ענף הבנייה מתקדם לניהול מסמכים בענן
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה לניהול ואבטחת מידע.
מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 6
ברצוני להביא בפניכם עדות של סמנכ"ל כספים בחברת בנייה משכנת, חברה ותיקה מאוד בשוק הנדל"ן הישראלי.
החברה פנתה לארכיב 1 קלאוד כדי לקבל פתרון הוליסטי לצורך המעבר מעולם הנייר לעולם הדיגיטלי ולהפוך את המשרד למשרד ללא נייר.
ליווינו אותם מתהליך ההתייעצות עד לאפיון, ביצוע, לימוד והטמעה, וגם בשוטף, וזאת כבר למעלה מ-שלוש שנים של ליווי שוטף, עם הצלחה רבה לפרויקט.
חברת הבנייה המשכנת הינה חברה שבונה אלפי יחידות דיור מידי שנה והיא מבית חברות הבנייה הוותיקות והמובילות בארץ.
לאורך השנים, החברה בנתה אלפי יחידות דיור ברחבי הארץ, תוך שימת דגש על איכות, עמידה בתקנים הגבוהים ביותר ויחס אישי לכל דייר.
לקוחות החברה אינם רק רוכשי דירות, אלא גם דיירים חוזרים – הורים שרכשו דירה בעבר שבוחרים לרכוש דירות גם עבור ילדיהם, מתוך אמון במקצועיות החברה ובסטנדרטים הגבוהים שלה.
המוניטין הרב של החברה נבנה הודות לאמינות, איכות ביצוע ועמידה חסרת פשרות בלוחות הזמנים.
ניהול אלפי יחידות דיור לאורך השנים חייב שדרוג מערכתי משמעותי.
לכן החברה החליטה לעבור למערכת ארכיב 1 קלאוד כדי לרכז את ניהול כל תיקי הדיירים, לשפר את השקיפות ולייעל את העבודה.
סמנכ"ל הכספים של החברה פנה אל ארכיב 1 קלאוד כדי לקבל פתרון הוליסטי לצרכי החברה , מצד אחד לרכוש ידע שהחברה נזקקה לו מבחינת מיפוי צרכי החברה, בניית עץ ארגוני התואם את התפתחות החברה וגם הצורך לחסוך ולנהל את המידע באופן הדוק מדויק ויעיל יותר.
החברה פועלת בהתאם לחוקי הבניה וביניהם חוק מכר דירות שנחקק בשנת 1973 חוק המהווה את הבסיס החוקי העיקרי המגן על זכויות רוכשי הדירות בישראל.
מטרתו העיקרית היא להבטיח שקיפות, מחויבות חוזית ועמידה בסטנדרטים הקבועים מראש מצד הקבלנים.
על פי החוק כל קבלן מחויב למסור לרוכש דירה מפרט טכני מפורט, המגדיר את מאפייני הדירה, חומרי הגלם שבהם נעשה שימוש, מערכות המותקנות בדירה, וכן זמני מסירה והתחייבויות שונות הנוגעות לאחריות על ליקויי בנייה.
בנוסף החוק מגדיר באופן חד-משמעי את האחריות החלה על הקבלן לאחר מסירת הדירה.
כל קבלן מחויב לתקופת אחריות מוגדרת מראש, במסגרתה עליו לתקן ליקויים שהתגלו בדירה ואינם נובעים משימוש בלתי סביר מצד הדייר.
מדובר באחריות רחבת היקף החלה על תחומים שונים כגון איטום, חשמל, אינסטלציה, ריצוף ותשתיות נוספות.
היבטים אלו מחייבים מערכת ניהול מסמכים דיגיטלית, שכן כל תקלה, דרישה או תיקון שבוצע חייבים להיות מתועדים ומנוהלים באופן שקוף וזמין.
הצורך במערכת אחת מרכזית לניהול תיקי הדיירים
ענף הבנייה הינו אחד התחומים המורכבים ביותר מבחינה תפעולית.
לכל פרויקט בנייה יש מחזור חיים של שנים – משלב איתור הקרקע, השגת היתרים, תכנון, פיתוח, ביצוע ועד מסירת המפתח לדיירים וניהול אחריות הקבלן.
