מערכת לניהול מסמכים ותוכן בארגון – פתרון כולל לניהול מידע
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה לניהול ואבטחת מידע.
מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 2
בעידן הדיגיטלי, ארגונים נדרשים לנהל כמויות עצומות של מידע ומסמכים בצורה יעילה, מאובטחת ונגישה.
שימוש במערכת מתקדמת לניהול מסמכים מאפשרת לארגון לשמור על סדר וארגון במסמכים, להבטיח חיפוש מהיר ויעיל, ולשלוט בגישה למידע רגיש.
ארכיב 1 קלאוד מספקת פתרונות לניהול תוכן עסקי, משפרת את שיתוף הפעולה בארגון ומסייעת בעמידה בדרישות רגולטוריות.
בחרתי לשתף אתכם הפעם בחלק מיכולות המערכת.
כאשר אפיינתי את המערכת בחרתי לעסוק בצורך מיידי של למעלה מ9,000 לקוחות שפנו אלינו לאורך השנים וביקשו פתרונות לניהול המידע שלהם, מכאן נצבר הניסיון ונכרה הידע עליו מתבססת המערכת.
ארכיב 1 קלאוד מקבלת את התוקף שלה מרצונות וצרכים של מאות מנהלי מערכות מידע, מנהלי כספים, מנהלי אבטחת מידע, רשויות החוק וביניהן דרישות של משרד האוצר, משרד המשפטים, רשויות הביטחון למיניהן ועוד.
כל צורך טופל במשורה תוך שיתוף הלקוח במענה שיהיה מצד אחד מתאים ללקוח ומאידך יכול לתת מענה לאלפי לקוחות אחרים כתועלת ומתן ערך לעבודה היומית השוטפת.
יכולות חיפוש ומיון מתקדמות
אחת מהיכולות החשובות ביותר של המערכת היא החיפוש המתקדם, מערכת זו מאפשרת חיפוש לפי מילות מפתח, ביטויים מדויקים, קטגוריות, תאריכים ומאפיינים נוספים.
ניתן לבצע חיפוש לפי סוג המסמך, מחברו, או לפי תוכן פנימי בתוך הקובץ עצמו, יכולות המיון מאפשרות למשתמשים לסנן את תוצאות החיפוש ולארגן אותן בצורה ברורה על פי רמת רלוונטיות, סדר כרונולוגי או קטגוריות מותאמות אישית .
כך המשתמשים יכולים לאתר את המידע הדרוש להם במהירות וללא עיכובים מיותרים.
הקמת ארכיב וניהול גרסאות מסמכים
המערכת מאפשרת יצירת ארכיון דיגיטלי מתקדם לכל המסמכים הארגוניים, ניתן להגדיר מדיניות לשמירת מסמכים ישנים ולהגדיר תקופות אחסון בהתאם לצורכי הארגון.
במפת הדרכים של המערכת נוכחנו לדעת שיש צורך בניהול גרסאות ולכן המערכת תתמוך בעתיד הקרוב גם בניהול גרסאות מסמכים.
כל מסמך שעובר שינוי נשמר בגרסה חדשה, ומנהלי המערכת יכולים לגשת להיסטוריית השינויים, להשוות בין גרסאות ולשחזר גרסאות קודמות במידת הצורך. יכולת זו מבטיחה שהמסמכים לא יימחקו בטעות ומאפשרת מעקב אחר השינויים שבוצעו לאורך זמן.
חתימה כפולה וסבב חתימות ארגוני.
ארכיב 1 קלאוד מאפשרת ללקוחות את הנוחות לבצע חתימה דיגיטלית או חתימה מאושרת וכן חתימה כפולה על מסמכים בהתאם לדרישות חוק חתימה אלקטרונית והנחיות רשות המיסים. בנוסף מאפשרת המערכת סבב חתימות ארגוני.
יכולת זו חוסכת זמן רב כסף וניירת רבה, היעילות הארגונית עולה בצורה אקספוננציאלית מאחר ומערכת מרכזית אחת שולטת הן על התהליך, הן על הזמנים והן על הדיוק וניצול המשאבים.
ניתן לעקוב אחר כל תעודת משלוח, הזמנת רכש, חשבונית ואישור תשלום ולדעת האם הגורמים האחראים בארגון חתמו על ההסכם או העברה הבנקאית או חשבונית מסוימת ואם לא, מי מעכב ולמה? מעקב הדוק זה מייצר זרימת ארגונית יעילה, חיסכון במשאבים ויכולת למערך הכספים לדעת בכל עת כמה נוצל מהתקציב, מה קורה עם
התזרים הארגוני, ומדוע תהליכים מתעכבים אם בכלל.
שיתוף מסמכים ושיתוף פעולה בארגון
מערכת זו מאפשרת שיתוף קל ומהיר של מסמכים בין משתמשים בארגון, תוך שליטה ברמות ההרשאה והגישה לכל קובץ, ניתן להגדיר האם משתמשים יכולים לצפות בלבד, לערוך, להוסיף הערות או לשתף את המסמך עם אחרים.
יכולות אלה משפרות את זרימת העבודה ומונעות הצורך בשליחת קבצים באמצעות דואר אלקטרוני, דבר המקטין את הסיכון לאובדן מידע או לשימוש בגרסאות לא מעודכנות.
