרגישות, לנפח המידע ולאיומי הסייבר של העידן הנוכחי. הוא בוחר במבנה שפגיע יותר לשגיאות אנוש, לדריסת מסמכים, לגרסאות סותרות, לקשיי איתור, להיעדר לוגים, ולתלות בתחזוקה שוטפת של מערכות קצה, חומרה ותוכנה. לעומת זאת, ארכיב דיגיטלי כמו Archive 1 Cloud מייצר סביבת עבודה שמבוססת על שליטה, מידור, רציפות, תיעוד, נגישות, גרסאות, חתימות, חיפוש, סטטיסטיקה, סקליביליות ושכבות הגנה. מאפשר הקשחה של מערכות ההגנה ושימוש בגיבויים חיצוניים בלתי תלויים במשאבים , ההמלצה שלי היא לשקול בחיוב מעבר לשימוש בארכיב דיגיטלי מאחר וזו בחירה נכונה יותר, בטוחה יותר, יעילה יותר ובשלה יותר מבחינה ניהולית.
