סריקת קבצים וניירת

סריקת מסמכים וניירת – הצעד הראשון למשרד דיגיטלי באמת.

בעולם שבו מידע הוא נכס סריקת מסמכים היא כלי קריטי לניהול מידע בצורה חכמה, נוחה ומאובטחת.  – אין סיבה להשאיר אותו על נייר.
סריקה דיגיטלית מאפשרת נגישות מהירה למסמכים, משפרת את יעילות העבודה, מקטינה את הסיכון לאובדן נתונים ומסייעת בעמידה בדרישות רגולציה שונות.

לצד היתרונות של ניהול מסמכים דיגיטליים, קיימת גם חשיבות לשמירה על מסמכים פיזיים בהתאם להוראות החוק ורגולציות מחייבות.

מערכת Archive1Cloud מאפשרת לבצע סריקת מסמכים מתקדמת והעלאת קבצים מכל מכשיר, בקלות וביעילות. בין אם אתם עובדים מהמחשב, מהנייד, מהטאבלט או ישירות מהסורק – תוך שניות תוכלו להפוך כל מסמך פיזי למסמך דיגיטלי מאובטח, מקוטלג ונגיש מכל מקום.

 

סריקה ישירה למערכת – מכל מחשב ומכל סורק

כל עוד הסורק מחובר למחשב – תוכלו לבצע סריקה ישירה לתוך עץ התיקיות של המערכת, לבחור שיטת מפתוח מותאמת אישית, לשייך לתיקייה מתאימה, ולהבטיח שכל מסמך יישמר בצורה מסודרת ונגישה.

✔️ תומך בכל סוגי הקבצים הנפוצים (PDF, JPG, Word, Excel ועוד)

✔️ איכות תצוגה גבוהה במיוחד – לצפייה חדה וברורה בכל מסמך

✔️ קטלוג אוטומטי או ידני – לפי צורכי הארגון

 

 

איך יוצרים סדר ארגוני והופכים את העבודה בארגון ללא נייר כלל:

ראשית מבצעים מחקר מהם צרכי הארגון, איך נייר נוצר בארגון, איך נוצרות רשומות, האם על ידי לקוחות / עובדים/ ספקים/ או גורמי ממשל.  איך הרשומה מגיעה לארגון, האם ניתן להפוך אותה לרשומה דיגיטלית, לעשות שימוש בחתימה דיגיטלית כדי לייתר את שמירת הניירת.?

בכל תהליך המחקר עלינו לבחון היבטים משפטיים, היבטים תפעוליים, היבטיים שירותיים, ונוחות עבודה לכלל הגורמים בארגון.

אנו בקבוצת ארכיביון מלווים אלפי עסקים ברמה יומית החל משלב הייעוץ ועד לשלב היישום וההטמעה של תהליכים פנימיים וחיצוניים בהפיכת ארגון שאינו סורק ולא נייר אחד לכזה שכולו דיגיטלי, ללא סורק אחד בארגון.

זאת באמצעות מספר כלים שימושיים שלמדנו מניסיון של למעלה מ30 שנות עבודה צמודה עם אלפי מנהלי כספים, מנהלי חשבונות, מנהלי תשתיות תקשורת אבטחת מידע ויועצים ארגוניים שונים המנסים לייעל תהליכי עבודה ושיפור שרות בארגונים שונים.

מרגע שיש נכונות בארגון לבצע שינוי, יש ללוות אותו בצורה שקופה ופתוחה אל מול העובדים הנוגעים בדבר , מאחר ובכל ארגון ישנו חשש מלבצע שינוי.

יש לבנות תהליך שמשלב, יעילות תפעולית, חכמה בשמירת החומר והיכולת לשלוף אותו במהירות אל מול החלופות הקיימות כיום. יכולת קבלת קבצים דיגיטליים, יכולת לסרוק את כל העבר בצורה מהירה וללא איבוד מידע ולהעלות את הכל לפלטפורמה שתאפשר למנהלים ולעובדים המשך נגישות מקסימלית , יעילה בטוחה וחכמה.

יש לבחון מהם המסמכים אותם יש לשמור, האם יש לסרוק את כל ההיסטוריה הארגונית , על מה חלה רגולציה מיידית ומה כבר נמצא תחת כנפי ההתיישנות ומאפשר למעשה גריסה של הניירת.

איך מתבצע הליך המיון, הקטלוג, ההכנה והסריקה. מהם לוחות הזמנים לביצוע, מי מבצע הטמעה, הדרכה, ואיך גורמים לכך שכל הגורמים השונים בארגון משלבים ידיים וגורמים לתהליך להצליח

אנו רותמים להצלחה את כל בעלי התפקידים בארגון ומראים להם שעבודתם מעתה והלאה תהיה נוחה יותר מהירה יותר ובעקר אפקטיבית יותר במתן שרות וגם במסגרת התפוקות האישיות שלהם בתוך הארגון, כך יהפכו להיות עובדים טובים יותר שתורמים לארגון הרבה יותר.

