העלאת קבצים

בעולם שבו עובדים מכל מקום, בכל שעה, וממגוון מכשירים – מערכת ניהול מסמכים חייבת לספק גמישות מרבית בהעלאת סוגים שונים של קבצים.
בדיוק לשם כך פיתחנו את Archive1Cloud: מערכת מבוססת ענן שמאפשרת לכם להעלות קבצים בצורה חכמה, נוחה ומאובטחת, מכל מקום ובכל זמן.
בין אם אתם במשרד, בבית, ברכב או באתר לקוח – כל מסמך שאתם צריכים לשמור, נכנס למערכת בלחיצת כפתור.

 

מעלים קבצים מכל סוג, מכל מכשיר המערכת תומכת בהעלאה של כל סוגי הקבצים הנפוצים:

• PDF, Word, Excel
• תמונות (JPEG, PNG, TIFF)
• קבצי סריקה

אין צורך בתוכנה ייעודית – ניתן להעלות קבצים ישירות מהמחשב, מהטלפון, מהטאבלט או מהאינטרנט
תמיכה בנפח קבצים גדול – כולל סריקות כבדות או מסמכים בארכיון

 

תיוק מהיר וקטלוג אוטומטי כבר בשלב ההעלאה

בוחרים את המיקום המדויק בעץ הארגוני – לפי מחלקה, שנה, סוג מסמך ועוד

בעת העלאת הקובץ, ניתן לבחור:

• את שדות המיפתוח לדוגמה: תאריך, מספר מסמך, שם לקוח
• האם לבצע חתימה דיגיטלית מיידית או לשייך את המסמך לסבב חתימות או חתימה מרחוק

בנוסף להעלאה ידנית, המערכת מאפשרת גם:

• סנכרון עם תיקיות משותפות (shared folders) – העלאה אוטומטית מתוך שרתי קבצים קיימים או שירותי ענן
• חיבור ל-API – העלאת קבצים אוטומטית מתוך מערכות חיצוניות

 

שליטה מלאה בהרשאות והיסטוריית העלאות

לכל משתמש ניתן להגדיר הרשאות העלאה שונות לפי תפקיד או תיקייה.
בנוסף, נשמרת היסטוריית העלאות מלאה, כולל:

• מי העלה
• מתי
• לאיזו תיקייה
• מה גודל הקובץ
• האם בוצעה פעולה נלווית (חתימה, שיתוף, נעילה)

 

 

אבטחה מעל הכול – גם בשלב ההעלאה

✔️ כל קובץ שעולה עובר סריקת אנטי-וירוס אוטומטית
✔️ כל העלאה מוצפנת בפרוטוקולי SSL מתקדמים
✔️ גיבוי מיידי בשרתי ענן מאובטחים, בשני אתרים נפרדים בישראל
✔️ אפשרות לנעול מסמכים מיידית לאחר העלאה – לשמירה על תקינות משפטית ורגולטורית בעזרת חתימה מאושרת וחתימה כפולה.

 

יתרונות השימוש בהעלאת קבצים לענן

1. נגישות מכל מקום – העלאת קבצים לענן מאפשרת גישה אליהם מכל מכשיר המחובר לאינטרנט, מה שמקל על עבודה מרחוק ושיתוף פעולה בינלאומי.
2. חיסכון במקום ועלויות – ארגונים אינם צריכים להשקיע בתשתיות אחסון פיזיות יקרות, שכן פתרונות ענן מספקים אחסון גמיש לפי דרישה.
3. גיבוי ושחזור נתונים – מערכות ענן מציעות גיבוי אוטומטי של קבצים, מה שמונע אובדן נתונים עקב תקלות חומרה או טעויות אנוש.
4. שיפור אבטחת מידע – שירותי ענן משתמשים באמצעי אבטחה מתקדמים כגון הצפנת נתונים, בקרת גישה ואימות דו-שלבי כדי למנוע גישה בלתי מורשית.
5. עבודה משותפת ושיתוף קבצים – משתמשים יכולים לעבוד על אותו מסמך בו-זמנית, לנהל גרסאות קודמות ולשתף קבצים בצורה מאובטחת.
6. סנכרון אוטומטי – קבצים המתעדכנים נשמרים באופן אוטומטי בענן, מה שמקל על עבודה משותפת ומונע שגיאות שנגרמות כתוצאה משימוש בגרסאות ישנות.

 

מי יכול להפיק תועלת מהעלאת קבצים למערכת ענן?

1. חברות הייטק וסטארט-אפים – שימוש בענן מאפשר עבודה משותפת בין צוותים גלובליים וגישה מהירה לקוד, מסמכים ונתוני מחקר.
2. משרדים ממשלתיים ורשויות ציבוריות – גיבוי ושמירה של מסמכים חשובים מסייעים להפחתת סיכון של אובדן מידע וייעול התהליכים הבירוקרטיים.
3. עסקים קטנים ובינוניים – חיסכון בעלויות אחסון פיזי והיכולת לנהל מסמכים וחשבוניות באופן דיגיטלי תורמים לייעול העסק.
4. חברות בנייה ונדל"ן – אחסון חוזים, שרטוטים ומסמכים רלוונטיים מאפשר גישה מהירה למידע בפרויקטים שונים בשטח ובמשרד.
5. מוסדות רפואיים – ניהול תיקי מטופלים ודוחות רפואיים בענן מאפשר שמירה מאובטחת של מידע רפואי ועמידה בתקנות פרטיות.
6. משרדי עורכי דין ורואי חשבון – שמירת מסמכים משפטיים ונתונים פיננסיים באופן דיגיטלי מאפשר שליפה מהירה וניהול מאובטח.
7. מערכות חינוך ואוניברסיטאות – העלאת מסמכים לימודיים, מבחנים וחומרי הוראה מאפשרת לסטודנטים ולמרצים גישה נוחה מכל מקום.