חיבור למערכות ארגוניות שונות
המערכת מסוגלת להתחבר למגוון מערכות ארגוניות קיימות, כגון מערכות ניהול קשרי לקוחות, מערכות כספים, מערכות לניהול פרויקטים ועוד.
שילוב זה מאפשר לכל המסמכים הקשורים ללקוח או לפרויקט להיות נגישים במקום אחד, ללא צורך במעבר בין מערכות שונות.
המערכת תומכת גם בחיבור לשירותי דואר אלקטרוני ארגוניים, כך שניתן לשמור מסמכים ישירות מהדואר הנכנס ולשלוף מסמכים מתוך הדואר הארגוני בצורה מהירה ונוחה.
שליחת מסמכים לחתימה דיגיטלית
אחד מהמאפיינים המרכזיים של המערכת הוא היכולת לשלוח מסמכים לחתימה דיגיטלית בצורה מאובטחת.
משתמשים יכולים לשלוח מסמך לחתימה אלקטרונית, לעקוב אחר סטטוס החתימה, ולהגדיר זרימת עבודה מאושרת.
לאחר שכל הגורמים הרלוונטיים חתמו על המסמך, הוא נשמר אוטומטית במערכת עם חתימה מאושרת וללא צורך בניירת פיזית.
יכולת זו חוסכת זמן ומייעלת את העבודה השוטפת בארגון בין היתר דוגמאות לחתימה דיגיטלית נוכל למצוא בטופסי 101, הסכמי עבודה עם עובדים וספקים שונים, חתימה על הסכמי סודיות, הסכמי מכר דירות, הסכמי שכירות של דירות או נכסים, הסכמי תיווך, תעודות משלוח, מאזנים ודוחות לרשויות, הסכמי שכר טרחה של עורכי דין
ללקוחותיהם.
אבטחת מידע והגנה על מסמכים רגישים
המערכת כוללת יכולות אבטחת מידע מתקדמות להגנה על מידע רגיש ולמניעת דליפות מידע .
כל מסמך נשמר עם הצפנת נתונים מתקדמת, והגישה אליו מבוקרת באמצעות מנגנוני הרשאות מחמירים.
ניתן לקבוע מי רשאי לצפות, לערוך או לשתף כל מסמך, ולמנוע גישה לא מורשית על ידי עובדים או גורמים חיצוניים.
בנוסף, המערכת כוללת מנגנוני זיהוי דו שלבי ותיעוד מלא של כל גישה ושינוי במסמכים, כך שניתן לעקוב אחר כל פעולה שבוצעה עליהם.
ניהול הרשאות מתקדם
ניהול ההרשאות במערכת מאפשר שליטה מדויקת על גישת המשתמשים למסמכים ולתיקיות, ניתן להגדיר הרשאות פרטניות לכל משתמש או לקבוצות משתמשים בהתאם לתפקידם בארגון, כך עובדים במחלקות שונות יוכלו לגשת רק למסמכים הרלוונטיים לתפקידם, בעוד שמנהלים יוכלו לקבל גישה רחבה יותר בהתאם לצורך.
כל שינוי בהרשאות נרשם ומתועד, כך שניתן לבדוק מי קיבל גישה למסמך ומתי.
שמירה על תאימות לרגולציות ותקנים
ארכיב 1 קלאוד מאפשרת לארגונים לעמוד בדרישות רגולטוריות המחייבות שמירה וניהול מסמכים בצורה מסודרת ומבוקרת.
ארכיב 1 קלאוד תומכת בתקנים מחמירים של אבטחת מידע ופרטיות נתונים, כך שהארגון יכול להבטיח עמידה ברגולציות מחייבות כמו תקני אבטחת מידע בינלאומיים ותקנות פרטיות מידע.
שיפור היעילות העסקית באמצעות ניהול מסמכים מתקדם
באמצעות ארכיב 1 קלאוד ומערכת הארכיון הדיגיטלי לניהול מסמכים ותוכן, ארגונים יכולים לשפר את היעילות העסקית שלהם באופן משמעותי.
העובדים יכולים למצוא מידע במהירות, לשתף פעולה בקלות ולוודא שכל המסמכים מנוהלים בהתאם לנהלים ארגוניים ברורים.
ארכיב 1 קלאוד חוסכת זמן, מצמצמת טעויות אנוש, ומשפרת את זרימת העבודה הכללית בארגון.
לסיכום
ארכיב 1 קלאוד מספקת פתרון הוליסטי של 360 מעלות בארגון וכוללת התייחסות לכל היבטי ניהול המידע בארגון.
היא מאפשרת חיפוש ומיון מתקדמים, ניהול גרסאות, שיתוף מסמכים, חיבור למערכות ארגוניות, שליחת מסמכים לחתימה, אבטחת מידע וניהול הרשאות.
השימוש במערכת משפר את יעילות הארגון, מגביר את רמת האבטחה ושומר על סדר וארגון במסמכים ובתהליכי העבודה.
ארגונים המאמצים מערכת כזו נהנים מעבודה מסודרת, משיתוף פעולה טוב יותר, ומעמידה קלה בדרישות רגולטוריות שונות.
ארכיב 1 קלאוד היא כלי הכרחי לכל ארגון השואף לייעל את העבודה ולשמור על מידע מאורגן ובטוח.
אשמח לשתף אתכם ולייעץ לכם בכל הנוגע למעבר של הארגון שלכם לארכיון דיגיטלי ושימוש ביכולות הנוספות כגון חתימה דיגיטלית וחתימת מסמכים מרחוק.
