סבב חתימות דיגיטלי ארגוני הוא כבר לא מותרות, אלא הכרח עסקי.
בעולם שבו מסמכים חייבים לעבור בין מספר גורמים לצורך אישור, חתימה או בדיקה תהליכי החתימה המסורתיים הופכים לגורם מעכב, יקר ולא יעיל.
הדפסות, שליחת מיילים, פינג-פונג בין מחלקות, עיכובים בלתי מוסברים וחוסר תיעוד כל אלה יוצרים עומס תפעולי, חוסר שקיפות ופגיעה ישירה בקצב העבודה של הארגון.
כאן נכנס לתמונה מודול סבב החתימות הדיגיטלי של Archive1Cloud, פתרון חכם שמרכז את כל תהליך החתימה למערכת אחת, מאובטחת, נוחה ושקופה. במקום לרדוף אחרי חתימות או לגלות שמסמך אבד בדרך, המערכת מנהלת אוטומטית את כל השלבים: שליחה למאשרים, מילוי שדות, חתימות מרובות, בקרה מלאה וזמן אמת, תזכורות אוטומטיות ונעילה סופית של המסמך בגרסה חתומה.
היתרון הגדול?
חיסכון משמעותי בזמן, קיצור תהליכים, מניעת טעויות אנוש, ושיפור דרמטי ביעילות הארגונית.סבב החתימות הדיגיטלי מתאים לכל ארגון שנדרש לאשר מסמכים — מחברות קטנות ועד ארגונים גדולים ומאפשר לנהל תהליכי עבודה תקינים, מהירים ומדויקים, תוך עמידה מלאה בסטנדרטים של אבטחת מידע ורגולציה.
למה צריך סבב חתימות דיגיטלי?
כל ארגון קטן, בינוני או גדול נדרש להתמודד עם כמויות אדירות של מסמכים הדורשים חתימה, אישור או בדיקה: הצעות מחיר, הסכמים, הזמנות רכש, חשבוניות, מסמכים משפטיים, טפסי משאבי אנוש, נהלים ועוד.
בעוד שבפועל רוב המסמכים האלה עדיין עוברים בין עובדים, מנהלים וגורמים חיצוניים בוואטסאפ, במייל או בהדפסות הארגונים המתקדמים כבר מבינים שהגיע הזמן לעבור לתהליך אוטומטי, מבוקר, מאובטח ומדויק.
מודול סבב חתימות ארגוני של Archive1Cloud הוא מנגנון דיגיטלי מלא לניהול, שליחה, חתימה, תיעוד, אישור ומעקב אחר מסמכים לפי היררכיה ארגונית מובנית. המודול מאפשר לנהל כל תהליך חתימה בצורה טורית כאשר יש חשיבות לסדר החותמים או מקבילית חתימת כל הנמענים על מסמך אחד ללא חשיבות בסדר החתימה, בצורה דיגיטלית לחלוטין, בלי הדפסות, עיכובים, ורדיפה אחרי אנשים.
למי מתאים מודול סבב חתימות ארגוני ?
המודול של סבב חתימות ארגוני מתאים למגוון רחב של לקוחות:
✔ משרדי עורכי דין / יועצים משפטיים –ניהול אישורים וחוזים שכעת מחייבים חתימות של כמה גורמים.
✔ מחלקות רכש וכספים- אישור חשבוניות, הזמנות רכש, תמחורים ושינויים.
✔ ארגונים בעלי היררכיות ניהוליות ברורות – תהליכי אישור כמו:
מנהל צוות > מנהל מחלקה > סמנכ"ל > מנכ"ל.
✔ חברות שנותנות שירותים ללקוחות- הצעות מחיר, טפסי הצטרפות, הסכמים ו־NDA.
✔ מוסדות ציבור ורשויות- מסמכים רשמיים שעוברים בין מספר בעלי תפקידים.
✔ עסקים קטנים- שמירה על סדר ויעילות גם בלי מערכת כבדה ויקרה.
אז מה הוא הערך העסקי בשימוש במודול סבב חתימות בארגון שלך ?
המודול פותר את אחת הבעיות הנפוצות בארגונים:מעקב אחר חתימות ואישורים.
במקום:
❌ לרדוף אחרי מנהלים
❌ לגלות שמסמך אבד
❌ להדפיס, לסרוק ולשלוח כל מסמך ידנית
❌ להישאר עם אי ודאות אם המסמך נחתם
סבב החתימות שלנו מספק:
✔ סדר ובקרה מלאה בזמן אמת- מי חתם, מי עוד לא, איפה זה תקוע, מי עיכב ומתי.
✔ תיעוד לוגים מלא –כל פעולה המבוצעת בסבב נשמרת: שליחת מסמך, פתיחה, מילוי שדות, חתימה,
תזכורת וכו'.
✔ קיצור זמנים משמעותי –תהליכים של ימים הופכים לשעות ואף דקות.
✔ בקרה אוטומטית על סדר חתימות –אין אפשרות "לדלג" על מנהל או לחתום במקום הלא נכון.
✔ נראות מלאה על כל המסמכים- בקרה על כל המסמכים שיש לאשר כולל סטטיסטיקות חודשיות, ותצוגת התקדמות.
✔ חוויית משתמש מקצועית ללקוחות המסמך מגיע כקישור מאובטח, החותם רואה רק את השדות שלו למילוי וחתימה.
