במסגרת הרצון של רשות המיסים להקל על נישומים וכן הרצון להילחם בהעלמות המס וביכולת שליטה יותר טובה על מערכת המס, יזמו ברשות המיסים את אישור החשבוניות הדיגיטליות וחתימתם על ידי חתימה דיגיטלית מאושרת.כל נישום שמפיק חשבונית ללקוח שלו, יכול לעשות זאת דרך מערכת הנהלת החשבונות שלו , להשתמש בחתימה אלקטרונית מאושרת שאותה הוא צריך להנפיק אצל ספק מאושר של משרד המשפטים ואז הוא יכול לשלוח את החשבונית שתיחשב מבחינת רשות המיסים כחשבונית מקורית בעלת זיהוי ומוכרת לצורך ניכוי מיסים, הוצאות והתקזזות על מע"מ.
החתימה הראשונה תתבצע לאחר הסריקה של המסמך.
מסמך חשבונאי לעניין זה הוא , חשבונית מס, חשבונית זיכוי, חשבונית מס קבלה, תעודת משלוח. קבלה.
כדי שהנישום יוכל למעשה לאחר שנה בלבד להעביר את הניירת החשבונאית של חשבוניות לגריסה עליו לסרוק את החומר ומייד בתום הסריקה לבצע חתימה אלקטרונית מאושרת ראשונה.
לאחר הסריקה , על חותם אחר בארגון שאושר כאמור באותו הליך מול ספק מאושר של משרד המשפטים
יש לבצע מפתוח של 5 שדות שיש להוציא מן המסמך , זהו שלב ה"לכידה" של הנתונים.
5 השדות מלבד סוג המסמך הם:
- ח.פ הספק
- שם הספק
- מספר החשבונית
- תאריך החשבונית.
- הסכום לתשלום.
ולאחר שהוצאנו מהמסמך את 5 השדות הללו יש לבצע חתימה שניה.
החתימה צריכה להתבצע בסמוך לסריקת המסמך וזאת כדי שלא תתבצע מניפולציה על המסמך.
בתום החתימה הכפולה הרשומה ננעלת למעשה ואמורה להישמר ב"לוג" נתונים מוצפן המאפשר לרשות המיסים במקרה של ביקורת לבדוק האם המסמכים נסרקו והם אותנטיים. שבוצעה חתימה אלקטרונית ראשונה.
שלאחריה בוצע הליך הלכידה והוא תואם למה שמופיע בחשבונית, ולבסוף שלא ניסו לשנות את המסמך.
את החשבונית הפיזית במידה ובוצעה חתימה כפולה ניתן להעביר לגריסה ולהשמיד לאחר שנה אחת.
את הרשומה הדיגיטלית שנוצרה יש לשמור 7 שנים מיום הגשת הדוח השנתי וזאת כדי שבמידה ותהיה ביקורת של רשות המיסים בארגון, ניתן יהיה לתקף את הנתונים ולוודא שההוצאות שדווחו, החשבוניות שקוזזו במע"מ אכן מקוריות ואינן מקור אכזב לנתונים שאינם נכונים או שמא להלבנת הון ולהונאה של רשויות המס בישראל.
מערכת Archive1cloud נבנתה ואושרה בהתאם להנחיות רשות המיסים.
המערכת מאפשר הטענה של 2 כרטיסים של מורשים לסרוק ולמפתח את נתוני החשבוניות, המערכת מאפשרת יצירת לוג נתונים מוצפן לשמירת מקוריות המידע שנסרק והעולה למערכת. ובעיקר מאפשרת גיבוי ויכולת תיעוד חיפוש מיון שליטה ובקרה על כל החומר שהועלה .
המערכת מאפשר מידור ושמירת סודיות, כך שרק מורשים יכולים לצפות בנתונים שהועלו.
מהי חתימה דיגיטלית מאושרת?
חתימה דיגיטלית מאושרת היא מנגנון הצפנה ייחודי המאפשר חתימה על מסמכים באופן דיגיטלי תוך הבטחת זהות החותם, אי-יכולת שינוי התוכן לאחר החתימה ותוקף משפטי מחייב.
