סוגי חתימות דיגיטליות ואלקטרוניות בארגונים- המדריך המלא למערכת Archive1Cloud
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה בתחום אבטחת המידע
מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 28
בעולם הארגוני המודרני, חתימה על מסמך איננה עוד פעולה טכנית בלבד. חתימה היא נקודת מפגש בין משפט, טכנולוגיה, אבטחת מידע, אחריות ניהולית, זרימת עבודה, שירות ללקוח והוכחת רצון והסכמה. במשך שנים רבות ארגונים נאלצו לבחור בין שתי חלופות חלקיות. מצד אחד מסמך מודפס עם חתימה ידנית, ומצד שני קובץ דיגיטלי שאומנם עובר במהירות, אך חסרה בו מסגרת מסודרת של אישור, זיהוי, תיעוד, מעקב ושמירת גרסאות. מכאן נולד הצורך האמיתי במערכת ארכיב דיגיטלי מתקדמת שמחברת בין ניהול מסמכים, ניהול הרשאות, תהליכי חתימה, סבבי אישור, תיעוד פעולות ויכולת שליפה ובקרה ברמה ארגונית אחת.
בחרתי הפעם לפרוש בפניכם את היכולות שפיתחנו במערכת Archive1Cloud בכל הנוגע לחתימות הדיגיטליות והאלקטרוניות ולתת את כל המידע בסקירה אחת מרכזת.
חשוב להבחין בין כמה שכבות שונות של חתימה. יש חתימה פנימית ארגונית המבוססת על זיהוי המשתמש במערכת. יש חתימה אלקטרונית מאושרת, הנתמכת במסגרת החוק הישראלי ובגורמים מאשרים רשומים. יש חתימה מרחוק מול לקוחות, ספקים ועובדים באמצעות טפסים ושדות מילוי. ויש גם סבבי אישורים ארגוניים, טוריים או מקביליים, שבהם חתימה איננה רק פעולה משפטית אלא שלב בתוך תהליך עסקי. מבחינת ארגון עסקי, ההבחנה בין השכבות הללו חשובה מאוד, משום שלא כל מסמך דורש אותה רמת תוקף, ולא כל תהליך מחייב אותה רמת פורמליות.
המשמעות עבור ארגון היא ברורה. לא כל חתימה דיגיטלית נועדה לאותה מטרה, ולא כל מסמך דורש אותה רמת תוקף. יש מצבים שבהם די בהחלט בהזדהות משתמש ובאישורו בתוך מערכת ארגונית. יש מצבים שבהם רצוי לשלוח מסמך למילוי ולחתימה גרפית מרחוק. ויש מצבים שבהם נדרשת חתימה אלקטרונית מאושרת, למשל מול גופי מדינה, מערכות ממשלתיות או שימושים הדורשים תעודה אלקטרונית מאושרת. לכן, היתרון הגדול של פלטפורמה רחבה כמו Archive1Cloud איננו רק עצם קיומה של חתימה, אלא היכולת להעמיד לארגון מעטפת שלמה של סוגי חתימה ותרחישי שימוש תחת מערכת אחת.
במאמר זה נסביר את ההבדלים בין סוגי החתימות וכיצד מערכת ארכיב דיגיטלי כמו Archive1Cloud מאפשרת לנהל אותן במסגרת אחת.
1. אילו סוגי חתימות קיימים במערכת ארכיב דיגיטלי?
1.1 חתימה פנימית ארגונית המבוססת על זיהוי המשתמש במערכת.
הסוג הראשון הוא החתימה הפנימית, או אם לדייק, חתימה ארגונית מבוססת זהות משתמש. במודל זה, המשתמש מגדיר את עצמו כחוֹתם במערכת, מזדהה כמשתמש מורשה, והמערכת קושרת בין הזהות שלו, ההרשאות שלו, זמן הפעולה שלו וסוג הפעולה שביצע. החתימה כאן היא למעשה ההצהרה האישית של המשתמש כי הוא עבר על המסמך, קרא אותו, אישר אותו או חתם עליו בהתאם להרשאותיו ולתפקידו.