 

 

אתגרים בהעלאת קבצים לענן וכיצד להתמודד עמם

למרות היתרונות הרבים, ישנם אתגרים בשימוש במערכות ענן לאחסון קבצים:

• אבטחת מידע ופרטיות – חברות צריכות לבחור ספק ענן המציע אבטחה גבוהה ועמידה בתקני רגולציה מחמירים.
• תלות בחיבור לאינטרנט – נדרש חיבור יציב ומהיר כדי ליהנות מגישה נוחה לקבצים בזמן אמת.
• ניהול הרשאות וגישה – חשוב להגדיר הרשאות גישה כדי למנוע שימוש לא מורשה במידע רגיש.
• שימור גרסאות ועדכון מסמכים – שימוש בכלים המנהלים גרסאות מסמכים יכול למנוע טעויות כתוצאה מעריכה לא נכונה.

 

 

סיפורי הצלחה של לקוחות שלנו ביכולת העלאת קבצים:

תכננו ובנינו את המערכת בהתאם לצרכי הלקוחות הרבים של הקבוצה. בהתאם לניסיון רב השנים של מנהלי מערכות מידע, מנהלי כספים, ומשתמשים רבים של מערכות שלנו, יצרנו ממשק היברידי המאפשר לנו גמישות ואפשרות להתאמות שינוי ולמידה מתוך עבודה יומיומית עם ממשקי עבודה מול לקוחותינו.

בתחום העלאת חומר פיננסי, יכולת באמצעות שימוש בAPI של העלאת כמות גדולה של חשבוניות זיהוי סוגים שונים של קבצים ממקורות שונים, כגון : תיבות דואר אלקטרוני שונות, סריקה, שליחה לפורטל ספקים, העלאה מתוך מחשב והטמעה במערכות חיצוניות.

יצירת תבניות לסוגים שונים של חומר במחלקת hr. , משאבי אנוש,  סוגים שונים של תיקי עובדים לפי תחום עיסוק, מתקנים שונים והעלאת נתונים על ידי מספר משתמשים רב באופן גמיש לאותה ספרייה.

זיהוי האם לקובץ יש או אין חתימה דיגיטלית, סינון של קבצים שאינם מזוהים. שימוש במערכות אבטחת מידע שמבצעות רידוד של הקובץ כדי להימנע מרוגלות וירוסים וכופרות.

הצלחנו לייעל תהליכי עבודה ללקוחות רבים, לא רק בהיבט מציאת החומר, אלא בזמן התגובה בשרות לעובדים מתוך המערכת, במעקב אחר חתימות של לקוחות ספקים או עובדים על מסמכים, כפייה בתהליך של חתימה דיגיטלית כדי שמסמך ייצא מהארגון לפי דרישות יוצר המסמך ולפי סדר היררכי מבוקש.

מתוך ניסיון רב וליווי לקוחות רבים בתחומי עיסוק שונים, אנו מצליחים לשנות תהליכי עבודה שונים בעבור לקוחותינו בשלב הייעוץ וההטמעה המייעלים את שיטות התפעול השוטפות בארגון ואת דרך שמירת והעלאת הקבצים.

באמצעות הדרכה, לימוד של דרכי העבודה הקיימות של הארגון, יצירת שיטת עבודה וכללים חדשים, אנו מצליחים לחסוך לארגון כסף רב, למנוע בזבוז משאבים וכפילויות בשמירת חומר, בנגישות טובה יותר למידע, וכמובן בגיבוי ויצירת שרידות והמשכיות עסקית לארגון.

 

לסיכום : העלאת קבצים באופן מוסדר למערכת מבוססת ענן מספקת פתרון גמיש, מאובטח ויעיל לארגונים ולמשתמשים פרטיים.

היא מאפשרת גישה מכל מקום, חיסכון במשאבים, שיפור האבטחה ועבודה משותפת בצורה נוחה.

עם ההתפתחות המהירה של טכנולוגיות הענן, פתרונות אחסון ושמירה דיגיטלית יהפכו לכלי הכרחי בכל ארגון המבקש לשמר את הידע הארגוני ולבסס אותו.

מערכת ארכיב1 קלאוד מספקת פתרון מקצועי ונוח להעלאת קבצים ללא מגבלה, תוך הקפדה על אבטחה ונגישות מרבית למשתמשים.

העלאה מתבצעת באופן נוח ופשוט למשתמש.

לאחר העלאת המסמך המערכת שומרת את המסמך לפי הפרמטרים שהוגדרו לקטלוג.