בישראל, חתימה דיגיטלית מאושרת מוכרת בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001, כחתימה בעלת תוקף משפטי זהה לחתימה ידנית – כאשר היא מונפקת באמצעות גורם מאשר מוסמך.
חתימה אלקטרונית מאושרת משלבת שלושה מרכיבים עיקריים:
- חתימה אלקטרונית מאובטחת – טכנולוגיה ייחודית שניתנת לשליטה בלעדית על-ידי בעל החתימה, שמבטיחה את זהותו ומגלה כל שינוי לאחר החתימה.
- תעודה אלקטרונית – הנפקה על-ידי גוף מאשר שהוכר על-ידי משרד המשפטים. תעודה זו מאמתת את זהותו של החותם ומעניקה לתהליך אמינות משפטית מלאה.
- גורם מאשר מורשה – גוף שמאושר על ידי המדינה, המוסמך להנפיק את התעודה ולשאת באחריות על ממשק האבטחה והשירות.
חתימה דיגיטלית מאושרת מאפשרת לקיים תוקף משפטי מקורי בתיקים משפטיים, מול רשויות, או כל תהליך עסקי שמחייב חתימה מחייבת.
חשיבות השימוש בחתימה דיגיטלית בהתאם לתקנות המס
- ביטול הצורך בחשבוניות פיזיות – בהתאם לתקנות רשות המסים, עסקים יכולים להפיק חשבוניות דיגיטליות עם חתימה דיגיטלית מאושרת, ובכך לחסוך בעלויות הדפסה, שליחה ואחסון.
- תוקף משפטי – מסמך חתום דיגיטלית נחשב "נאמן למקור" ואינו דורש עותק פיזי לשם אישורו בבית משפט או מול רשויות המס.
- שמירה על אבטחת מידע ושלמות המסמך – החתימה מבטיחה כי לא ניתן לבצע שינויים במסמך לאחר שנחתם, מה שמונע זיופים והתערבות לא מורשית.
- עמידה בתקני רגולציה מחמירים – ארגונים נדרשים לעמוד בתקנות אבטחת מידע וציות כגון: תקנות רשות המסים בישראל, חוק החתימה האלקטרונית ותקנות GDPR באירופה.
- שיפור היעילות העסקית – תהליך החתימה הדיגיטלי מאפשר אישור מסמכים מהיר, שליחה אוטומטית ללקוחות ורישום מסודר במערכות ניהול.
שלבים ליצירת חתימה דיגיטלית מאושרת
- אימות זהות דיגיטלי
לפני שהמשתמש יכול לחתום בחתימה מאושרת, עליו לעבור תהליך אימות זהות חד-פעמי:
- אימות תעודת זהות ודוא”ל באמצעות Personal ID.
- ווידוא בעלות על מספר טלפון באמצעות SMS מאובטח.
- אפשרות לזיהוי וידאו לצורך אימות מתקדם.
- יצירת החתימה המאושרת
לאחר שאומת בהצלחה, המשתמש מקבל תעודה דיגיטלית חתומה על שמו, המאפשרת לו לחתום על מסמכים באופן מאושר.
לאחר ההגדרה בשרת שלנו ניתן להתחיל להשתמש בחתימה. - היתרונות לכל סוגי העסקים
- חיסכון בזמן ובמשאבים – אין צורך בהדפסה, שליחויות או המתנה לחתימה פיזית.
- שיפור השירות ללקוח – מסמכים נחתמים ונשלחים באופן מיידי, מה שמייעל את התהליך העסקי.
- יעילות מוגברת – מסמכים חתומים נשמרים בארכיון דיגיטלי ונשלפים במהירות בעת הצורך.
- שמירה על סביבה ירוקה – הפחתת השימוש בנייר ותהליכי ההדפסה.
- נוחות מקסימלית – אפשרות לחתימה מכל מקום ומכל מכשיר.
איך זה עובד ב Archive1cloud ?
המערכת שלנו משלבת את החתימה הדיגיטלית כחלק אינטגרלי ממערך ניהול המסמכים בענן, כך שכל תהליך העבודה – החל מיצירת המסמך ועד לארכובו – מתבצע בצורה מאובטחת, מהירה ופשוטה:
- העלאת המסמך – ניתן להעלות כל סוג קובץ ישירות למערכת.
