רגולציית שמירת מסמכים פיננסיים בישראל המדריך המלא לבנקים, חברות אשראי וחברות ביטוח.

מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה בתחום אבטחת המידע

מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 29

‏מוסדות פיננסיים בישראל מחויבים לשמור מסמכים פיננסיים, חשבונאיים ומשפטיים לתקופות שונות בהתאם להוראות בנק ישראל, רשות שוק ההון, רשות המסים וחוק חתימה אלקטרונית. במאמר זה נסביר אילו מסמכים חייבים להישמר, לכמה זמן, מתי ניתן לבער נייר לאחר סריקה, וכיצד מערכת ארכיב דיגיטלי כמו Archive1Cloud מסייעת לעמוד בדרישות הרגולציה.

מוסדות פיננסיים בישראל פועלים בסביבה רגולטורית מורכבת שבה מסמך חשבונאי, מסמך לקוח, מסמך אשראי או מסמך ביטוחי אינו רק קובץ תפעולי. הוא ראיה משפטית, בסיס לביקורת, חלק ממערכת חשבונות, רכיב בתהליך ציות, ולעיתים גם ההוכחה המרכזית לכך שהלקוח נתן הסכמה מחייבת לפעולה פיננסית. לכן שאלת שמירת המסמכים אינה טכנית בלבד. היא משלבת משפט, רגולציה, מס, ראיות, אבטחת מידע, המשכיות עסקית וניהול סיכונים.

המאמר בוחן את ההוראות החלות על בנקים, חברות כרטיסי אשראי וחברות ביטוח, ומציג את ההבדלים בין מסמכים מכוננים, מסמכים חשבונאיים, מסמכי פעולה שוטפת, מסמכי אשראי, מסמכי זיהוי ומסמכי ציות.
המאמר מדגיש כי אין לבלבל בין חובה לשמור מסמך לבין חובה לשמור נייר מקורי. ברגולציה המודרנית הדגש עובר מן הנייר הפיזי אל היכולת להוכיח את שלמות המסמך, את מקוריותו, את זהות הגורם שיצר או אישר אותו, את מועד הפעולה ואת רציפות שרשרת השמירה.

בכל הנוגע למסמכים חשבונאיים שנסרקים לצורך שמירה דיגיטלית וביעור מקור הנייר, הוראות ניהול פנקסי חשבונות והפרקטיקה המקצועית הנלווית אליהן מדגישות את חשיבות הסריקה המבוקרת, סימון המסמך כמסמך סרוק, שמירה בארכיב דיגיטלי, הגנה מפני שינוי, וכן חתימה אלקטרונית המחזקת את ההוכחה שהעותק הסרוק זהה למקור. ביחס לדרישה המקצועית שעל הקובץ הסרוק להיות חתום בשתי חתימות אלקטרוניות, יש להתייחס אליה בהקשר המדויק שלה: מסמכי תיעוד חוץ ומסמכים חשבונאיים שנקלטו ונסרקו לפי כללי הסריקה והביעור, ולא כל מסמך תפעולי או חוזי בארגון.

הכנתי את הסקירה הזו כחלק מדרישות של לקוחות פיננסיים רבים המבקשים להכיל מסגרת כללים והנחיות כדי לעמוד בדרישות החוק ולשלב בין הניירת הפיזית לרשומות הדיגיטליות שלהם.

‏ 1. אילו רגולציות חלות על שמירת מסמכים פיננסיים בישראל?

הרגולציה על מסמכים במוסדות פיננסיים בישראל אינה מרוכזת בדבר חקיקה אחד. היא בנויה מרשת של הוראות. הפיקוח על הבנקים בבנק ישראל קובע הוראות ניהול בנקאי תקין לבנקים ולגופים בנקאיים מפוקחים, ובכלל זה הוראה 419 בנושא שמירת מסמכים. רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון קובעת חוזרים והוראות החלים על חברות ביטוח, קרנות פנסיה, קופות גמל וגופים מוסדיים. רשות המסים קובעת את הוראות ניהול פנקסי חשבונות, ובהן את הכללים החלים על תיעוד פנים, תיעוד חוץ, מסמכים ממוחשבים, סריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי. משרד המשפטים והכנסת קבעו את חוק חתימה אלקטרונית, המסדיר את המעמד המשפטי של חתימה אלקטרונית, חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת.

לצד מקורות אלה יש משמעות גם לפקודת הראיות, לחוק ההתיישנות, לחוק הגנת הפרטיות, לחוק המחשבים, להוראות איסור הלבנת הון ולפסיקה הישראלית. כאשר מוסד פיננסי מציג מסמך בבית משפט, השאלה אינה מסתיימת בכך שהמסמך קיים במערכת. יש להוכיח שהמערכת אמינה, שהמסמך לא שונה, שהגישה אליו נשלטה, שהפעולה תועדה, ושהמסמך שהוצג הוא אותו מסמך שנוצר או התקבל בזמן אמת. לכן המונחים שלמות, אותנטיות, זמינות, שרידות, הרשאות ונתיב ביקורת אינם מונחים  טכנולוגיים בלבד,  הם חלק ממערך ראייתי ורגולטורי.

