7 סוגי מסמכים שחייבים חתימה דיגיטלית מאושרת
חשבוניות מס ומסמכים פיננסיים
בעידן הדיגיטלי, רשות המיסים בישראל הציבה דרישות ברורות לגבי אחסון ושמירת חשבוניות באופן דיגיטלי. כל עסק שבוחר לוותר על שמירת חשבוניות פיזיות ולעבור לארכיב דיגיטלי, מחויב להשתמש בחתימה דיגיטלית מאושרת. הדרישה נועדה להבטיח את אמינות המסמכים ולמנוע זיוף או שינוי של נתונים פיננסיים.
התהליך כולל חתימה כפולה על כל חשבונית, פעם ראשונה בעת הסריקה והעלאה למערכת, ופעם שנייה לאחר לכידת חמשת השדות הנדרשים על פי החוק – שם הספק, מספר חברה, סכום, תאריך ומספר החשבונית. רק כאשר שני שלבי החתימה הושלמו בהצלחה, ניתן להיפטר מהניירת הפיזית ולהסתמך על העותק הדיגיטלי לצורכי ביקורת ורשויות המס.
הסכמי העסקה וחוזי עבודה
חוזי עבודה והסכמי העסקה הם מהמסמכים החשובים ביותר בכל ארגון. השימוש בחתימה דיגיטלית על מסמכים אלו מאפשר לחברות לקצר את תהליכי הגיוס והעסקה באופן משמעותי, תוך שמירה על תוקף משפטי מלא. במקום להדפיס, לחתום, לסרוק ולשלוח בחזרה מסמכים, כל התהליך מתבצע באופן מקוון ומאובטח.
העובדים יכולים לחתום על חוזי ההעסקה שלהם מכל מקום ובכל זמן, דבר שמשפר את חוויית העובד ומאפשר התחלת עבודה מהירה יותר. המעסיקים נהנים מארגון מסודר של כל חוזי העבודה במאגר דיגיטלי אחד, עם יכולת חיפוש ואיתור מהיר. החתימה הדיגיטלית מבטיחה שהמסמך לא שונה לאחר החתימה ומספקת הוכחה משפטית ברורה למחויבות הדדית.
הזמנות רכש ואישורי הספקה
שרשרת האספקה המודרנית מצריכה תיעוד מדויק ומהיר של כל הזמנה ואספקה. הזמנות רכש המאושרות באמצעות חתימה דיגיטלית יוצרות שקיפות מלאה בתהליך הרכש ומונעות חוסר הבנות או מחלוקות עם ספקים. המסמכים החתומים דיגיטלית משמשים כהוכחה משפטית לתנאי העסקה, לכמויות המוזמנות ולמועדי האספקה המוסכמים.
מנהלי רכש יכולים לאשר הזמנות מהנייד או מהמחשב הנייד שלהם, גם כשהם מחוץ למשרד, מה שמזרז את תהליכי האספקה ומונע עיכובים מיותרים. אישורי ההספקה החתומים דיגיטלית מתעדים את קבלת הסחורה או השירות, ומשמשים כבסיס לתהליכי התשלום והנהלת החשבונות. כל המסמכים נשמרים במאגר מסודר ונגיש לביקורת ובקרה.
מסמכי בנקאות וליווי פיננסי
המגזר הבנקאי והפיננסי עבר מהפך דיגיטלי משמעותי בשנים האחרונות. בקשות להלוואות, פתיחת חשבונות, אישורי העברות כספים והסכמי ליווי פיננסי כולם דורשים כיום חתימה דיגיטלית מאושרת. הדבר מאפשר ללקוחות לנהל את ענייניהם הפיננסיים מרחוק, ללא צורך בהגעה פיזית לסניפים.
רמת האבטחה הגבוהה של החתימה הדיגיטלית חיונית במיוחד במסמכים פיננסיים, בהם כל שינוי לא מורשה עלול לגרום לנזקים כספיים משמעותיים. הבנקים נדרשים לשמור את המסמכים החתומים למשך שנים רבות, והפתרון הדיגיטלי מאפשר אחסון מאובטח ויעיל. הלקוחות נהנים מתהליכים מהירים יותר, והבנקים חוסכים בעלויות תפעול ואחסון.
הצעות מחיר והסכמי מכר
הצעות מחיר והסכמי מכר מהווים את הבסיס לכל עסקה מסחרית. השימוש בחתימה דיגיטלית על מסמכים אלו מייעל משמעותית את מחזור המכירות ומקצר את הזמן בין הצעת המחיר לחתימה על העסקה. אנשי המכירות יכולים לשלוח הצעות מחיר ישירות ללקוחות, ולקבל את החתימה תוך דקות ספורות, במקום להמתין ימים לקבלת חתימה פיזית.
היכולת לעקוב אחר סטטוס ההצעה ולדעת האם הלקוח צפה במסמך וחתם עליו מספקת שקיפות מלאה לתהליך המכירה. הסכמי המכר החתומים דיגיטלית מתועדים באופן אוטומטי במערכת, כולל תאריך ושעת החתימה המדויקים, מה שמונע מחלוקות עתידיות. הארגונים יכולים לנתח את ביצועי המכירות בצורה מדויקת יותר ולזהות צווארי בקבוק בתהליך.
מסמכי ציות ורגולציה
כל ארגון מחויב לעמוד בדרישות רגולטוריות שונות, בהתאם לתחום פעילותו. מסמכי ציות, דיווחים רגולטוריים והצהרות חובה נדרשים להיות חתומים באופן רשמי ומאומת. חתימה דיגיטלית מאושרת מספקת את רמת האבטחה והאמינות הנדרשת על ידי רשויות הפיקוח השונות. הדבר מאפשר הגשת דיווחים באופן מקוון, תוך שמירה על תוקף משפטי מלא.
חברות המפוקחות על ידי רשויות ממשלתיות כמו משרד הבריאות, רשות ניירות ערך או רשות החדשנות חייבות בהגשת דיווחים תקופתיים רבים. השימוש בחתימה דיגיטלית מפשט את התהליך, מונע טעויות אנוש ומבטיח עמידה בלוחות הזמנים הנדרשים. כל מסמך שנחתם נשמר בצורה מאובטחת ונגישה לביקורת, כולל מסלול ביקורת מלא המתעד מי חתם, מתי ומאיפה.
מסמכי משאבי אנוש ונהלים פנימיים
מחלקות משאבי אנוש מטפלות במגוון רחב של מסמכים הדורשים חתימה – טפסי נוכחות, בקשות לחופשה, הסכמי סודיות, אישורי הדרכות ונהלים פנימיים. המעבר לחתימה דיגיטלית על מסמכים אלו מייעל את העבודה השוטפת ומאפשר ניהול יעיל יותר של תיקי העובדים. במקום תיקים פיזיים נפוחים, כל המידע מרוכז במערכת דיגיטלית אחת ונגישה בקלות.
העובדים יכולים לחתום על מסמכים שונים מהבית או מהשטח, ללא צורה להגיע פיזית למשרד. הדבר חשוב במיוחד בתקופות של עבודה מרחוק או כאשר עובדים נמצאים בסניפים שונים של החברה. מנהלי משאבי אנוש יכולים לעקוב אחר השלמת מסמכים נדרשים, לשלוח תזכורות אוטומטיות ולוודא שכל העובדים חתמו על הנהלים והמדיניות העדכניים. החתימה הדיגיטלית מבטיחה שהמסמכים לא שונו לאחר החתימה ושומרת על פרטיות המידע האישי של העובדים.
