החשיבות בארכיון דיגיטלי לחברת בנייה בראיית החוק לתכנון ובנייה.
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה לניהול ואבטחת מידע.
מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 3
הפעם שוחחתי עם מנהל כספים בחברת בנייה גדולה שהחליט לקבל שירותי סריקה וניהול ארכיב דיגיטלי ושימוש במערכת ארכיב 1 קלאוד.
השיח התנהל לאחר שחברת הבניה המורכבת ממספר חברות ואגפים מרכזיים המספקים שירותים לכלל החברות בקבוצה רצו להפוך את תהליך העבודה ליעיל יותר אך בעיקר עומד בדרישות הרגולציה והתקנות ולפעול לפי חוק תכנון ובנייה והנורמות הנהוגות בענף הבנייה.
בעולם העסקים המודרני, ובפרט בענף הבנייה, ניהול מסמכים הוא אחד האתגרים המרכזיים שעומדים בפני כל חברה.
לאור המורכבות ההולכת וגוברת של החקיקה בתחום התכנון והבנייה, כמו גם ההתמודדות עם תביעות מצד לקוחות, עמידה בדרישות חוקיות ושמירה על תיעוד מדויק, הגעתי למסקנה כי הדרך היעילה ביותר להבטיח את שלמות ודיוק המידע היא באמצעות סריקת כלל המסמכים והעלאתם מערכות תוכנה בענן שיכולות לתת מענה לחברה
גדולה כשלנו.
ההחלטה לעבור לארכיון דיגיטלי בענן נבעה לאחר בדיקה מקיפה של החוקים הרלוונטיים לרבות חוק התכנון והבנייה, חוק מכר דירות , חוק ההתיישנות ודרישות שונות שיש לרשויות המקומיות ולעדות תכנון ובנייה מולם אנחנו עובדים בשוטף.
אתן סקירה ראשונית על היבטי החקיקה:
1. חוק התכנון והבנייה – חשיבות וגורמי האכיפה
חוק התכנון והבנייה נחקק בשנת תשכ"ה-1965 הוא הבסיס המשפטי המרכזי לכל תהליכי הבנייה במדינת ישראל. החוק מסדיר את כל ההיבטים הקשורים לתכנון קרקע, מתן היתרי בנייה, פיקוח על פרויקטים ואכיפת סטנדרטים הנדסיים ובטיחותיים.
גורמי האכיפה המרכזיים של החוק הם:
הוועדות המקומיות והמחוזיות לתכנון ובנייה – אחראיות על אישור תוכניות הבנייה, היתרי בנייה, אכיפת צווים ותנאי הבנייה.
משרד הפנים מפקח על פעילות הוועדות המקומיות ומנחה אותן בהתאם לתקנות הארציות בהתאם לחוק.
מחלקות הפיקוח העירוניות מבצעות פיקוח שוטף על אתרי בנייה ומוודאות כי הפרויקטים מתנהלים בהתאם להיתרים שניתנו.
בית המשפט לעניינים מקומיים מטפל בעבירות על חוק התכנון והבנייה, כולל צווי הפסקת עבודה, צווים להריסה מנהלית וקנסות על עבירות בנייה.
2. חוק מכר דירות אחריות ואכיפה
חוק מכר דירות, נחקק בשנת תשל"ג-1973 מחייב את הקבלנים לספק לרוכשי דירות מידע מלא ומדויק בנוגע למפרט הדירה, ולתקן ליקויים שהתגלו בתקופת האחריות.
גורמי האכיפה של החוק כוללים:
הממונה על חוק מכר דירות במשרד הבינוי והשיכון: אחראי על פיקוח, אכיפה וטיפול בתלונות רוכשים.
בתי המשפט לתביעות קטנות ולעניינים אזרחיים: לרוכשים יש אפשרות להגיש תביעות בגין ליקויים בנכס שלא תוקנו או הורידו את ערך הנכס , הבדלים בין התוכניות שאושרו למה שנמסר בפועל, או הטעיה בפרטי.
רשות ההגבלים הצרכניים וסחר הוגן : יכולה לפעול כנגד קבלנים במקרים של הטעיית רוכשים או חוסר עמידה בהתחייבויות החוזה.
3. תפקיד הרשויות והמשמעות לחברות הבנייה
הרשויות המקומיות, משרדי הממשלה ובתי המשפט מהווים את גורמי הבקרה והאכיפה המרכזיים בענף הבנייה. תפקידם אינו מסתיים רק באישור תוכניות אלא גם בביקורת מתמדת, בדיקות אכלוס ואכיפת החוק כנגד עבירות בנייה והפרות הסכמים מול רוכשים.
חברות בנייה שמנהלות מסמכים בצורה לקויה עלולות להיתקל בבעיות מול גורמים אלו, לרבות קשיים בקבלת טופס 4 לאיכלוס הדירות וכן עיכובים בקבלת היתרי בנייה עקב חוסר במסמכים או אישורים סטטוטוריים מרשויות אחרות, וכן עלולות למצוא את עצמן תחת קנסות ועיצומים כספיים לרבות תביעות משפטיות מצד רשויות או רוכשי
דירות בשל אי עמידה בדרישות החוק.