מבחינה תפעולית, זהו מנגנון חזק מאוד. הוא מאפשר לארגון להבדיל בין קריאה, אישור, הערה, אישור תוכן ואישור ביצוע. החתימה יכולה להופיע כחתימה גרפית על גבי המסמך, אך היא יכולה גם להיות אישור צד, כלומר אישור תהליכי או לוגי שמראה כי המשתמש שזוהה אכן אישר את המסמך. בעולם העסקי, זהו שימוש חשוב מאוד, משום שחלק גדול מן האינטראקציות הארגוניות אינן דורשות בהכרח תעודה מאושרת של המדינה, אלא ודאות פנימית, בקרה, אחריות ותיעוד.
היתרון הגדול כאן הוא שהחתימה אינה מנותקת מן הארגון. החותם איננו אדם אנונימי הלוחץ על כפתור כלשהו. הוא משתמש מערכת מזוהה, משויך ליחידה ארגונית, לכרטיס עובד, להרשאות ולתפקיד. לכן, כאשר הוא מאשר מסמך, המערכת יודעת לקשור את הפעולה לאדם הנכון, לזמן הנכון ולתהליך הנכון. זהו הבדל מהותי בין ארכיב דיגיטלי ארגוני לבין פתרונות חתימה נקודתיים שעומדים בפני עצמם. החתימה נשמרת יחד עם המסמך, עם ההיסטוריה שלו, עם תיק הלקוח או תיק העובד שאליו הוא שייך, ועם כלל המטא דאטה הרלוונטי. כך נוצר לא רק אישור אלא גם זיכרון ארגוני אמין.
1.2 חתימה אלקטרונית מאושרת.
הסוג השני הוא חתימה אלקטרונית מאושרת. באופציה זו החותם למעשה מקבל גושפנקא רשמית של המדינה, משום שהוא זוהה באופן רשמי, והחתימה המופיעה במערכת היא אכן חתימתו של האדם על פי המסגרת המאושרת. בישראל הזיהוי מבוצע מול גופים מאושרים ובהם פרסונל איי די וקומסיין. במערכת של Archive1Cloud ניתן להטעין את פרטי החותם המאושרים לשרת חתימות של פרסונל איי די, וכך לאפשר מסלול חתימה בעל תוקף חזק במיוחד.
כאן ההבדל הוא מהותי. בעוד שהחתימה הפנימית הארגונית מבוססת על זהות המשתמש בתוך המערכת, החתימה האלקטרונית המאושרת מוסיפה רובד רשמי ומוכר ברמה גבוהה יותר. המשמעות היא תוקף רחב יותר עבור תרחישים שבהם יש דרישה מפורשת או רגישות גבוהה יותר לאימות זהות החותם. חתימה זו קבילה גם מול רשויות המדינה, ובהן מס הכנסה, ביטוח לאומי, מע"מ, רשות המיסים, תצהירים לבית המשפט ורשויות מדינתיות או עירוניות שונות.
חשוב מאוד לעשות כאן הבחנה נכונה. העובדה שלחתימה אלקטרונית מאושרת יש תוקף גבוה יותר אינה אומרת שכל מסמך עסקי חייב להשתמש בה. להפך. בעולמות העסקיים, בין אם בישראל ובין אם בחו"ל, ארגונים רבים מסתפקים בחתימה פנימית במערכת ארכיב דיגיטלי המשתמשת בזיהוי המשתמש ובחתימתו כתהליך קביל וחוקי לחתימה על מסמכים, הסכמים ותכתובות מסוגים רבים. היתרון של Archive1Cloud הוא בכך שהיא מאפשרת לשלב בין שני העולמות. מצד אחד נוחות תפעולית מלאה. מצד שני אפשרות למסלול מאושר וחזק יותר כאשר נדרש. כך הארגון אינו כבול למסלול אחד בלבד, אלא יכול לבחור בכל עת את רמת התוקף והפורמליות המתאימה לסוג המסמך ולקהל היעד שלו.
