ענף ההשכלה הגבוהה מתקדם לניהול מסמכים בענן
מאת: רונן כהן צמח מנכ"ל קבוצת ארכיביון ומומחה לניהול ואבטחת מידע.
מתוך ילקוט מאמרים: מאמר מספר 4
ברצוני להביא בפניכם עדות של סמנכ"ל מערכות מידע במכללה אקדמית מובילה בישראל, המשרתת למעלה מ-10,000 סטודנטים ולמעלה מ-3,000 אנשי סגל.
המוסד האקדמי חיפש פתרון דיגיטלי מתקדם לניהול כל המסמכים האקדמיים, הסגלים המנהלתיים, ובחר בארכיב 1 קלאוד כדי להבטיח שליטה, שקיפות ונגישות מירבית לכל הנתונים החשובים.
המכללה הינה מוסד אקדמי ותיק עם אלפי סטודנטים ואנשי סגל.
במהלך השנים היא העניקה תארים לאלפי בוגרים, אשר השתלבו במשק הישראלי בתפקידי מפתח במגוון רחב של תחומים.
המוסד משמש כמרכז ידע דינמי בו מתנהלים מחקרים אקדמיים, הכשרות מקצועיות ולימודים אקדמיים ברמה הגבוהה ביותר, עם קהילה של אלפי סטודנטים ומאות מרצים, המכללה מנהלת כמויות עצומות של מסמכים אקדמיים ומנהלתיים על בסיס יומיומי.
מגוון רחב של מסמכים, החל מתעודות בגרות, אישורי לימודים, סילבוסים, תיקי סטודנטים ותיקי סגל, מחייב פתרון טכנולוגי מתקדם לניהול ואחסון.
הצורך במערכת אחודה לניהול המסמכים האקדמיים
המכללה נדרשה למערכת אחת שתשמש פלטפורמה אחודה לניהול כל המידע הדיגיטלי.
כדי לשמור על שקיפות ולייעל את השירות לסטודנטים, היה צורך בניהול חכם של מסמכים כגון תעודות סיום לימודים, גיליונות ציונים, אישורי מעבר מוסד, ועדות אקדמיות ומסמכי הנהלה.
מוסדות אקדמיים מחויבים לשמור מסמכים רבים לאורך שנים, שכן סטודנטים עשויים להזדקק לאישורים גם שנים לאחר סיום לימודיהם.
לכן הבחירה בארכיב 1 קלאוד הייתה טבעית, שכן מדובר במערכת ניהול מסמכים מתקדמת המאפשרת גישה מהירה, שמירה מאובטחת, חיפוש חכם וניהול הרשאות מתקדם.
חתימה דיגיטלית ושליחת מסמכים מרחוק
בעולם האקדמי המודרני, יש צורך בשימוש בחתימה דיגיטלית כדי לייעל את תהליכי העבודה ולחסוך זמן יקר.
באמצעות ארכיב 1 קלאוד, ניתן לחתום מרחוק על אישורי לימודים, מסמכים מנהלתיים, חוזים ותהליכי רישום מבלי להדפיס או לשלוח מסמכים פיזיים.
המערכת מאפשרת שליחת מסמכים מרחוק, כך שכל סטודנט, מרצה או עובד יכול לקבל ולאשר מסמכים במהירות מכל מקום, תוך הקפדה על אבטחת מידע גבוהה ביותר.
אחסון מסמכים בחוות שרתים מאובטחת
אחד ההיבטים הקריטיים ביותר בניהול מסמכים בענן הוא שמירה על אבטחת המידע.
ארכיב 1 קלאוד מאחסנת את כלל הנתונים בחוות שרתים מתקדמות, העומדות בדרישות המחמירות ביותר של תקני אבטחת מידע.
כך ניתן להבטיח כי כל תיקי הסטודנטים, תיקי הסגל והמסמכים המנהלתיים נשמרים בסביבה מוגנת, עם אפשרות לשחזור במקרה הצורך.
שימוש נרחב בכל מחלקות המכללה
כל מחלקות המכללה, כולל מזכירות אקדמית, כוח אדם, כספים, מחלקות המחקר והספריות, משתמשות באופן יומיומי בארכיב 1 קלאוד.
המערכת מאפשרת להעלות מסמכים באופן ישיר מכל מקור – מסמכים שנסרקים, מסמכים שמתקבלים במיילים, תעודות סטודנטים, חוזי העסקה, הצעות מחקר ועוד.
כל מסמך משויך אוטומטית לתיק הרלוונטי, כך שאין חשש לאובדן מידע או לעיכובים בטיפול בבקשות.
