קטלוג קבצים ובניית עץ ארגוני

בעידן הדיגיטלי, ארגונים מתמודדים עם כמות עצומה של מידע וקבצים.
ללא קטלוג נכון, חיפוש מידע רלוונטי הופך למורכב וגוזל זמן יקר.
קטלוג קבצים בצורה מסודרת מאפשר גישה מהירה, ניהול נתונים יעיל ושיפור הפרודוקטיביות של הארגון.

בדיוק לשם כך, Archive1Cloud מציעה לכם מערכת ניהול מסמכים מתקדמת עם עץ ארגוני חכם ומנגנון קטלוג גמיש והיררכי, שמבוססים על ניסיון של למעלה מ-30 שנה בארגון מסמכים עבור אלפי עסקים.

 

מה זה עץ ארגוני ולמה הוא כל כך חשוב?

העץ הארגוני הוא הבסיס לכל ניהול מסמכים תקין במערכת.
בדיוק כמו מבנה תיקיות במחשב, אך עם הרבה יותר חכמה וגמישות – הוא מאפשר לכם לבנות את מבנה האחסון של הארגון לפי מחלקות, תחומים, נושאים, שנים, לקוחות או כל חלוקה אחרת שתתאים לאופי הפעילות שלכם.

1. עץ ארגוני בהתאמה אישית– בהתאם למבנה הארגוני שלכם.
2. סידור לפי קטגוריות – מסמכים מחולקים לפי נושא, פרויקט, מחלקה או תאריך.
3. הרשאות גישה – הגדרת רמות גישה שונות בהתאם לצרכים הארגוניים
4. תיוג ואינדקס – שימוש במילות מפתח לזיהוי מהיר של מסמכים.
5. סנכרון ואינטגרציה – שילוב המידע במערכות ניהול עסקיות אחרות.

כל אחד בונה את העץ שלו – לפי הארגון, לפי ההיגיון שלו, ולפי דרך העבודה שכבר קיימת בפועל.

 

מערכת ארכיב1 קלאוד מספקת פתרון חכם לקטלוג קבצים באמצעות בניית עץ ארגוני מותאם אישית לכל לקוח. התהליך כולל:

• הגדרת היררכיה ארגונית – בניית תיקיות ותתי-תיקיות לפי מבנה הארגון (למשל, מחלקות, פרויקטים, לקוחות).
• סיווג קבצים דינמי – הקצאת תגים ומאפיינים לכל קובץ על פי קטגוריות מוגדרות מראש.
• ניהול הרשאות מותאם – שליטה מלאה על מי יכול לגשת, לערוך ולשתף מסמכים בהתאם לתפקידו בארגון.
• אינטגרציה עם מערכות קיימות – חיבור למערכות ERP, CRM וכלים נוספים לניהול מידע אפקטיבי.
• שמירה והיסטוריית גרסאות – מעקב אחר כל שינוי שנעשה בקובץ עם אפשרות לשחזור נתונים לפי הצורך.

 

היררכיית ניהול המידע הארגוני

בניית עץ ארגוני נכון מתחילה בעבודת מחקר בארגון ובלמידה על פעולות שונות הנעשות מידי יום ומשפיעות על התהליכים התפעוליים האדמינסטרטיביים והאופרטיביים של הארגון.

נשאל שאלות אודות האגפים, המחלקות והגורמים השונים בארגון המייצרים מידע.

מי הם בעלי ההרשאות לייצר מידע חדש בארגון. לכמה זמן אמור להישמר המידע, מי אמור להיות חשוף אל המידע , האם יש כפיפות רגולטרית למסמכים או קבצים והאם יש לשמור אותם בתצורת מקור או שניתן לסרוק ולהפוף את הקובץ לדיגיטלי ולהוסיף חתימה דיגיטלית ואז לגרוס את הנייר או שחייבים לשמור גם דיגיטלית וגם באופן פיזי.

מה התקנות הפנימיות של הארגון, מהי חוות הדעת המשפטית בעבור כל מסמך, ומה החובה של הארגון כלפי גורמי פנים וחוץ והאם יש רגולציה בינלאומית שגם משפיעה על הארגון.

היררכיית הסדר הארגוני מהחשוב ביותר אל הפחות חשוב. אילו מסמכים נמצאים בליבת העשייה הארגונית, מה יש לשמור כדי ליתן שרות מיידי ללקוחות חיצוניים או לרשויות , או למחלקות אחרות בארגון.

מהי רמת הפירוט שיש לרשום בעבור כל מסמך שהגיע וקוטלג למערכת. האם שם + משפחה + ת.ז עבור עובד מספקת או שיש לרשום גם מספר עובד, תהליך תחילת עבודה ועוד כדי להפוך את הקובץ לבר חיפוש חד ערכי.