1.3 חתימה מרחוק ללקוחות, ספקים, עובדים ומשתמשי מערכת אחרים.
הסוג השלישי הוא שליחת מסמכים מרחוק לחתימה. זהו אחד השימושים החשובים והנפוצים ביותר במערכת ארכיב דיגיטלי. באפשרות זו ניתן לשלוח לכל נמען מסמך לחתימה. המסמך יכול לכלול שדה מילוי אחד או שדות מרובים, כמעין טופס מובנה. הנמען נדרש למלא את חתימתו הגרפית או המודפסת, לעיתים בשילוב חותמת ארגונית המוטענת מראש, או לאשר מסמך בדרך אחרת. בנוסף, אפשר לאפשר מילוי של שדות מרובים, כגון שם, כתובת, טלפון, מספר זיהוי, תפקיד, הערות ותכנים נוספים לפי הצורך העסקי.
זהו יתרון חשוב מאוד, משום שהמסמך מפסיק להיות קובץ סגור והופך לכלי פעולה. לדוגמה, סוכני ביטוח משתמשים באופציה זו כדי לשלוח למבוטח פרטי פוליסה חדשה, לאפשר לו למלא פרטים בטופס מובנה, ולבסוף גם לחתום גרפית אם מדובר באדם פרטי או בחברה. אותו עיקרון מתאים גם להסכמי שירות, טפסי קליטה לעובדים, אישורי מסירה, טפסי עדכון פרטים, התחייבויות, הסכמי ספקים, טפסי הרשאה ותיעוד קבלת ציוד.
היתרון של Archive1Cloud בהקשר זה הוא בכך שהחתימה מרחוק איננה אירוע מנותק. לאחר שהטופס נשלח, מולא ונחתם, התוצר איננו נשאר תלוי בפלטפורמת חתימה חיצונית בלבד, אלא יכול להישמר בתוך התיק הנכון בארכיב, להיות משויך ללקוח הנכון, לעובד הנכון, או לספק הנכון, ולהפוך לחלק מן הזיכרון הארגוני. במקום שהמסמך החתום יישלח במייל ויחכה שמישהו ישמור אותו ידנית במקום הנכון, המערכת מבצעת את החיבור באופן מובנה. זהו יתרון קריטי לארגונים שרוצים סדר, עקביות ובקרה אמיתית.
ניתן להשתמש בחתימה מרחוק גם בחתימה מתוך המערכת וגם לשלב חתימה אלקטרונית מאושרת.
1.4 חתימה שהיא אישור טכני של מסמך ללא חתימה גרפית.
לא כל מסמך מחייב חתימה גרפית מלאה. במקרים רבים די באישור טכני של מסמך או טופס, ללא חתימה גרפית, אלא רק באישור בסימון וי. המערכת יכולה לתעד שהיא זיהתה את החותם, שהנמען אכן קיבל את המסמך, עבר עליו ואישר אותו. פתרון כזה מתאים במיוחד למצבים של אישור קריאה, אישור קבלת נוהל, הסכמה לתנאים, אישור עדכון פרטים או אשרור של מסמך שאין צורך להעמיס עליו הליך חתימה גרפי מלא.
זהו יתרון תפעולי חשוב מאוד. כאשר כל מסמך מחייב חתימה מורכבת, התהליך הארגוני נהיה כבד, איטי ולעיתים מיותר. כאשר המערכת יודעת להבחין בין חתימה משפטית מלאה לבין אישור טכני או אישור קריאה, הארגון משיג איזון נכון בין שליטה לבין יעילות. כך ניתן להטמיע תרבות של אישור דיגיטלי רחב יותר בארגון, משום שגם תהליכים קלים ופשוטים מקבלים מענה מסודר ולא נשארים תלויים במיילים, בשיחות טלפון או בזיכרון של עובדים.
