חתימה דיגיטלית מאושרת
בעידן המידע בו אנו נמצאים, חתימה דיגיטלית מאושרת הפכה לכלי חיוני לכל סוגי העסקים המעוניינים לייעל תהליכים, לצמצם את השימוש בנייר ולשמור על תאימות לרגולציות.
חתימה דיגיטלית מאפשרת לאשרר מסמכים באופן חוקי ומאובטח, תוך שמירה על שלמות הנתונים והבטחת מקוריות המסמך.
אחד התחומים המרכזיים בהם השימוש בחתימה דיגיטלית חשוב במיוחד הוא הנפקת חשבוניות דיגיטליות, המייתרות את הצורך בהדפסת חשבוניות פיזיות.
מהי חתימה דיגיטלית מאושרת?
חתימה דיגיטלית מאושרת היא מנגנון הצפנה ייחודי המאפשר חתימה על מסמכים באופן דיגיטלי תוך הבטחת זהות החותם, אי-יכולת שינוי התוכן לאחר החתימה ותוקף משפטי מחייב.
בישראל, חתימה דיגיטלית מאושרת מוכרת בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001, כחתימה בעלת תוקף משפטי זהה לחתימה ידנית – כאשר היא מונפקת באמצעות גורם מאשר מוסמך.
חתימה אלקטרונית מאושרת משלבת שלושה מרכיבים עיקריים:
- חתימה אלקטרונית מאובטחת – טכנולוגיה ייחודית שניתנת לשליטה בלעדית על-ידי בעל החתימה, שמבטיחה את זהותו ומגלה כל שינוי לאחר החתימה.
- תעודה אלקטרונית – הנפקה על-ידי גוף מאשר שהוכר על-ידי משרד המשפטים. תעודה זו מאמתת את זהותו של החותם ומעניקה לתהליך אמינות משפטית מלאה.
- גורם מאשר מורשה – גוף שמאושר על ידי המדינה, המוסמך להנפיק את התעודה ולשאת באחריות על ממשק האבטחה והשירות.
חתימה דיגיטלית מאושרת מאפשרת לקיים תוקף משפטי מקורי בתיקים משפטיים, מול רשויות, או כל תהליך עסקי שמחייב חתימה מחייבת.
חשיבות השימוש בחתימה דיגיטלית בהתאם לתקנות המס
- ביטול הצורך בחשבוניות פיזיות – בהתאם לתקנות רשות המסים, עסקים יכולים להפיק חשבוניות דיגיטליות עם חתימה דיגיטלית מאושרת, ובכך לחסוך בעלויות הדפסה, שליחה ואחסון.
- תוקף משפטי – מסמך חתום דיגיטלית נחשב "נאמן למקור" ואינו דורש עותק פיזי לשם אישורו בבית משפט או מול רשויות המס.
- שמירה על אבטחת מידע ושלמות המסמך – החתימה מבטיחה כי לא ניתן לבצע שינויים במסמך לאחר שנחתם, מה שמונע זיופים והתערבות לא מורשית.
- עמידה בתקני רגולציה מחמירים – ארגונים נדרשים לעמוד בתקנות אבטחת מידע וציות כגון: תקנות רשות המסים בישראל, חוק החתימה האלקטרונית ותקנות GDPR באירופה.
- שיפור היעילות העסקית – תהליך החתימה הדיגיטלי מאפשר אישור מסמכים מהיר, שליחה אוטומטית ללקוחות ורישום מסודר במערכות ניהול.
שלבים ליצירת חתימה דיגיטלית מאושרת
- אימות זהות דיגיטלי
לפני שהמשתמש יכול לחתום בחתימה מאושרת, עליו לעבור תהליך אימות זהות חד-פעמי:
- אימות תעודת זהות ודוא”ל באמצעות Personal ID./או חברת קומסיין
- ווידוא בעלות על מספר טלפון באמצעות SMS מאובטח.
- אפשרות לזיהוי וידאו לצורך אימות מתקדם.
- יצירת החתימה המאושרת
לאחר שאומת בהצלחה, המשתמש מקבל תעודה דיגיטלית חתומה על שמו, המאפשרת לו לחתום על מסמכים באופן מאושר.
לאחר ההגדרה בשרת שלנו ניתן להתחיל להשתמש בחתימה.
היתרונות לכל סוגי העסקים
- חיסכון בזמן ובמשאבים – אין צורך בהדפסה, שליחויות או המתנה לחתימה פיזית.
- שיפור השירות ללקוח – מסמכים נחתמים ונשלחים באופן מיידי, מה שמייעל את התהליך העסקי.
- יעילות מוגברת – מסמכים חתומים נשמרים בארכיון דיגיטלי ונשלפים במהירות בעת הצורך.
- שמירה על סביבה ירוקה – הפחתת השימוש בנייר ותהליכי ההדפסה.
- נוחות מקסימלית – אפשרות לחתימה מכל מקום ומכל מכשיר.
איך זה עובד בארכיב1 קלאוד?
המערכת שלנו משלבת את החתימה הדיגיטלית כחלק אינטגרלי ממערך ניהול המסמכים בענן, כך שכל תהליך העבודה – החל מיצירת המסמך ועד לארכובו – מתבצע בצורה מאובטחת, מהירה ופשוטה:
- העלאת המסמך – ניתן להעלות כל סוג קובץ ישירות למערכת.
- בחירת זהות החותם – אימות זהות החותם מתבצע באמצעים מאובטחים, בהתאם לתקנות.
- החתמה דיגיטלית מאושרת – המסמך נחתם באמצעות תעודה דיגיטלית מוצפנת.
- שמירה בארכיון מאובטח – המסמך החתום נשמר במערכת הגיבוי המאובטחת שלנו, עם אפשרות שליפה בכל עת.