המערכת מאפשרת באמצעות מערכת מידור ההרשאות לאפשר בין היתר בעת הקטלוג לקבוע מספר ממדים בעבור המסמך.   מי מורשה לסרוק או להעלות קובץ. מי מורשה לצפות בקובץ. מי מורשה להעביר קובץ או להדפיס אותו. מי מורשה לעשות שינויים בגוף הקובץ או ברשומה המלווה אותו. מי מורשה למחוק קובץ.  מהי החוקיות הנדרשת מהקובץ – האם ניתן להעלות או לשמור קובץ ללא שמירה על החוקיות שנקבעה בעת העלאת הרשומה.

לדוגמא: אם נקבע שמספר מטופל יוכנס עם ת.ז בעלת 9 ספרות ושם + שם משפחה + שם האב. אזי אם לא קיימים כל הפרמטרים הללו התיק לא יישמר במערכת.

בעת הקטלוג והקמת העץ נקבע גם מהי רמת ההרשאה לחיפוש רב מימדי.  האם חיפוש של מלל יתאפשר בתוך המסמך? האם רק בתיקייה אחת?  האם בספרייה של האגף? או החיפוש יתאפשר בכל החומר של הלקוח . שיכול להיערך על פני כלל הארגון במאות אלפי קבצים.

ככלל, ככל שרמת הפירוט של המסמכים , הקבצים, ובעלי התפקידים גבוהה יותר , כך הארגון משמר יכולת של שמירה אדוקה יותר על החומר שלו. שכן רמת המידור בין מחלקות שונות מאפשר אי העברת חומר, ושמירת סודיות בין משתמשי מערכת שונים.

מנהל המערכת כעת יוכל לבחור למי לתת גישה לפי היררכיית בניית העץ הארגוני , ולתת גישה למי מהמשתמשים רק עבור החומר שלו מבלי לראות או לדעת מה נשמר בתיקיות אחרות בארגון, מהי רמת השימוש, ומה המידע המאוחסן.

קטלוג מפורט מאפשר ייעול, חיסכון ומניעה של כפילות נתונים.

עץ ארגוני הנבנה מראש באופן גמיש המאפשר לארגון אחסנה של נתונים בצורה יעילה והיררכית , מאפשר לארגון שרידות עסקית שכן גם אם עובד עזב את מקום העבודה. הוא לא יוכל לאסוף את המסמכים בהם טיפל. לכל היותר יוכל לצפות מבלי יכולת לשלוח למייל או להדפיס. הכל ניתן כאמור להגדרה בתוך המערכת עצמה.

חוקיות המערכת מאפשרת גם לעובד חדש לפעול בהתאם לדרישות שהוגדרו ולשמור מידע חדש בהתאם לכללים.

 

שילוב עם OCR וחיפוש מתקדם

בזכות מנוע OCR משולב במערכת – אתם לא צריכים להסתמך רק על שם הקובץ או המיקום שלו.
אפשר לבצע חיפוש חופשי בתוך תוכן המסמך עצמו – כך שגם אם לא קטלגתם אותו במדויק, תוכלו למצוא אותו בלחיצת כפתור.

 

יתרונות מרכזיים

1. חיפוש ושליפה מהירה – מבנה קבוע ומסודר מאפשר למשתמשים למצוא קבצים במהירות וללא מאמץ.
2. שיפור אבטחת מידע – ניהול הרשאות מתקדם מסייע למנוע גישה לא מורשית לקבצים רגישים.
3. חיסכון בזמן ובמשאבים – הפחתת הזמן הדרוש לאיתור מסמכים מאפשרת עבודה יעילה יותר.
4. מניעת כפילויות ואובדן מידע – קטלוג מסודר מונע שכפול מסמכים ושומר על סדר בעבודה.
5. שיתוף פעולה חכם יותר – ארגון נכון מאפשר עבודה משותפת על מסמכים בצורה מסודרת ומבוקרת.
6. התאמה לצרכים שונים – קטלוג דינמי מאפשר התאמה לכל סוג עסק או מחלקה בארגון.

מי יכול להפיק תועלת מקטלוג קבצים נכון?

1. משרדי עורכי דין – קטלוג מסמכים משפטיים מאפשר שליפה מהירה של חוזים, פסיקות ותכתובות חשובות.
2. חברות בנייה ונדל"ן – סיווג שרטוטים, הצעות מחיר וחוזים לפי פרויקט או שלב עבודה.
3. חברות טכנולוגיה והייטק – ארגון קוד מקור, מסמכי פיתוח ונתוני פרויקטים בצורה נוחה ונגישה.
4. רשויות ממשלתיות – שמירה דיגיטלית של מסמכים בירוקרטיים עם הרשאות גישה מתקדמות.
5. מערכות חינוך ואקדמיה – ניהול מאגרי מידע, מסמכים לימודיים ועבודות מחקר בצורה יעילה.
6. מחלקות משאבי אנוש – קטלוג חוזי עבודה, נתוני עובדים וטפסים מנהליים בצורה מסודרת.