‏2. מה ההבדל בין מסמך חשבונאי למסמך פיננסי?

מסמך חשבונאי הוא מסמך המתעד פעולה כספית או עסקית ומשמש בסיס לרישום במערכת החשבונות.
דוגמאות לכך הן חשבוניות, קבלות, תיעוד חוץ מספקים, תיעוד פנים, פקודות יומן, התאמות בנקים, מסמכי רכש, אסמכתאות תשלום, הוראות חיוב, אישורי סליקה ודוחות הנהלת חשבונות. במוסד פיננסי, המונח מתרחב בפועל גם למסמכים המהווים בסיס ליחסי אשראי, שירות, תשלום או התחייבות. לא כל מסמך כזה הוא בהכרח מסמך חשבונאי לפי הוראות המס, אך רבים מהם הם מסמכים בעלי ערך ראייתי, רגולטורי ופיננסי גבוה.
יש להבחין בין כמה משפחות מסמכים:
משפחה ראשונה היא מסמכי יסוד או מסמכים מכוננים. אלה מסמכים היוצרים את מערכת היחסים בין הלקוח לבין הגוף הפיננסי. בבנק מדובר בטופס פתיחת חשבון, כרטיס חתימות, מסמכי זיהוי, הצהרות נהנה ובעל שליטה, מסמכי מורשי חתימה וייפויי כוח. בחברת כרטיסי אשראי מדובר בטופס הצטרפות לכרטיס, הסכם מסגרת אשראי, הרשאה לחיוב, מסמכי זיהוי ותנאי ההתקשרות. בחברת ביטוח מדובר בטופס הצעה לביטוח, פוליסה, הצהרת בריאות, מסמכי מוטבים והצהרות חיתומיות. משפחה שנייה היא מסמכים תפעוליים שוטפים. אלה כוללים המחאות, הוראות תשלום, פניות שירות, עדכוני פרטים, מסמכי ביצוע פעולה, תכתובות והודעות. משפחה שלישית היא מסמכים חשבונאיים מובהקים, כגון חשבוניות וקבלות. משפחה רביעית היא מסמכי ציות, זיהוי, הלבנת הון, סייבר וביקורת.

‏3. כמה זמן בנקים חייבים לשמור מסמכים?

הבנקים בישראל נדרשים לשמור מסמכים באופן המאפשר להם לנהל את מערכת היחסים עם הלקוח, לתת שירות תקין, לעמוד בביקורת, להציג ראיות ולענות לדרישות הפיקוח. הוראת ניהול בנקאי תקין 419 של בנק ישראל עוסקת בשמירת מסמכים וממחישה את התפיסה שלפיה מסמך כולל גם רישום, לרבות מסרים אלקטרוניים ורישומים הנוגעים להוראות לקוח. הוראה זו חשובה משום שהיא אינה מתייחסת רק לנייר, אלא לעצם שמירת המידע והיכולת להציגו.

במערכת הבנקאית יש מסמכים שנשמרים למשך כל חיי החשבון, משום שבלעדיהם הבנק מתקשה להוכיח את בסיס היחסים עם הלקוח. טופס פתיחת חשבון, כרטיס חתימות, מסמכי זיהוי, ייפויי כוח, הסכמות לניהול חשבון, מסמכי מורשי חתימה והצהרות נהנה אינם דומים להמחאה בודדת או להוראת תשלום חד פעמית. אלה מסמכי מקור של הקשר המשפטי. כל עוד החשבון פעיל, הבנק צריך להיות מסוגל להציגם בכל עת. לאחר סגירת החשבון נהוג לשמור אותם תקופה נוספת, בהתאם לדין, להתיישנות, למדיניות השימור ולסיכון המשפטי.

לעומת זאת, מסמכים תפעוליים כמו המחאות, הוראות תשלום, מסמכי ביצוע פעולה, בקשות הלוואה פרטניות, מסמכי אשראי, תכתובות מסוימות ודוחות פעולה נשמרים בדרך כלל לפי תקופות מוגדרות, כאשר תקופה של שבע שנים היא נקודת ייחוס מרכזית בפרקטיקה הבנקאית והחשבונאית. עם זאת, אין לומר שכל מסמך שאינו מסמך יסוד נשמר תמיד שבע שנים בלבד. כאשר יש הליך משפטי, חקירה, תלונה, חשד להונאה, אירוע הלבנת הון או חובה רגולטורית ספציפית, תקופת השמירה עשויה להתארך.