1.5 סבבי חתימות ואישורים טוריים או מקביליים.
אפשרות נוספת היא השימוש במערכת כמערכת אישורים בסבב אישורים ארגוני. המסמך יכול לעבור סבב טורי, שבו מורשי חתימה או מאשרים חותמים זה אחר זה לפי סדר קבוע, או סבב מקבילי, שבו כמה גורמים יכולים לאשר במקביל. אפשר להגדיר שהמסלול יהיה לצורך אישור בלבד, לאישור קריאה, לחתימה מלאה על המסמך, או לשילוב של כמה שלבים שונים. בסיום, המסמך חוזר למוען הראשי ששלח אותו, כאשר כל שרשרת האישורים והחתימות מתועדת בצורה מלאה.
אופציה זו מובילה במיוחד במחלקות רכש, מחלקות כספים, מחלקות משאבי אנוש וכן במחלקות משפטיות בארגונים. כאשר הזמנה, הסכם, חוזה, תזכיר, החלטה או טופס חייבים לעבור דרך כמה בעלי תפקידים, המערכת מבטיחה שאיש לא יישכח, שאף שלב לא ידולג, ושכל תהליך יישמר באופן שקוף וברור. מעבר לכך, ניתן לבנות מסלולים שונים לסוגי מסמכים שונים. מסמך פיננסי יכול לעבור מסלול אחד, מסמך משאבי אנוש מסלול אחר, והסכם משפטי מסלול אחר לחלוטין. בכך המערכת מתאימה את עצמה להיגיון הארגוני ולא כופה על הארגון מבנה קשיח שאיננו תואם את עבודתו.
2. מה היתרונות של מערכת חתימות בתוך ארכיב דיגיטלי?
2.1 שילוב חתימה עם ניהול המסמך לאורך כל מחזור החיים
בפתרונות שוק רבים, החתימה היא לב המוצר, ואילו שמירת המסמך לאחר מכן היא שאלה נפרדת. ב Archive1Cloud, החתימה היא חלק ממחזור החיים של המסמך. המסמך נוצר, נשלח, ממולא, מאושר, נחתם, נשמר, מקוטלג, משויך לתיק וממשיך להיות נגיש ונחפש בעתיד. זהו יתרון עמוק ומשמעותי, משום שהארגון אינו זקוק למערכות נפרדות לכל שלב. כל המעורבים עובדים על אותה תשתית, תחת אותן הרשאות, באותו סדר לוגי ובאותו מנגנון בקרה. כך נחסכים מעברים בין מערכות, העתקות, טעויות ואובדן מידע בדרך.
2.2 שילוב בין כמה רמות תוקף תחת מערכת אחת.
אחד היתרונות הבולטים של Archive1Cloud הוא האפשרות לעבוד במקביל עם כמה שכבות חתימה. מסמכים פנימיים יכולים להיחתם באמצעות חתימת משתמש מערכת. מסמכים רגישים יותר יכולים לעבור מסלול של חתימה אלקטרונית מאושרת. מסמכים שירותיים יכולים להישלח לנמענים חיצוניים למילוי וחתימה גרפית. והכול תחת מעטפת אחת. מערכות רבות בשוק מציעות רק חלק מן היכולות הללו, ולכן הארגון נאלץ לשלב כמה מוצרים שונים, דבר היוצר מורכבות, עלויות, כפילויות ותלות בתשתיות נפרדות.
2.3 התאמה לעולמות עסקיים ולעולמות רגולטוריים.
בפועל, לא כל מסמך עסקי דורש חתימה מאושרת. יתרה מכך, בעולם העסקי רוב התהליכים דורשים בעיקר ודאות, זיהוי, תיעוד ונוחות. לכן, היכולת של Archive1Cloud לאפשר גם חתימה פנימית ארגונית נוחה ומהירה וגם מסלול מאושר כאשר נדרש, היא יתרון אסטרטגי של ממש. הארגון איננו נאלץ לבחור בין מערכת כבדה מדי לבין מערכת קלה מדי. הוא מקבל רצף של אפשרויות לפי הצורך. כאשר נדרש תוקף גבוה יותר, המערכת יודעת לספק אותו. כאשר נדרש תהליך מהיר ופשוט, המערכת יודעת לא להכביד לשווא.