חברת משכנת חיפשה מערכת מרכזית אחת לניהול כל המידע הדיגיטלי, עם יכולת לאחסן, לשלוף ולנהל מסמכים בצורה נוחה.
הבחירה בארכיב 1 קלאוד נבעה מכך שמדובר בפתרון ענני מתקדם, המאפשר ניהול מסמכים ברמת אבטחה גבוהה, חיפוש יעיל, ניהול הרשאות מתקדם, אינטגרציה עם מערכות ERP ושמירה על שקיפות מול הדיירים.
תהליך המעבר לארכיב 1 קלאוד – מיפוי, סריקה והטמעה
מעבר למערכת ניהול מסמכים בענן אינו רק שינוי טכנולוגי, אלא שינוי תפיסתי בכל הארגון.
החברה ביצעה מיפוי מקיף של כל אגפי החברה, החל מהנהלת החברה, דרך מחלקות השיווק, התכנון, הרכש, הפיננסים ועד אגף שירות הלקוחות.
כל מחלקה זכתה להכשרה פרטנית על המערכת כדי להבטיח מעבר חלק ולמנוע התנגדויות פנימיות.
בנוסף בוצעה סריקה דיגיטלית של כלל המסמכים ההיסטוריים של החברה, כולל חוזי מכר, תכניות בנייה, מסמכי התקשרות עם ספקים, פרוטוקולים של ישיבות ודו"חות פיקוח.
החברה אף הגדירה עץ ארגוני בהתאמה אישית, כך שהמערכת תתאים בדיוק לאופן העבודה בחברה.
דיוק, אמינות ושקיפות – היתרונות המרכזיים של המעבר למערכת ניהול בענן
בענף שבו כל מסמך חייב להיות מדויק, מאומת ונגיש בזמן אמת, מערכת ניהול מסמכים בענן היא פתרון אידיאלי.
ארכיב 1 קלאוד מאפשרת לכל גורם בארגון למצוא מסמך בקלות, למנוע כפילויות, לוודא שהמידע עדכני ולשפר את השקיפות מול ספקים, דיירים וגורמים רגולטוריים.
המערכת מאפשרת גם ניהול גרסאות – כל שינוי במסמך נשמר יחד עם ההיסטוריה המלאה שלו.
דיוק הנתונים תרם לא רק למניעת טעויות, אלא גם לשיפור השירות ללקוחות ולייעול תהליכי העבודה מול ספקי המשנה.
מבלי להיכנס לנושא הרצון שלנו לשמור על אבטחת מידע וסודיות ההתקשרות עם הלקוחות שלנו כמו גם סודיות מסחרית שיש לנו בכל הנוגע לתמחור הפרויקטים שלנו לרבות הסכמי סחר שיש לנו עם ספקים מהארץ ומחול היה חשוב לנו לדעת שבכל עת שבו נפנה אל ארכיב 1 קלאוד יהיה לנו מענה מקצועי מיידי ונגיש בכל עת,
ובדקנו את החברה מול לקוחות שהיא כבר משרתת וקיבלנו חוות דעת שהשלימו לנו את התמונה של התאמת המערכת לצרכינו וגם שביעות הרצון של המשתמשים השונים בעת הצגת המערכת ויכולותיה.
סיכום – ענף הבנייה מתקדם לניהול ארכיון דיגיטלי
המעבר לניהול מסמכים בענן הוא הצעד המתבקש לכל חברה בענף הבנייה.
חברת משכנת רואה בארכיב 1 קלאוד לא רק מערכת ניהול מסמכים, אלא כלי אסטרטגי המאפשר לה להתייעל, לשפר את רמת השירות ולמנוע טעויות.
היתרונות של מעבר לענן ברורים: חיסכון בזמן, שיפור הדיוק, מניעת טעויות, ניהול מסמכים נוח ונגישות מקסימלית לכל עובד בכל שלב בתהליך.
המערכת מאפשרת לנהל את כל מחזור חיי הפרויקט – מהשלב היזמי ועד מסירת הדירות ואחריות הבדק.
אין ספק שארכיב 1 קלאוד היא הפתרון האידיאלי לחברות בנייה שרוצות להצעיד את הענף קדימה לעידן הדיגיטלי.