חשוב להדגיש כי חובת השמירה אינה בהכרח חובת שמירת נייר מקורי. בנקים מנהלים כיום מסמכים רבים באמצעים דיגיטליים. השאלה המרכזית היא האם המסמך הדיגיטלי נשמר בצורה שלמה, מאובטחת, ניתנת לשליפה, ניתנת לביקורת וניתנת להצגה. מערכת דיגיטלית הכוללת הרשאות, יומן פעולות, שמירת גרסאות, חותמות זמן וגיבויים עשויה להיות חזקה מבחינה ראייתית יותר מארכיון נייר שאינו מאפשר לדעת מי נגע במסמך, מתי הוא נשלף, והאם הוחלף או נפגם. לכן יש חשיבות לבחירת מערכת ארכיב דיגיטלי העומדת בתקנים השומרים על רציפות ואותנטיות המסמכים בין אם עברו סריקה ובין אם הגיעו כקובץ דיגיטלי או נוצרו בתוך המערכת כדי לוודא שכל פעולה במערכת נשמרת מקוטלגת ואינה ברת שינוי.

4. כמה זמן חברות כרטיסי אשראי חייבות לשמור מסמכים?

חברות כרטיסי האשראי בישראל הן חלק מהמערכת הפיננסית המפוקחת, ובמישורים רבים הן כפופות לפיקוח בנק ישראל ולהוראות הנוגעות לניהול סיכונים, שמירת מסמכים, שירות ללקוח, אבטחת מידע וציות. פעילותן כוללת הנפקת כרטיסים, מסגרות אשראי, חיובים, הרשאות, התקשרויות עם לקוחות, התקשרויות עם בתי עסק, עסקאות תשלום, חיובי חוץ, בירורי עסקאות ותהליכי גבייה.

טופס הצטרפות להנפקת כרטיס אשראי הוא מסמך בעל חשיבות מיוחדת. הוא מוכיח את רצון הלקוח להצטרף לשירות, את הסכמתו לתנאי ההתקשרות, את פרטי הזיהוי שלו, את מסגרת ההרשאה ואת בסיס החיוב. מבחינה מהותית הוא דומה למסמך פתיחת קשר לקוח. לכן אין להתייחס אליו כאל מסמך תפעולי רגיל בלבד. כל עוד הלקוח מחזיק בכרטיס או ביחסי אשראי פעילים עם החברה, טופס ההצטרפות והמסמכים הנלווים הם חלק מתיק הלקוח ויש להם ערך משפטי מתמשך.

חברות כרטיסי אשראי נדרשות לשמור גם מסמכי עסקאות, חיובים, ביטולי עסקאות, הרשאות חיוב, מסמכי זיהוי, מסמכים הקשורים למחלוקות עסקה, מסמכי גבייה והתקשרויות עם בתי עסק. לגבי חלק מהמסמכים תקופת השמירה עשויה להיות שבע שנים, ולגבי מסמכי יסוד יש הצדקה רגולטורית וראייתית לשמירה לכל תקופת הקשר עם הלקוח ולפרק זמן נוסף לאחר סיומו. כאשר המסמך נדרש לצורך בירור תלונה, הליך משפטי או דרישת רגולטור, אין לבערו רק משום שחלפה התקופה הרגילה.

 

5. כמה זמן חברות ביטוח חייבות לשמור מסמכים?

חברות ביטוח וגופים מוסדיים שונים מבנקים וחברות אשראי במאפיין מרכזי אחד: משך החיים של המוצר הפיננסי. פוליסת ביטוח חיים, פוליסת בריאות, חיסכון פנסיוני או קופת גמל עשויים להימשך עשרות שנים. לעיתים התביעה או הזכות מתעוררת שנים רבות לאחר הצטרפות המבוטח. לכן שמירת מסמכים בחברות ביטוח אינה יכולה להיבחן רק לפי מחזור הנהלת חשבונות שנתי.

המסמכים המרכזיים בחברות ביטוח כוללים טופסי הצעה, הצהרות בריאות, פוליסות, נספחים, מסמכי חיתום, מסמכי מוטבים, תביעות, מסמכים רפואיים, אישורי תשלום, תכתובות עם המבוטח, החלטות יישוב תביעה, מסמכי סוכן, מסמכי שיווק ומסמכי ציות. לכל אחד מסוגי המסמכים האלה יש ערך שונה. פוליסה והצהרת בריאות הן מסמכי יסוד שיש לשמור כל עוד הזכות הביטוחית עשויה להתעורר. מסמכי תביעה נשמרים לפי תקופות ארוכות יותר מהמקובל במסמך תפעולי רגיל, בעיקר כאשר מדובר בביטוח חיים, סיעוד, בריאות או אובדן כושר עבודה.