2.4 גמישות מסמכים, טפסים ותהליכים.
לא כל מסמך הוא חוזה. יש הסכמים, מזכרים, אישורים, נהלים, טפסי קליטה, טפסי שירות, טפסי עדכון פרטים, הצהרות, הוראות ותיעוד קריאה. Archive1Cloud יודעת להתמודד עם מגוון זה באמצעות חתימה גרפית, חתימה מודפסת, סימון וי, חותמת מוטענת מראש, שדות מילוי מרובים ואישורי קריאה. בכך המערכת מתאימה את עצמה למציאות הארגונית בפועל. זהו יתרון מעשי מאוד, משום שארגון שמנסה לכפות אותו תהליך חתימה על כל סוג מסמך יוצר עומס, התנגדות ותחושת סרבול. מערכת טובה יודעת לתת לארגון ארגז כלים ולא פטיש אחד בלבד.
2.5 קיצור זמני טיפול והאצת תהליכים.
אחד היתרונות הגדולים ביותר של מערכת חתימות משולבת בארכיב דיגיטלי הוא קיצור דרמטי של זמני טיפול. במקום להדפיס, לשלוח ידנית, לחכות, לרדוף, לסרוק מחדש, להעלות למערכת, להעתיק לכונן ולעדכן מיילים, הכול מתרחש במסלול דיגיטלי אחד. הארגון פועל מהר יותר, נקי יותר ומדויק יותר. המסמך נוצר פעם אחת, יוצא פעם אחת, נחתם או מאושר פעם אחת, ונשמר בצורה מבוקרת. כל חוליה מיותרת נעלמת. המשמעות היא חיסכון בזמן של עובדים, של מנהלים, של לקוחות ושל ספקים, יחד עם ירידה חדה בכמות הטעויות.
2.6 מעקב ותזכורות אוטומטיות לחותמים
זהו אחד היתרונות החשובים ביותר מבחינה ניהולית. במערכת Archive1Cloud אין צורך להמתין באופן פסיבי לחתימה ולקוות שהנמען יזכור להשלים את התהליך. המערכת עוקבת אחרי החותם, יודעת היכן נעצר התהליך ומתזכרת אותו עד לסיום החתימה על ההסכם, המזכר, האישור או הטופס. בכך נוצר חיסכון ניכר בזמן לארגון, משום שמנהלים, אנשי רכש, אנשי כספים, משאבי אנוש ואנשי שירות אינם נאלצים לרדוף באופן ידני אחרי חותמים, לשלוח שוב ושוב הודעות או להתווכח האם המסמך הגיע, נפתח או אושר.
המשמעות המעשית רחבה מאוד. כל פעולה מתועדת, כל שלב רשום וכל אישור נשמר. לכן, אף גורם בארגון אינו יכול לומר לא קיבלתי, לא ראיתי, לא אישרתי או לא ידעתי. המערכת מציגה את שליחת המסמך, את פתיחתו, את שלב האישור, את שלב החתימה ואת הסטטוס הסופי. בכך מצטמצמות כמעט לחלוטין טעויות, דחיות מיותרות, התחמקויות, תירוצים ופערי תקשורת פנימיים. כאשר כל התהליך מנוהל, מתועד ונמדד, הארגון עובד מהר יותר, באופן מחייב יותר ועם רמת אחריות גבוהה יותר. זהו יתרון שקשה להגזים בחשיבותו, משום שבפועל חלק ניכר מן העיכובים הארגוניים איננו נובע מחוסר מקצועיות אלא מהיעדר מערכת שמחייבת מעקב, תזכורת וסגירת מעגל.