 

 

יתרונות סריקת מסמכים בארגון

1. נגישות ושליפה מהירה – ניתן לאתר מסמכים תוך שניות מכל מקום, ללא צורך בחיפוש פיזי בארכיון.
2. שיפור אבטחת מידע – מסמכים דיגיטליים ניתנים להגנה באמצעות בקרת הרשאות, הצפנה וגיבויים תקופתיים.
3. חיסכון במקום ובמשאבים – הפחתת הצורך באחסון ניירת בארונות תיוק ושמירה על סביבת עבודה מסודרת יותר.
4. שמירה על מסמכים מקוריים – סריקה מאפשרת גיבוי דיגיטלי למסמכים חשובים שעלולים להיפגע, להתבלות או ללכת לאיבוד.
5. עמידה בתקנות ורגולציות – ארגונים מחויבים לשמור על מסמכים מסוימים בפרקי זמן מוגדרים בהתאם להוראות החוק.
6. תהליך עבודה יעיל יותר – חיפוש מסמכים וסינון נתונים הופכים למהירים ומדויקים יותר באמצעות מערכות חכמות.

 

 

רגולציות וחשיבות שמירת מסמכים פיזיים

למרות המעבר לעולם הדיגיטלי, ישנם מסמכים שיש לשמור גם בפורמט פיזי בהתאם לרגולציות ותקנות מחייבות:

• דוחות כספיים ומאזנים – מחויבים לשמירה למספר שנים בהתאם להוראות רשויות המס.
• חוזים והסכמים משפטיים – מסמכים משפטיים מסוימים נדרשים להיות מאוחסנים בפורמט המקורי על מנת לשמור על תוקפם המשפטי.
• רשומות רפואיות ומידע רגיש – בהתאם להנחיות פרטיות המידע, ישנם מסמכים רפואיים שחובה לשמור בפורמט פיזי בנוסף לגיבוי הדיגיטלי.
• מסמכים ממשלתיים ורשויות ציבוריות – דרישות לשמירה של מסמכים לתקופות ממושכות בהתאם לתקנות המדינה.אז למי מיועדת מערכת סריקת המסמכים?
• משרדי ממשלה ורשויות ציבוריות – ניהול מאגרי מידע וסריקת מסמכים היסטוריים בצורה מאובטחת.
• חברות פיננסיות ובנקים – סריקה ושמירה של דוחות כספיים, חוזים ונתוני לקוחות בהתאם לרגולציה.
• מוסדות רפואיים – סריקת תיקי מטופלים ושמירה על נתונים ברמת אבטחה גבוהה.
• חברות בנייה ונדל"ן – ניהול שרטוטים, חוזים והצעות מחיר באופן נגיש ודיגיטלי.
• משרדי עורכי דין – קטלוג וסריקת מסמכים משפטיים לשימוש מהיר וקל בניהול תיקים.

וכל חברה שרוצה לעשות שינוי ארגוני במשרד שלה, לנקות את הנייר ולהתחיל לעבור בסביבה דיגיטלית ומאורגנת.

טכנולוגיית סריקת מסמכים במערכת Archive1cloud

מערכת ארכיב1 קלאוד מספקת פתרון מתקדם לסריקת מסמכים והעלאתם באופן דיגיטלי,
המערכת מאפשרת:

• סריקה מהירה ואוטומטית – סריקה והעלאת מסמכים ישירות למערכת ללא צורך בתהליכים ידניים מסובכים.
• קטלוג ותיוק מסמכים לפי פרמטרים מוגדרים מראש – סיווג חכם לפי סוג מסמך, תאריך, מחלקה או שם לקוח.
• מנוע חיפוש חכם – אפשרות לשלוף מסמכים במהירות על פי מילות מפתח או פרטי מסמך.
• ניהול הרשאות מתקדם – בקרת גישה למשתמשים בהתאם לתפקידם בארגון.
• שמירה והיסטוריית גרסאות – ניהול גרסאות שונות של מסמכים ושחזור מידע במידת הצורך.

 

הפיכת נייר לדאטה – ניסיון של מעל 30 שנה בשירותך

Archive1Cloud נבנתה על בסיס הניסיון הרב של קבוצת ארכיביון, המובילה בתחום הארכיון הדיגיטלי, סריקת מסמכים, ארכוב פיזי, ביעור וגריסה מאובטחת.

יחד, נבנה פתרון מקצה לקצה שיאפשר לכם להפוך את המשרד לדיגיטלי באמת – בלי לפספס אף פרט חשוב.

 

צריכים עזרה בהעברת המשרד לסביבת עבודה דיגיטלית ?

• ייעוץ ראשוני ללא עלות
  אנחנו מאמינים בהתאמה אישית – יועץ מומחה יסייע לכם להבין איך הכי נכון לנהל את תהליך הסריקה והמעבר לדיגיטל.
• סריקה מקצועית ומהירה
  צוות מיומן ידאג לאריזה, מיון וסריקה של כל החומר – כולל סריקות היסטוריות, תיקי לקוחות, מסמכים פיננסיים ועוד.
• גיבוי בענן מאובטח
  כל המסמכים מועלים ל-Archive1Cloud – מערכת ענן מתקדמת עם סטנדרטים מחמירים של אבטחת מידע, כולל גישה מרחוק, הרשאות, וניטור מלא.
• חיסכון אדיר בזמן ובמקום
  המעבר לניהול דיגיטלי יפחית את הצורך באחסון פיזי, יקצר זמני שליפה, וישפר את יעילות העבודה הארגונית בצורה משמעותית.