גם בתחום הביטוח הדיגיטציה היא צורך רגולטורי ותפעולי. גוף ביטוחי שאינו מסוגל לאתר פוליסה, הצהרת בריאות או מסמך חיתום עלול להיחשף לתביעה, להחלטות רגולטוריות נגדו ולפגיעה בזכויות מבוטחים. לכן מערכת ארכיון דיגיטלי צריכה לאפשר חיפוש מהיר, שיוך לתיק מבוטח, שמירת גרסאות, הרשאות מיוחדות למידע רפואי, הצפנה ותיעוד כל צפייה במסמך רגיש.

 

6. האם מותר להשמיד מסמכי נייר לאחר סריקה?

הוראות ניהול פנקסי חשבונות של רשות המסים הן המקור המרכזי לדיון במסמכים חשבונאיים מובהקים. הן עוסקות בספרי חשבונות, תיעוד פנים, תיעוד חוץ, מסמכים ממוחשבים, הפקת מסמכים ושמירתם. רשות המסים הכירה עם השנים בצורך להתאים את דיני ניהול הספרים לסביבה הדיגיטלית, ולכן נקבעו הסדרים המאפשרים שימוש במסמכים ממוחשבים, סריקת מסמכים וניהול ארכיב דיגיטלי.

הנקודה החשובה ביותר לענייננו היא ההבחנה בין מסמך שנוצר מלכתחילה כמסמך ממוחשב לבין מסמך נייר שהתקבל מגורם חוץ ונסרק.
כאשר המסמך נוצר מלכתחילה באמצעים ממוחשבים ונחתם כנדרש, אין בהכרח מקור נייר שיש לשמור. לעומת זאת, כאשר התקבל מסמך נייר חיצוני, כגון חשבונית ספק או תיעוד חוץ, והנישום מבקש לסרוק אותו ולבער את המקור, עליו לעמוד בכללי סריקה וארכיב דיגיטלי. במסגרת כללים אלה מודגשים קריאות המסמך, הזהות למקור, סימון המסמך כמסמך סרוק, שמירה כחלק ממערכת החשבונות, הגנה מפני שינוי ואפשרות אחזור.

ביחס לשתי חתימות אלקטרוניות, יש לנסח את הדברים בזהירות מקצועית. הדרישה רלוונטית למסמך חשבונאי סרוק בהקשר של כללי הסריקה והביעור, כאשר מטרתה להבטיח זהות בין המקור לבין ההעתק הצילומי שנתקבל בהליך הסריקה. אחד הניסוחים המקצועיים המקובלים מתאר כי הקובץ הסרוק צריך להיות חתום בשתי חתימות אלקטרוניות, כאשר אחת מהן יכולה להיות אוטומטית, והן מאשרות את הזהות בין המסמך המקורי לבין ההעתק שהתקבל בסריקה. זה אינו אומר שכל טופס לקוח, כל מסמך בנקאי וכל מסמך ביטוחי חייב בשתי חתימות אלקטרוניות. המשמעות הנכונה היא שבמסמכים חשבונאיים שנכנסים למסגרת סריקה וביעור מקור, שתי חתימות הן מנגנון בקרה ראייתי ורגולטורי משמעותי.

7. מה תפקיד החתימה האלקטרונית במסמכים פיננסיים?

חוק חתימה אלקטרונית, תשס"א 2001, נועד להסדיר את מעמדן של חתימות אלקטרוניות בישראל. החוק מבחין בין חתימה אלקטרונית רגילה, חתימה אלקטרונית מאובטחת וחתימה אלקטרונית מאושרת. חתימה מאובטחת נועדה לאפשר זיהוי של בעל אמצעי החתימה, להיות ייחודית לו, להיות בשליטתו ולאפשר זיהוי שינוי במסר לאחר החתימה. חתימה מאושרת היא חתימה מאובטחת שנתמכת בתעודה אלקטרונית מאושרת שהונפקה על ידי גורם מאשר.

במסגרת  הרגולציה הקיימת בעבור מוסדות פיננסיים, חתימה אלקטרונית אינה רק החלפה של עט  הנאחזת בידו של החותם . היא חלק ממערכת הוכחה. חתימה אלקטרונית טובה משולבת עם זיהוי משתמש, הרשאות, חותמת זמן, שמירת גרסת המסמך, יומן אירועים והוכחת שלמות. לכן במסמך פיננסי חשוב, השאלה אינה רק האם מופיעה תמונת חתימה גרפית על גבי הקובץ. השאלה היא האם ניתן להוכיח מי חתם, כיצד זוהה, מה בדיוק הוצג לו, מתי חתם, האם המסמך השתנה לאחר החתימה, והאם קיימת שרשרת ביקורת מלאה.

 

8.מהו Audit Trail ולמה הוא חשוב במוסדות פיננסיים?