ניהול עבודות סטודנטיאליות, מבחנים ומחקרים
במסגרת לימודיהם, סטודנטים מגישים עבודות מחקר, מבחנים ופרויקטים המחייבים שמירה מסודרת לאורך זמן.
באמצעות ארכיב 1 קלאוד, ניתן לאחסן את כלל העבודות במאגר דיגיטלי, ולבצע מעקב אחר תיקוני מרצים, הערות ובקרת איכות.
המערכת מאפשרת גישה קלה ומבוקרת למסמכים אלו, כך שגם סטודנטים וגם סגל אקדמי יכולים לשלוף מסמכים בקלות בעת הצורך.
תיקי עובדים וניהול מסמכי משאבי אנוש
במוסד אקדמי עם אלפי עובדים, נדרש ניהול מדויק של תיקי עובדים, חוזים, תלושי שכר ומסמכים אישיים.
ניתן להבטיח כי כל המסמכים הרלוונטים נשמרים באופן דיגיטלי ומאובטח באמצעות ארכיב1 קלאוד עם גישה מבוקרת בהתאם להרשאות בהדפסות והפחתת העומס על מחלקת משאבי אנוש.
ההכנות לשימוש במערכת נעשו יחדיו עם צוות ארכיב 1 קלאוד- הכנו עץ ארגוני למכללה, מיפינו את כל סוגי החומרים שאנו מעונינים לקטלג ולשמור.
ביקשנו לייעל תהליכים בירוקרטיים קיימים במכללה שלא עסקו בהם במשך שנים ארוכות.
במסגרת זו, נסרקה כל ההיסטוריה של תיקי הסטודנט שמעכשיו היו נגישים למינהל סטודנטים ולפקולטות השונות.
ניתן כעת לפנות באמצעות אתר האינטרנט או הווטסאפ ואם הסטודנט נבדק ונמצא כי למד וכי זכאי לקבל נתונים אזי נשלחים אליו הטפסים הרלבנטיים שיכולנו לשתף עימו, לדוגמא גיליון ציונים או סילבוס של קורס.
בנוסף עובדי ההוראה השונים הקבועים והמשתנים יכולים לקבל דרך המערכת אחת לשנה טופס 101 למילוי ועדכון פרטים עבור מחלקת שכר.
מחלקת משאבי אנוש יכולה לצרף מסמכים שונים לתיק העובד כגון, עדכוני שכר, תנאים נלווים, יציאה לחל"ת, או תוספות על הסכמי שכר שונים או עדכונים שונים הקשורים להסכמים קיבוציים אליהם שייך העובד בהתאם לעבודתו במכללה.
ישנם מרצים שהינם בסגל וישנם מרצים שמוגדרים כעובדים ארעיים או זמניים ולכן שימוש במערכת חתימה דיגיטלית ומעקב אחר הטפסים השונים שמקוטלגים במערכת ייתרה את הצורך להגיע למשרדים, את הנסיעה ולמעשה למרות העלייה בכמות הסטודנטים ועובדי ההוראה ולמרות שהמכללה גדלה בכמות הפקולטות המחקר
והבניינים נשארנו עם אותה מצבת כ"א והכפלנו את התפוקה של העבודה באופן משמעותי, גם הסטודנטים ראו שיפור ברמת הזמינות שלנו למרות שאינם חשופים למערכת הארכיב הדיגיטלי.
שליחת טפסים לאישור מערכת שעות או לוח מבחנים ואישור בחתימה של הסטודנט על העלאה ועדכון שכר לימוד או מלגה מבוצעים באופן אוטומטי תוך שימוש במערכת.
סיכום – המערכת שהפכה את ניהול המסמכים לקל, מהיר ויעיל
אין ספק שהשימוש בארכיב 1 קלאוד חולל מהפכה בניהול המסמכים במכללה.
המערכת הצליחה לייעל תהליכים מורכבים, לשפר את נגישות המידע ולהעניק שירות טוב יותר לכלל המשתמשים בה.
היכולת לשלוף מסמכים במהירות, למנוע אובדן מידע ולהבטיח עמידה בכל דרישות הרגולציה, הפכה את ארכיב 1 קלאוד למערכת שהשימוש בה יומיומי ובעל חשיבות רבה עבור המוסד.
מוסדות אקדמיים רבים מבינים היום שהעתיד הוא ניהול חכם של מסמכים בענן, וארכיב 1 קלאוד היא הבחירה הנכונה למי שרוצה להצעיד את ההשכלה הגבוהה קדימה לעידן הדיגיטלי.