המערכת מאפשרת תזכורות לחותמים במייל ובמסרון כדי שהתהליך יהיה קצר ומדויק.
אז איך זה עובד במערכת Archive1Cloud?
תהליך סבב החתימות הארגוני של Archive1Cloud בנוי באופן שבו כל מסמך יעבור בין החותמים בצורה יעילה, מאובטחת ומדויקת ללא ניירות, ללא בלגן ועם בקרה מלאה.
- העלאת המסמך – ניתן להעלות כל סוג קובץ ישירות למערכת
- הוספת חותמים והגדרת היררכיה- מוסיפים את החותמים מרשימת אנשי הקשר או יוצרים חדשים, קובעים את סדר החתימה (בחתימה טורית), ומגדירים את פרטי הגישה של כל חותם.
- עריכת תבנית המסמך- הוספת שדות ושיוכם לכל נמען ץ
- שליחה ומעקב בזמן אמת- שולחים את המסמך ויכולים לעקוב במסך הדשבורד על שלבי החתימה: מי חתם, מי עדין ממתין, והאם פג התוקף של המסמך. ניתן לשלוח תזכורות בלחיצת כפתור בצורה פשוטה לכל מי שמעכב את הסבב.
- קבלת מסמך חתום ומאובטח –לאחר שכל החותמים סיימו המסמך ננעל אוטומטית, גרסה חתומה נשמרת בענן המאובטח שלנו.
היתרונות בשילוב סבב החתימות בארגון שלכם:
- חיסכון אדיר בזמן
מתהליך ארוך שלקח ימים של מרדף אחרי אנשים בארגון, פינג-פונג במיילים, הדפסה וסריקה.
למעבר לתהליך שלוקח דקות עד שעות בזכות:
- שימוש במערכת SAAS שמאפשרת חתימה מכל מכשיר ומכל מקום בעולם.
- תזכורות אוטומטיות
- סדר חתימות קבוע מראש
- תיעוד מיידי
- מקצועיות מול לקוחות וספקים
כאשר לקוח מקבל:
- קישור חתימה ב- SMS או במייל
- מסמך מסודר
- ממשק נקי
- תהליך מאובטח
הוא מבין שיש מולו חברה מתקדמת ורצינית.
- מניעת טעויות אנוש- המערכת מונעת:
- דילוג על חתימה
- שליחה לאדם לא נכון
- מסמך "שנעלם בדרך"
- שינוי מסמך לאחר חתימה
- מילוי לא תקין של שדות
- ירידה בעומס על צוותי הנהלת חשבונות / משפט / רכש
המערכת לוקחת על עצמה:
- תזכורות
- אימות זהות
- תיעוד
- חתימות
- ניהול סדר
- בקרה
הצוותים יכולים להתמקד בעבודה ולא ברדיפה אחר חתימות של מורשי החתימה העובדים או הספקים והלקוחות .
- סדר, ארגון וארכוב מושלם- המסמך החתום נשמר בתוך Archive1Cloud:
- בתיקייה הנכונה
- עם השדות המלאים
- עם חתימה דיגיטלית
- עם גרסה נעולה
הכל מגובה בענן ישראלי מאובטח.
למה לבחור דווקא בArchive1Cloud?
✔️ תהליך חתימות חכם ואוטומטי מקצה לקצה
מערכת סבב חתימות מתקדמת המאפשרת לנהל תהליכי אישור מורכבים בצורה פשוטה, מהירה ומדויקת.
✔️ אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר
הצפנה, זיהוי חותמים, חותמת זמן, תיעוד מלא (Audit Log) ועמידה בתקנים ישראליים ובינלאומיים.
✔️ שרתים וגיבוי כפול בישראל בלבד
כל מסמך, כל חתימה וכל גרסה נשמרים בענן מאובטח הממוקם פיזית בישראל — יתרון משמעותי לארגונים הפועלים תחת רגולציה מחמירה.
✔️ תמיכה מלאה בעברית ושירות אנושי זמין
צוות מומחים המלווה אתכם משלב ההטמעה ועד השימוש היומיומי, עם פתרון מהיר לכל צורך.
✔️ מתאים לכל ארגון – מכל תחום ובכל גודל
מעסקים קטנים ועד חברות גדולות, עמותות ורשויות המערכת מותאמת לנהלים, להרשאות ולמבנה הארגוני של כל לקוח.
✔️ גב של קבוצה ותיקה ואמינה
ארכיביון, עם ניסיון של מעל 20 שנה ויותר מ-9,000 לקוחות עסקיים בישראל, מביאה לשולחן יציבות, ניסיון מוכח ואחריות מלאה.
סיכום – העתיד של ניהול החתימות בארגון
מודול סבב חתימות ארגוני של Archive1Cloud מייצר יעילות חדשנות, דייקנות וסדר , ומשפר תהליכים ויכולת ניהול גבוהה יותר למנהלים ולמשתמשים במערכת.
הוא חוסך זמן, כסף ותקלות.
הוא משפר את היעילות הארגונית.
הוא מייצר שקיפות ובקרה מלאה.
והוא מגן עליכם משפטית וטכנולוגית.
סבב חתימות מתאים לארגונים שרוצים לייעל את שיטות העבודה שלהם לחסוך זמן ולהתעסק בדברים החשובים באמת בעסק שלהם.