נתיב הביקורת והשרשרת הראייתית הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר במערכת ניהול מסמכים של גוף פיננסי. זהו יומן פעולות המתעד את מחזור חיי המסמך. יומן כזה צריך לתעד קליטה, סריקה, העלאה, צפייה, הורדה, אישור, חתימה, שינוי מטא דאטה, העברה לתיק, מחיקה, שחזור והפקה. ככל שהיומן מפורט יותר, כך קל יותר להוכיח שהמסמך נוהל ברציפות ובאופן אמין.

בתי משפט אינם מעניקים למסמך דיגיטלי אמינות אוטומטית רק משום שהוא נראה כמו מסמך. הם בוחנים את אמינות המערכת, את נהלי העבודה, את הרשאות המשתמשים, את יכולת השחזור ואת היכולת לזהות שינוי. כאשר מוסד פיננסי מציג מסמך סרוק עם שתי חתימות אלקטרוניות רלוונטיות, חותמת זמן, יומן פעולות, נתוני קליטה ושמירה במערכת שאינה מאפשרת שינוי לא מתועד, הוא מחזק משמעותית את המשקל הראייתי של המסמך. כאשר אין יומן פעולות, אין בקרה, אין חותמות זמן ואין יכולת להוכיח מי נגע במסמך, נוצר סיכון ראייתי.

המשמעות המעשית היא שמערכת ארכיון דיגיטלי אינה אמורה להיות תיקייה משותפת או מחסן קבצים. היא צריכה להיות מערכת ראייתית. עליה לשמור לא רק את הקובץ, אלא גם את ההיסטוריה שלו. עליה להגן מפני שינוי בלתי מורשה, לתעד כל גישה, לאפשר שחזור ולהפיק דוח ראייתי. במוסד פיננסי, דוח כזה עשוי להיות ההבדל בין מסמך שמתקבל כראיה חזקה לבין מסמך שהצד שכנגד מצליח לערער עליו.

 

9. סוגי מסמכים ותקופות שמירה מומלצות לפי סוג גוף.

הפרק הבא מציג מיפוי מקצועי של סוגי מסמכים מרכזיים בבנקים, חברות ביטוח וחברות כרטיסי אשראי. יש לראות בו מטריצת עבודה מקצועית ולא תחליף לייעוץ משפטי פרטני. בכל גוף פיננסי יש להתאים את התקופות להוראות הרגולטור, למדיניות הפנימית, להסכמי הלקוח, לחובות מס, לחובות פרטיות, לחובות הלבנת הון ולסיכוני תביעה.

9.1 בנקים

טופסי פתיחת חשבון, כרטיסי חתימות, מסמכי זיהוי, הצהרות נהנה ובעל שליטה, מסמכי מורשי חתימה, ייפויי כוח, הסכמי ניהול חשבון והרשאות בסיסיות: יש לשמור לכל חיי החשבון. לאחר סגירת החשבון יש לשמור לתקופה נוספת לפי מדיניות השימור, בדרך כלל לפחות שבע שנים ולעיתים יותר, בעיקר כאשר קיימת חשיפה משפטית או רגולטורית.

שאלוני הכרת לקוח, מסמכי איסור הלבנת הון, תיעוד מקור כספים, דירוג סיכון לקוח ועדכוני פרופיל: יש לשמור לכל תקופת הקשר עם הלקוח ולתקופה נוספת לאחר סיומו בהתאם לדיני איסור הלבנת הון ולמדיניות הבנק. במסמכים אלה יש חשיבות מיוחדת לשמירת גרסאות, משום שהבנק עשוי להידרש להראות מה ידע על הלקוח בנקודת זמן מסוימת.

המחאות, הוראות תשלום, הוראות העברה, טפסי הפקדה, מסמכי משיכה, הוראות קבע ותיעוד פעולות שוטפות: תקופת שמירה מקובלת היא לפחות שבע שנים, בכפוף לסוג הפעולה ולדרישות ספציפיות. כאשר פעולה קשורה לחקירה, תלונה, הליך משפטי או אירוע חריג, יש לשמור את המסמכים עד לסיום הטיפול ולאחריו לפי הנחיות משפטיות.

מסמכי הלוואות, בקשות אשראי, הסכמי הלוואה, בטוחות, ערבויות, שעבודים, לוחות סילוקין, מסמכי גבייה ותכתובות אשראי: יש לשמור לכל תקופת חיי ההלוואה ולפחות שבע שנים לאחר סילוקה או סגירתה. כאשר קיימת בטוחה, ערבות או סיכון תביעה, שמירה ארוכה יותר היא פרקטיקה סבירה. מסמכי בטוחה ושעבוד הם מסמכים מכוננים ביחס לזכות הבנק ולכן אינם מסמכים תפעוליים רגילים.