2.7 שקיפות מלאה ובקרה ניהולית
במערכת כזו לא רק החותם רואה את המסמך. גם הארגון יכול לדעת בדיוק מהו סטטוס המסמך. האם נשלח. האם נפתח. האם מולא. האם אושר. האם נחתם. האם הוחזר. האם נתקע אצל גורם מסוים. זהו שינוי עמוק לעומת עבודה באמצעות מיילים, מסמכים מצורפים או תיקיות רשת שבהן אין למעשה שליטה אמיתית על קצב ההתקדמות. כאשר למנהלים יש לוח בקרה ברור, הם יכולים להתערב בזמן, לקצר זמני טיפול ולזהות צווארי בקבוק לפני שהם הופכים לבעיה.
2.8 צמצום טעויות וגרסאות סותרות
כאשר אין מערכת חתימות מסודרת, מסמך יכול להישלח בכמה גרסאות, להיחתם לא על הקובץ הנכון, לחזור למייל הלא נכון או להישמר במקום שגוי. מערכת ארכיב דיגיטלי עם מנגנון חתימות מפחיתה מאוד את הבעיות הללו, משום שהיא קובעת תהליך אחד, עותק אחד נשלט, מסלול אחד מתועד ותוצאה סופית אחת הנשמרת במקום ברור. בכך פוחתות טעויות אנוש, ופוחת גם הסיכון שמחלקות שונות יעבדו על גרסאות סותרות של אותו מסמך.
2.9 שיפור השירות ללקוחות ולספקים.
מערכת המאפשרת לחתום מרחוק, למלא טפסים בקלות ולאשר מסמכים בלי צורך בהדפסה, סריקה או הגעה פיזית, משפרת מאוד גם את חוויית הלקוח ואת חוויית הספק. במקום תהליך מייגע, הלקוח מקבל מסלול פשוט וברור. במקום להסתבך בטפסים, הוא משלים את הפעולה במהירות. גם הארגון נהנה, משום שהתהליך מסתיים מהר יותר והמסמך חוזר אליו בצורה מסודרת. בעולם תחרותי, גם חוויית החתימה היא חלק מן השירות.
2.10 התאמה למחלקות שונות בארגון.
מחלקת רכש זקוקה למסלולי אישור הזמנות והתחייבויות. מחלקת כספים זקוקה לאישורי תשלום, אישורי ספקים והסכמים. מחלקת משאבי אנוש זקוקה לטפסי קליטה, נהלים, הצהרות ואישורי עובדים. המחלקה המשפטית זקוקה למסלולים מדויקים, שקופים ומתועדים. יתרון גדול של Archive1Cloud הוא שכל המחלקות הללו יכולות לעבוד באותה מערכת, מבלי שכל אחת תשתמש במוצר נפרד. אחידות כזו מקטינה עלויות הדרכה, מגבירה שליטה ומשפרת את רמת השירות הפנימי בין המחלקות.
2.11 ביסוס משמעת ארגונית ותרבות אחריות.
כאשר העובדים יודעים שכל מסמך נשלח, נפתח, אושר או לא אושר, ושהמערכת מתעדת את הדברים באופן שאינו ניתן להכחשה, נוצרת גם תרבות עבודה אחרת. אנשים מבינים שהתהליך איננו המלצה בלבד. הוא תהליך מחייב. אין מקום לטענה כי המסמך לא הגיע, לא נקרא או נשכח במקרה. משמעת ארגונית טובה יותר היא תוצאה ישירה של מערכת תהליכית טובה יותר. כך מתגבשת גם תרבות של אחריות אישית. כל גורם בארגון יודע מה נדרש ממנו, עד מתי, ומהו הסטטוס שלו ביחס לשאר השלבים.
2.12 חיזוק אבטחת המידע והבקרה על מסמכים חתומים.