- בחירת זהות החותם – אימות זהות החותם מתבצע באמצעים מאובטחים, בהתאם לתקנות.
- החתמה דיגיטלית מאושרת – המסמך נחתם באמצעות תעודה דיגיטלית מוצפנת.
- שמירה בארכיון מאובטח – המסמך החתום נשמר במערכת הגיבוי המאובטחת שלנו, עם אפשרות שליפה בכל עת.
כדי לאפשר ללקוחות Archive1cloud לעשות שימוש נוח ופשוט בחתימה דיגיטלית מאושרת, בנינו ממשק ידידותי שמשלב שרת חתימות מאושר, שרת הלבנת קבצים וכן אפשרות לשליחת מסמכים לחתימה מרחוק, שמירה שלהם בתיקיות ייעודיות , המוגדרות מראש. וכן אפשרות ליצירת תבניות קבועות למסמכים אותם הלקוח מבקש לשלוח באופן שכיח, לדוגמא : טופס 101, שאלון עבור ראיון עבודה, הסכמים שונים סטנדרטים, חתימה על תעודות או אישורים שונים , כל לקוח על פי צרכיו. חתימה דיגיטלית מוכרת על פי רשויות החוק בישראל, בין היתר על ידי בתי המשפט, רשות המיסים, רשויות מקומיות ומוסדות ממשלה.זיהוי החותם באמצעות כרטיס הנטען למערכת מאפשר לחתום על מסמכים חשבונאיים, לאחסן אותם רק בשנה הראשונה ולאחר מכן ניתן להעביר אותם למחזור. את הרשומה הדיגיטלית שנוצרה יש לאחסן למשך 7 שנים מיום הגשת הדוח השנתי. מאחר ורשומה עם כל הצרופות שלה לא מהוות נפח רב, נישומים רבים ממשיכים לשמור את החומר בשרתים גם בתום 7 השנים. מה שמהווה עבורם יתרון והופך להיות ארכיון היסטורי המאפשר יכולת של ניתוח סטטיסטי, למידת תהליכי עומק בארגון, וכן התייעלות צופה פני עתיד.
למי זה מתאים?
הפתרון שלנו מיועד למגוון רחב של לקוחות ותחומים:
- משרדי עורכי דין ורואי חשבון – לחתימה על חוזים, מסמכים פיננסיים ודוחות.
- מוסדות פיננסיים וחברות ביטוח- בנקים וגופי אשראי לוודא את זהות החותמים למניעת הונאות וחברות ביטוח המשתמשות לצורכי מילוי מסמכים כמו פוליסת ביטוח, הסכמי פיצויים, התחייבויות כספיות ועוד.
- מגזר הבריאות – בתי חולים, קופות חולים ורופאים מחויבים להשתמש בחתימה מאושרת על מרשמים רפואיים, אישורי ניתוחים והסכמים מול מטופלים. החתימה מבטיחה כי מסמכים רפואיים לא שונו לאחר החתימה ושומרים על שלמות הנתונים לאורך זמן.
- חברות וארגונים גדולים – להאצת תהליכים עסקיים ולשמירה על רגולציה.
- הייטק ורגולציה בינלאומית- חברות טכנולוגיה הפועלות לפי תקני אבטחת מידע נדרשות להשתמש בחתימה מאושרת עבור מסמכים רגישים. ארגונים הפועלים מול גופים אירופאיים נדרשים לעמוד בתקני EIDAS לשימוש בחתימות דיגיטליות מאושרות.
- עסקים קטנים ובינוניים – לחתימה על הצעות מחיר, חשבוניות והסכמים.
- מוסדות ממשלתיים וציבוריים – לעמידה בדרישות החוק והבטחת אבטחת מידע.
מערכת Archive1cloud, מאפשרת לעסקים שמקבלים חשבוניות רבות מספקים שונים לעבור לעידן ללא נייר.
במסגרת ההטמעה של המערכת אצל לקוחות רבים שלנו, חסכנו זמני עבודה, ייעלנו תהליכים, איפשרנו ללקוח לחסוך בכ"א רב שנדרש לתעד את הנתונים ולבקר אותם. ובעיקר יצרנו מידור , יכולת שליטה וניהול הדוק וצמוד עם המידע למנהלים בארגון.