דוחות תקופתיים, אישורי יתרה, מסמכי התאמה, מסמכי מס, כרטסות ונתוני הנהלת חשבונות: ככלל יש לשמור לפחות שבע שנים לפי הדין החשבונאי והמיסויי, ובמערכת בנקאית לעיתים נשמרים פרקי זמן ארוכים יותר מטעמי שירות, ביקורת וניהול סיכונים.

9.2 חברות כרטיסי אשראי

טופסי הצטרפות להנפקת כרטיס אשראי, הסכמי לקוח, תנאי שימוש, הרשאות חיוב, מסמכי זיהוי והצהרות לקוח: יש לשמור לכל תקופת הקשר עם הלקוח ולפחות שבע שנים לאחר סיומו. מבחינה מהותית אלה מסמכי יסוד של מערכת היחסים עם הלקוח, ולכן אין להשוות אותם למסמך עסקה בודד.

מסמכי עסקאות, חיובים, ביטולי עסקאות, זיכויים, הכחשות עסקה, בירורי עסקה, Chargeback, תיעוד שירות לקוחות ותכתובות מול לקוח: תקופת שמירה מקובלת היא לפחות שבע שנים, אך יש להתחשב בתקופות מחלוקת, הליכים משפטיים, דרישות מותגי כרטיסים, דרישות רגולטוריות וצרכי גבייה.

מסמכי אשראי צרכני, הגדלת מסגרת, הלוואות בכרטיס, פריסות תשלומים, הסכמי ריבית ומסמכי גילוי נאות: יש לשמור לכל חיי האשראי ולפחות שבע שנים לאחר סיום החוב. אם קיימת מחלוקת גבייה, תיק הוצאה לפועל או תביעה, יש להאריך את השמירה עד לסיום ההליך ולתקופה נוספת לפי ייעוץ משפטי.

מסמכי בתי עסק, הסכמי סליקה, תנאי הצטרפות, מסמכי ניכיון, ערבויות, מסמכי סיכון ובדיקות ציות: יש לשמור לכל תקופת הקשר עם בית העסק ולפחות שבע שנים לאחר סיומו. כאשר מדובר בבית עסק בסיכון מוגבר, אירוע הונאה או מחלוקת סליקה, נדרשת שמירה ארוכה יותר.

חשבוניות ספקים, קבלות, תיעוד חוץ, תיעוד פנים והנהלת חשבונות של חברת כרטיסי האשראי עצמה: ככלל יש לשמור לפחות שבע שנים. כאשר מבקשים לסרוק ולבער מקור נייר של תיעוד חוץ, יש לפעול לפי כללי רשות המסים לסריקה וארכיב דיגיטלי, ובכלל זה מנגנוני חתימה ובקרה מתאימים.

 

9.3 חברות ביטוח וגופים מוסדיים

פוליסות ביטוח, הצעות ביטוח, הצהרות בריאות, מסמכי חיתום, נספחים, החרגות, מסמכי מוטבים ושינויי מוטבים: יש לשמור לכל חיי הפוליסה ולתקופה נוספת לאחר סיומה. בביטוחי חיים, בריאות, סיעוד ופנסיה יש הצדקה לשמירה ארוכה במיוחד, משום שהזכות עשויה להתעורר שנים רבות לאחר יצירת המסמך.

מסמכי תביעה, מסמכים רפואיים, חוות דעת, החלטות יישוב תביעה, תכתובות עם מבוטח וסוכן, אישורי תשלום ודחיית תביעה: יש לשמור לפחות שבע שנים לאחר סיום הטיפול בתביעה, ובמוצרים ארוכי טווח לעיתים הרבה מעבר לכך. מידע רפואי מחייב בקרת הרשאות מוגברת ותיעוד צפיות.

מסמכי גבייה, פרמיות, קבלות, חשבוניות, התאמות, דיווחי מס ודוחות חשבונאיים: ככלל יש לשמור לפחות שבע שנים, בהתאם לדיני המס והחשבונאות. כאשר המסמך קשור לזכות בטיחות או פנסיונית פעילה, יש לשמור אותו לפי חיי הזכות ולא רק לפי כלל שבע השנים.

מסמכי סוכן, מסמכי שיווק, גילוי נאות, הקלטות מכירה, מסמכי הסכמה להצטרפות, מסמכי שינוי מסלול או שינוי כיסוי: יש לשמור לכל תקופת הקשר הרלוונטי ולתקופה נוספת שתאפשר בירור תלונות ותביעות. בתחום הביטוח יש חשיבות מיוחדת להוכחת מה נאמר ללקוח במועד המכירה ומהם התנאים שהוצגו לו.

10. מדוע סריקה וארכיב דיגיטלי חיוניים למוסדות פיננסיים?