כדי לאפשר ללקוחות ארכיב 1 קלאוד לעשות שימוש נוח ופשוט בחתימה דיגיטלית מאושרת, בנינו ממשק ידידותי שמשלב שרת חתימות מאושר, שרת הלבנת קבצים וכן אפשרות לשליחת מסמכים לחתימה מרחוק, שמירה שלהם בתיקיות ייעודיות , המוגדרות מראש. וכן אפשרות ליצירת תבניות קבועות למסמכים אותם הלקוח מבקש לשלוח באופן שכיח, לדוגמא : טופס 101, שאלון עבור ראיון עבודה, הסכמים שונים סטנדרטים, חתימה על תעודות או אישורים שונים , כל לקוח על פי צרכיו.
חתימה דיגיטלית מוכרת על פי רשויות החוק בישראל, בין היתר על ידי בתי המשפט, רשות המיסים, רשויות מקומיות ומוסדות ממשלה.
זיהוי החותם באמצעות כרטיס הנטען למערכת מאפשר לחתום על מסמכים חשבונאיים, לאחסן אותם רק בשנה הראשונה ולאחר מכן ניתן להעביר אותם למחזור.
את הרשומה הדיגיטלית שנוצרה יש לאחסן למשך 7 שנים מיום הגשת הדוח השנתי.
מאחר ורשומה עם כל הצרופות שלה לא מהוות נפח רב, נישומים רבים ממשיכים לשמור את החומר בשרתים גם בתום 7 השנים. מה שמהווה עבורם יתרון והופך להיות ארכיון היסטורי המאפשר יכולת של ניתוח סטטיסטי, למידת תהליכי עומק בארגון, וכן התייעלות צופה פני עתיד.
למי זה מתאים?
הפתרון שלנו מיועד למגוון רחב של לקוחות ותחומים:
- משרדי עורכי דין ורואי חשבון – לחתימה על חוזים, מסמכים פיננסיים ודוחות.
- מוסדות פיננסיים וחברות ביטוח– בנקים וגופי אשראי לוודא את זהות החותמים למניעת הונאות וחברות ביטוח המשתמשות לצורכי מילוי מסמכים כמו פוליסת ביטוח, הסכמי פיצויים, התחייבויות כספיות ועוד.
- מגזר הבריאות – בתי חולים, קופות חולים ורופאים מחויבים להשתמש בחתימה מאושרת על מרשמים רפואיים, אישורי ניתוחים והסכמים מול מטופלים. החתימה מבטיחה כי מסמכים רפואיים לא שונו לאחר החתימה ושומרים על שלמות הנתונים לאורך זמן.
- חברות וארגונים גדולים – להאצת תהליכים עסקיים ולשמירה על רגולציה.
- הייטק ורגולציה בינלאומית– חברות טכנולוגיה הפועלות לפי תקני אבטחת מידע נדרשות להשתמש בחתימה מאושרת עבור מסמכים רגישים. ארגונים הפועלים מול גופים אירופאיים נדרשים לעמוד בתקני EIDAS לשימוש בחתימות דיגיטליות מאושרות.
- עסקים קטנים ובינוניים – לחתימה על הצעות מחיר, חשבוניות והסכמים.
- מוסדות ממשלתיים וציבוריים – לעמידה בדרישות החוק והבטחת אבטחת מידע.
אבטחת המידע – ערך עליון
החתימה הדיגיטלית שלנו מבוססת על פרוטוקולי הצפנה מתקדמים המבטיחים:
- זיהוי ודאי של החותם.
- מניעת שינוי במסמך לאחר החתימה.
- שמירת חותמת זמן (Time Stamp) מאובטחת.
- שמירה בשרתים מאובטחים בישראל בלבד.
התאמה לרגולציות ותקנים
מערכת ארכיב1 קלאוד עומדת בכל הדרישות הרגולטוריות:
- חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001.
- תקנות הגנת הפרטיות בישראל.
- תאימות לדרישות GDPR האירופאיות לשמירה על פרטיות המידע.
שילוב עם מערכות קיימות
החתימה הדיגיטלית בארכיב1 קלאוד ניתנת לשילוב בקלות עם מערכות ניהול מסמכים, מערכות ERP, CRM ויישומי צד שלישי – כך שתוכלו להמשיך לעבוד בסביבת העבודה המוכרת לכם, עם ערך מוסף של אבטחת מידע ותוקף משפטי מלא.
למה לבחור בארכיב1 קלאוד?
- ניסיון של מעל 30 שנים בתחום ניהול המסמכים והארכוב.
- תמיכה ושירות אישי – ליווי בכל שלבי ההטמעה והשימוש.
- פתרון כולל – מהעלאת המסמך, דרך חתימה מאושרת, ועד לארכוב המאובטח בענן.
- שרתים בישראל בלבד – להבטחת אבטחת מידע מקסימלית ושמירה על הרגולציה המקומית.
לסיכום החתימה הדיגיטלית המאושרת של ארכיב1 קלאוד היא הרבה מעבר לפתרון טכנולוגי – היא כלי שמייעל תהליכים, חוסך זמן ועלויות, שומר על אבטחת המידע ומבטיח תוקף משפטי מלא לכל מסמך.
בעולם שבו עסקים מתנהלים במהירות ובמרחב דיגיטלי, זהו צעד הכרחי לכל ארגון שרוצה לשמור על יתרון תחרותי, מקצועיות ואמון מול לקוחותיו. אם אתם מחפשים להעלות את רמת האבטחה, היעילות והחוקיות בארגון – זה הזמן לעבור לחתימה דיגיטלית מאושרת עם תוקף ממשי.