כאשר חתימות מתבצעות כחלק ממערכת ארכיב דיגיטלי ולא באמצעות קבצים מפוזרים במיילים או על מחשבי עובדים, גם אבטחת המידע משתפרת. המסמכים אינם מתפזרים בין תיבות דואר, תיקיות מקומיות וגרסאות לא מבוקרות. הם נשמרים בסביבה מנוהלת, תחת הרשאות, לוגים, אפשרויות בקרה ומדיניות ארגונית אחידה. המשמעות היא פחות סיכון לדליפת מסמכים, פחות סיכון לשמירה במקום לא נכון, ופחות חשש שגורם לא מורשה יקבל גישה לגרסה חתומה של מסמך רגיש.
3. במה Archive1Cloud בולטת לעומת מערכות אחרות בשוק?
חשוב לנסח זאת באופן מאוזן ומקצועי. בשוק קיימות מערכות מצוינות לחתימות דיגיטליות, לטפסים, לזרימות עבודה ולניהול אישורים. עם זאת, במקרים רבים כל מערכת מדגישה תחום מסוים בלבד. יש מערכות שמצטיינות בחתימה חיצונית מול לקוחות אך חלשות יותר בניהול תיקי מסמכים. יש מערכות חזקות בטפסים אך אינן בנויות כארכיב ארגוני מלא. יש מערכות טובות לתהליכי אישור, אך לא תמיד משולבות עם היררכיית הרשאות, שימור מסמך וזיכרון ארגוני. היתרון של Archive1Cloud הוא בכך שהיא מחברת כמה שכבות שבמקומות אחרים מפוזרות בין כמה מוצרים.
ראשית, היא מאפשרת חתימה פנימית מבוססת משתמש מערכת כחלק מהזדהות ארגונית. שנית, היא מאפשרת שילוב אפשרי של חתימה אלקטרונית מאושרת באמצעות שרת חתימות של פרסונל איי די. שלישית, היא מאפשרת טפסים ושדות מילוי עבור נמענים חיצוניים ופנימיים. רביעית, היא מאפשרת אישור קל או סימון וי כאשר אין צורך בחתימה גרפית. חמישית, היא מאפשרת סבבי חתימה טוריים ומקביליים עבור מחלקות ארגוניות שונות. ושישית, היא מחברת הכול לעולם הארכיב, התיק, ההרשאות, התיעוד והחיפוש.
במילים אחרות, היתרון הבולט שלה איננו בכך שיש בה רק פונקציית חתימה, אלא בכך שהחתימה יושבת בתוך מערכת ארכיב דיגיטלי רחבה. עבור ארגון, זהו הבדל משמעותי מאוד. במקום להחתים במסלול אחד, לשמור במקום שני, לנהל הרשאות במקום שלישי ולנהל תיקי לקוח במקום רביעי, כל השכבות חוברות זו לזו. זהו יתרון של עומק ולא רק של נוחות. הוא משפיע על רמת השליטה, על רמת האמינות, על רמת היעילות ועל היכולת של הארגון לגדול בלי לאבד סדר.
4. מה הערך של חתימה דיגיטלית בארגונים ?
4.1 סוכן ביטוח: חתימה על פוליסות ביטוח מול לקוחות.
סוכן ביטוח שולח למבוטח מסמך פוליסה חדשה. הנמען מקבל טופס מובנה, משלים פרטים חסרים, מסמן אישורים נדרשים וחותם חתימה גרפית. בסיום, המסמך נשמר אוטומטית בתיק הלקוח. כאן יש חיסכון בשיחות, במיילים, בטעויות הקלדה ובשמירה כפולה. גם הסוכן וגם הלקוח נהנים מתהליך מסודר יותר, מהיר יותר וברור יותר.
4.2 מחלקת משאבי אנוש: חתימות על מסמכי קליטת עובדים.
עובד חדש מקבל חבילת קליטה. חלק מן המסמכים דורשים אישור קריאה בלבד. חלק דורשים מילוי פרטים. חלק דורשים חתימה גרפית. חלק מן המסמכים הפנימיים צריכים אחר כך לעבור סבב אישור של משאבי אנוש, ממונה ישיר וחשב שכר. כל זה יכול להתבצע באותה מעטפת. כך נחסך זמן רב, קטנים העיכובים בקליטת העובד ונוצר תיעוד מסודר של כל שלב.