צמצום סיכונים משפטיים

סריקת חומר פיננסי אינה פעולה משרדית פשוטה. כאשר מבצעים אותה נכון, היא יוצרת עותק דיגיטלי שניתן לנהל, לאבטח, לחפש ולהציג. כאשר מבצעים אותה ללא בקרות, היא יוצרת סיכון. מסמך שנסרק באיכות נמוכה, ללא בקרה, ללא חתימה, ללא חותמת זמן וללא נתיב ביקורת, עשוי להפוך לראיה חלשה. לעומת זאת, מסמך שנסרק בתהליך מבוקר ומקושר ליומן פעולות מלא מקבל ערך ראייתי משמעותי.

שיפור ביקורת וציות

שתי חתימות אלקטרוניות במסמכים חשבונאיים סרוקים משרתות מטרה ברורה. חתימה אחת יכולה לשקף את ביצוע הסריקה או את אישור המערכת שהקובץ התקבל. חתימה נוספת יכולה לשקף אישור בקרה, אישור זהות למקור או חתימה אוטומטית של מערכת הארכיב. יחד הן יוצרות הפרדה בין ביצוע לבין אישור. הפרדה זו חשובה בעולם ביקורת, משום שמבקר פנימי או רואה חשבון יעדיפו לראות שלא אותו מנגנון בלבד ביצע את כל התהליך ללא בקרה נוספת.

שיפור זמני שליפה והגנה מאובדן

הדבר נכון במיוחד במוסדות פיננסיים שבהם מסמך עשוי להשפיע על זכות כספית, חבות, חוב, הרשאה או תביעה. כאשר כל מסמך מקבל מזהה חד ערכי, חותמת זמן, חתימה אלקטרונית, נתוני מקור, שדות מטא דאטה, שיוך לתיק לקוח ושמירה בארכיב מאובטח, הארגון יכול להציג לבית המשפט ולרגולטור לא רק את המסמך, אלא גם את סיפור חייו. זהו לב התפיסה של רציפות ניהול המסמך.

11. כיצד מערכת Archive1Cloud מסייעת לעמוד בדרישות הרגולציה?

לאור מכלול הדרישות הרגולטוריות, המשפטיות והתפעוליות שנבחנו במאמר זה, ניתן לבחון כיצד מערכת Archive 1 cloud נותנת מענה מעשי לאתגרים העומדים בפני חברות כרטיסי האשראי בישראל. חברות כרטיסי אשראי נדרשות לנהל מיליוני מסמכים לאורך מחזור חיי הלקוח, החל מטופס ההצטרפות הראשוני, דרך מסמכי זיהוי, הסכמי אשראי, תיעוד עסקאות, מסמכי ציות והלבנת הון, ועד למסמכים הנדרשים במסגרת ביקורת, תביעה, גבייה או דרישת רגולטור.

האתגר המרכזי אינו אחסון בלבד. חברת אשראי צריכה לדעת מי יצר את המסמך, מי אישר אותו, מתי נוצר, האם השתנה, מהי הגרסה המחייבת, מי צפה בו, מי הוריד אותו, האם התקיימה חתימה, והאם ניתן להציגו כראיה אמינה.
Archive 1 Cloud מספקת שכבת ניהול מסמכים המיועדת בדיוק למבחן הזה: ניהול תיק לקוח, ניהול הרשאות, תיעוד פעולות, חותמות זמן, חתימות אלקטרוניות, גיבויים, אפשרות אינטגרציה למערכות ליבה ושמירה מאובטחת.

המערכת מתאימה במיוחד לניהול מסמכים מכוננים של לקוח אשראי. טופס הצטרפות לכרטיס, מסמכי זיהוי, הצהרות, הרשאות חיוב, הסכמי מסגרת, מסמכי הגדלת אשראי ותיעוד תנאי הצטרפות יכולים להישמר כחלק מתיק דיגיטלי אחד.
כך החברה אינה תלויה בחיפוש ידני בארכיוני נייר, ואינה מסתכנת באובדן מסמך קריטי כאשר מתעוררת מחלוקת עם לקוח.

יתרון מרכזי נוסף הוא יצירת שרשרת ראייתית מלאה  מערכת Archive 1 Cloud מאפשרת תיעוד של קליטה, סריקה, צפייה, אישור, חתימה, שינוי מטא דאטה והפקה. כאשר היומן מוצפן ואינו ניתן לעריכה חופשית, הוא מהווה בסיס חזק להצגת המסמך בפני מבקר, רואה חשבון, בנק ישראל או בית משפט. במונחי סיכון, הדבר מפחית את התלות בזיכרון עובדים ובתיקיות לא מבוקרות..