4. הגורם המממן – הבנקים ואגף שוק ההון ובנק ישראל.
מאחר ועלות דירה ורכיב הקרקע הינו גורם משמעותי בעלות הדירה והמימון שניתן על ידי הבנקים מצריך ליווי נפרד אזי ישנם מסמכים רבים שהבנקים דורשים כדי לעמוד בנאותות ודרישות בנק ישראל כדי לקבל מימון בנקאי.
ולכן מעבר לרגולציה ולתקנות לעיתים קרובות הבנקים מבקשים חתימה מלאה עם ערבים מהקונים ומבקשים לדעת מהי תכולת העבודה כולה ומה תהיה הרווחיות של הפרויקט כדי לדעת שבמקרה ומלאי הדירות לא נמכר יוכלו לממש חלק מהדירות כדי להחזיר מימון או ערבויות שניתנו.
5. מחלקות ואגפים בחברת בנייה גדולה וסוגי המסמכים הנשמרים
חברת בנייה גדולה מחולקת למספר מחלקות ואגפים, כאשר כל מחלקה מנהלת מסמכים ייחודיים לה.
משתף אתכם בפירוט כדי להבין את מורכבות הפרויקט והשלכותיו על מהמסמכים אותם הם מייצרים באופן שוטף.
מחלקת הנדסה ותכנון: היתרי בנייה, תוכניות אדריכליות, חישובי שטחים, דוחות פיקוח.
מחלקת ביצוע ופיקוח: יומני עבודה, דוחות ביצוע, אישורי קבלנים, פרוטוקולים של פיקוח.
מחלקה משפטית: חוזי מכר, חוזי קבלנות, תביעות משפטיות, ערבויות.
מחלקת רכש: הזמנות רכש, הצעות מחיר, הסכמים עם ספקים, אישורי חשבונות.
מחלקת שינויי דיירים: מפרטי דירות, שינויים לפי בקשות דיירים, אישורי ביצוע.
מחלקת שירות לקוחות: פניות דיירים, תלונות, מסמכי אחריות.
מחלקת הנהלת חשבונות וכספים: חשבוניות, דוחות פיננסיים, מסמכי מימון ובנקאות.
6. איך להבטיח קטלוג וביצוע אינדקס מהיר למסמכים בחברת הבנייה
סידור מסמכים לפי מחלקות ואגפים כל מסמך מתויג לפי מקור.
תיוג מסמכים לפי מספר פרויקט כל מסמך משויך למספר פרויקט ייחודי.
אינדוקס לפי תאריך ותוקף מסמך מסמכים זמינים לפי הצורך.
שימוש במנוע חיפוש מתקדם איתור מהיר לפי מילת מפתח.
גיבויים ושמירת היסטוריית מסמכים כולל אפשרות לשחזור מסמכים היסטוריים.
השימוש במערכת "ארכיב 1 קלאוד" הביא למהפכה של ממש בניהול המסמכים שלנו.
המערכת מאפשרת לנו לנהל את כל המידע במקום אחד, בארגון היררכי מסודר בהתאם למחלקות ואגפים.
יכולת החיפוש המתקדמת, גמישות ההתאמה לצרכים שונים של המחלקות השונות, והשילוב עם מערכות נוספות בארגון – כל אלו תרמו משמעותית להתייעלות תפעולית, חיסכון בזמן ובמשאבים, ושיפור משמעותי בבקרת הנתונים.
בנוסף המערכת מספקת שכבת אבטחה גבוהה המגנה על המידע מפני אובדן, גניבה או שיבוש.
בעזרת מערכת זו הצלחנו לשפר את שיתוף הפעולה בין האגפים השונים, לצמצם טעויות אנוש ולאפשר גישה נוחה ומיידית לכל מסמך נדרש.
אין ספק כי המעבר לארכיון דיגיטלי הוא לא רק הכרח חוקי, אלא גם כלי חיוני לניהול יעיל וחכם של חברת בנייה מודרנית.
ברצוני לציין כי למרות שסרקנו והעלינו מסמכים, התייעצנו לאורך כל הדרך יד ביד עם המחלקה המשפטית כדי שלא לגרוס ניירת למרות שעלתה לענן כי עדיין בתי משפט וועדות תכנון מבקשים לעיתים לעיין בתוכנית המקור או בהסכם ולכן למרות שסרקנו את כל המסמכים אנו לא מבערים את החומרים.
כל חברה נוהגת לפי ניהול הסיכונים שלה, יחד עם זאת נוכחנו לדעת כי העלות של האחסנה הפיזית בחברה חיצונית של חומרים החשובים לפעילות החברה ולהוכחת ביצוע או אחריות וגם של בעלות בנושא של דירות מול הטאבו אינו מאפשר לנו להיפטר מהנייר ולעיתים אף מקשה על הפעילות.
בעניין זה מציע לנקוט במשנה זהירות ושמרנות לפני שגורסים את המסמכים לאחר סריקה.