4.3 מחלקת כספים ורכש: חתימות במסמכי רכש, חשבוניות והתקשרויות עם ספקים.
הזמנה או חוזה ספק עוברים תחילה אישור קריאה של הגורם המקצועי, אחר כך אישור תקציבי, אחר כך אישור משפטי ולבסוף חתימת מורשה חתימה. במידת הצורך, אפשר גם להפעיל חתימה מאושרת על מסמכים הרלוונטיים לעבודה מול גופים ציבוריים או ממשלתיים. כאשר כל השרשרת הזאת מתנהלת במערכת אחת, קטן מאוד הסיכון לטעות, לעיכוב או לאובדן מסמך בדרך.
5.מדוע הנהלות ארגונים בוחרות לשלב חתימות בתוך ארכיב דיגיטלי
מנקודת מבט של הנהלה בכירה, ניהול חתימות איננו עניין טכני אלא עניין של שליטה ניהולית. כל מסמך שמחכה לאישור הוא צוואר בקבוק פוטנציאלי. כל טופס שלא חזר בזמן עשוי לעכב עסקה, תשלום, קליטת עובד, אספקת שירות או עמידה בדרישה רגולטורית. כאשר מערכת אחת מאפשרת ליצור, לשלוח, לעקוב, לתזכר, לקבל בחזרה ולשמור את התוצר בתוך הארכיב, ההנהלה מקבלת ודאות גדולה יותר, תחזית טובה יותר לגבי קצב הביצוע ויכולת התערבות מיידית במקומות שבהם תהליך נתקע. זהו יתרון עסקי ברור, משום שהוא מתורגם ישירות לזמן, לעלות, לאיכות שירות ולרמת סיכון נמוכה יותר.
הנושא של חתימות במערכת ארכיב דיגיטלי מחייב סדר מושגי וסדר תפעולי. יש חתימה פנימית מבוססת משתמש מערכת. יש חתימה אלקטרונית מאושרת הנשענת על מסגרת חוקית ועל גורמים מאשרים. יש חתימה מרחוק על גבי טפסים דיגיטליים עם שדות מילוי. יש אישור טכני ללא חתימה גרפית. ויש סבבי אישור וחתימה טוריים ומקביליים בתוך הארגון.
הערך הגדול של Archive1Cloud הוא בכך שהיא איננה מציעה רק חתימה, אלא סביבת ניהול שלמה למסמך החתום. היא מחברת בין הזהות של החותם, התהליך העסקי, שמירת המסמך, התיק הארגוני, לוגים, הרשאות, חיפוש והמשכיות. בשוק יש פתרונות מצוינים לחתימה. יש פתרונות טובים לטפסים. יש פתרונות חזקים לזרימות עבודה. אך כאשר ארגון מחפש מערכת אחת שמאגדת את כלל הרבדים האלה יחד עם ארכיב דיגיטלי, היתרון של פלטפורמה משולבת נעשה בולט במיוחד.
מבחינה עסקית, זהו ההבדל בין חתימה כפעולה נקודתית לבין חתימה כחלק ממערך ניהול מידע ארגוני שלם. זהו ההבדל בין מערכת שחותמת על מסמך, לבין מערכת שמנהלת אחריות, בקרה, תוקף, שירות ומהירות עבודה לאורך כל מחזור החיים של המסמך. לכן, עבור ארגונים שרוצים לצמצם עיכובים, להגביר שליטה, לשפר שירות, לעמוד בדרישות שונות ולחסוך זמן ניהולי יקר, מערכת כמו Archive1Cloud מעניקה יתרון מובהק ומשמעותי.
לליווי מקצועי יסודי עבור הארגון שלכם צרו איתנו קשר עוד היום ונוכל לתת לכם מענה ישיר וממוקד עבורכם.