במסמכים חשבונאיים סרוקים, המערכת יכולה לתמוך בתהליך הכולל סימון מסמך סרוק, שמירת הקובץ כחלק ממערכת החשבונות, חתימות אלקטרוניות, חותמת זמן ונתיב ביקורת. כך ניתן לחזק את הטענה שהעותק הדיגיטלי הוא עותק נאמן למקור, ולנהל את המסמך בהתאם לכללי ארכיב דיגיטלי. בנוסף, כאשר המערכת תומכת בתהליכי חתימה של לקוח, נציג וגורם מאשר, ניתן ליצור  שרשרת ראייתית ברורה להוכחת הסכמה ואישור.

מבחינת אבטחת מידע  המערכת שלנו נותנת מענה לצורך בהצפנה במנוחה ובהעברה, הפרדת לקוחות לוגית, בקרת הרשאות, תיעוד גישה, גיבויים והתאוששות מאסון. במערכת פיננסית, גישה למסמך אינה יכולה להיות פתוחה לכל עובד. יש צורך בהרשאות לפי תפקיד, לפי תיק, לפי רגישות ולפי סוג פעולה. תיעוד כל צפייה במסמך רגיש מאפשר חקירה פנימית במקרה של חשד לדליפת מידע או שימוש לא מורשה.

למערכת יש ערך נוסף בתהליכי ביקורת. מבקר פנימי, רואה חשבון או רגולטור עשויים לדרוש מדגם מסמכים, הוכחת חתימה, תיעוד פעולות או הפקת דוח על מסמך מסוים. מערכת שמאפשרת שליפה מיידית, חיפוש לפי שדות, הצגת היסטוריית פעולות והפקת דוח ביקורת מקצרת את זמן המענה ומקטינה את הסיכון לממצא ביקורת. זהו יתרון תפעולי ורגולטורי משמעותי.

לבסוף, יכולות וסינון קבצים לפני קליטה רלוונטיות מאוד לחברות כרטיסי אשראי. גופים אלה מקבלים מסמכים ממקורות רבים: לקוחות, בתי עסק, ספקים, עורכי דין, סוכנים ומערכות חיצוניות. כל קובץ כזה עלול לשאת סיכוני סייבר. תהליך הלבנה לפני קליטה מפחית את הסיכון שהארכיון עצמו יהפוך לערוץ חדירה לארגון. שילוב, הרשאות, חתימות  וגיבויים הופך את  המערכת  מארכיב  מסמכים למערכת ניהול ראיות ותאימות..

 

12. לסיכום, כיצד מוסדות פיננסיים יכולים לעמוד בדרישות שמירת המסמכים בישראל?

המוסדות הפיננסיים בישראל נדרשים לנהל מסמכים בצורה אמינה, רציפה ומבוקרת. הבנקים מחויבים לשמור מסמכי יסוד של חשבון לכל חיי הקשר עם הלקוח ולנהל מסמכים תפעוליים וחשבונאיים לפי תקופות שימור מוגדרות. חברות כרטיסי אשראי נדרשות לשמור טופסי הצטרפות, מסמכי אשראי, הרשאות, מסמכי עסקה ומסמכי ציות באופן המאפשר להוכיח הסכמה, חיוב וזכויות. חברות ביטוח נדרשות לשמור מסמכים לתקופות ארוכות במיוחד בגלל אופי המוצרים הביטוחיים והפנסיוניים.

הרגולציה המודרנית אינה מסתפקת בשאלה היכן נמצא הנייר. היא בוחנת האם ניתן להוכיח שהמסמך אותנטי, שלם, שמור, נגיש וניתן להצגה. לכן סריקה, חתימה אלקטרונית, חותמת זמן, הרשאות, גיבויים ונתיב ביקורת הם לא תוספות טכנולוגיות, אלא חלק ממערך ציות וראיות. במסמכים חשבונאיים הנסרקים לצורך ביעור מקור, שתי חתימות אלקטרוניות הן מנגנון בקרה מרכזי להוכחת זהות בין המקור לבין ההעתק הסרוק, כאשר הן מיושמות בהקשר הנכון של כללי רשות המסים והוראות ניהול ספרים.

Archive 1 Cloud מתאימה לצרכים אלה משום שהיא נותנת מענה משולב לניהול מסמכים, חתימה אלקטרונית, , אבטחת מידע, אינטגרציה, גיבוי, התאוששות מאסון ותיעוד מחזור חיי המסמך. עבור חברות כרטיסי אשראי, שבהן כל טופס הצטרפות, כל הרשאת חיוב וכל מסמך אשראי עשויים להפוך לראיה קריטית, מערכת כזו אינה רק כלי תפעולי. היא שכבת הגנה משפטית ורגולטורית.
לפרטים נוספים נשמח לסייע לכם ולתת מענה לכלל הצרכים בבואכם לבחון הקמת ארכיב דיגיטלי המאפשר לכם ניהול הדוק אמין ויעיל.