חתימה כפולה מאושרת על חשבוניות ספקים – המדריך המלא לעסקים

אם העסק שלכם מקבל עשרות או מאות חשבוניות מספקים בכל חודש, כנראה שאתם מכירים את הסצנה: חשבוניות מודפסות שמצטברות על השולחן, מישהו צריך לחתום, מישהו אחר צריך לאשר, ואחר כך צריך לתייק, לסרוק, לשמור. בסוף, ארגזים שלמים של ניירת יושבים במחסן ולא ברור לאף אחד איך ומתי אפשר להיפטר מהם.

התשובה הקצרה: כן, אפשר לחתום דיגיטלית על חשבוניות ספקים במקום לשמור נייר. ולא רק לחתום, אלא גם לבצע חתימה כפולה מאושרת שעומדת בדרישות הרגולציה, מאפשרת ניהול מסודר ומייתרת לחלוטין את הצורך בשמירה פיזית של המסמך. במאמר הזה נסביר בדיוק איך זה עובד, מה נדרש ולמה כדאי לעסקים לאמץ את המודל הזה כבר עכשיו.

האם אפשר לחתום דיגיטלית על חשבוניות מספקים במקום לשמור את הנייר?

השאלה הזו עולה בכל ארגון שמגיע לנפח מסוים של פעילות עם ספקים. והתשובה היא חד משמעית: כן. עסקים יכולים לעבור לניהול חשבוניות ספקים במלואו בצורה דיגיטלית, כולל קבלה, בדיקה, אישור, חתימה ושמירה, מבלי לגעת בנייר. המעבר הזה אינו דורש שינוי חוקי מיוחד, אלא בעיקר בחירה בכלים הנכונים.

מערכת ניהול מסמכים מתקדמת כמו Archive1 Cloud מאפשרת לקבל את החשבונית, להעביר אותה לאישור ולחתימה בתוך מסלול מסודר, לשמור אותה כמסמך ממויין וניתן לחיפוש, ולהציג אותה בעת הצורך לכל גורם, בין אם מדובר ברואה חשבון, בביקורת פנימית או ברשות המיסים. מה שחשוב הוא שהחתימה תהיה מזוהה, מתועדת ועמידה, ושהמסמך ישמר בצורה שאינה מאפשרת שינוי בלתי מורשה בתוכנו לאחר האישור.

למה בכלל לחתום דיגיטלית על חשבוניות?

הסיבה הבולטת ביותר היא חיסכון בזמן ובמשאבים, אך זה רק חלק מהתמונה. כשמחלקת הכספים מקבלת חשבונית, בדרך כלל יש כמה שלבים שצריכים להתרחש לפני שהתשלום יוצא: מי שהזמין את השירות צריך לאשר שהסחורה או השירות אכן התקבלו, מנהל תקציב צריך לאשר שמדובר בהוצאה מאושרת, ורק אז הכספים מאשרים את התשלום בפועל.

בעולם הנייר, כל שלב כזה כולל העברה פיזית, המתנה, לפעמים פגישה ולפעמים פשוט מסמך שיושב כמה ימים על שולחן של מישהו שנסע לחו"ל. בעולם הדיגיטלי, החשבונית עוברת ממקום למקום בתוך מערכת, מי שצריך לאשר מקבל התראה, החתימה מתועדת עם חותמת זמן ושם החותם, ולאחר מכן המסמך נשמר אוטומטית. מעבר לחיסכון בזמן, מדובר גם בשיפור ניכר ברמת הבקרה, שכן הארגון יכול לדעת בכל רגע נתון היכן נמצאת כל חשבונית ומה הסטטוס שלה.

איך מתבצע תהליך החתימה הדיגיטלית על חשבונית?

התהליך מתחיל בכניסת החשבונית למערכת. זה יכול לקרות בכמה דרכים: הספק שולח חשבונית דיגיטלית ישירות, הגורם המקבל בארגון מעלה אותה, או שהיא מתקבלת דרך כתובת מייל ייעודית שמחוברת למערכת. ברגע שהמסמך נמצא במערכת, מתחיל מסלול האישור המוגדר מראש.

ב-Archive1 Cloud ניתן לבנות סבב אישורים שמתאים בדיוק למבנה הארגוני, לדוגמה: ראשית אישור של מנהל הפרויקט שמאשר שהשירות בוצע, לאחר מכן אישור של מנהל התקציב, ולבסוף חתימה סופית של מורשה חתימה בכספים. כל שלב מתועד עם זהות המשתמש, תאריך ושעה מדויקים. אף אחד לא יכול לטעון שלא ראה, לא קיבל או לא ידע. המערכת גם מתזכרת חותמים שלא השלימו את הפעולה, כך שאין צורך לרדוף ידנית אחרי אנשים. בסוף התהליך, החשבונית ממויינת ומשויכת לספק הרלוונטי, לפרויקט, למחלקה, ולכל פרמטר אחר שהארגון מגדיר. חיפוש עתידי לפי מספר חשבונית, שם ספק, תאריך או כל שדה אחר הופך לפשוט ומהיר.

מה ההבדל בין חתימה דיגיטלית רגילה לחתימה כפולה מאושרת?

כאן נמצא אחד ההבדלים החשובים שכדאי להבין לעומק. חתימה דיגיטלית רגילה היא חתימה שמבוצעת בתוך מערכת ארגונית ומזוהה לפי פרטי המשתמש הרשום, כלומר שם, תפקיד, תאריך ושעה. זוהי חתימה שמספקת ודאות פנימית ותיעוד ברמה ארגונית גבוהה. לעומת זאת, חתימה כפולה מאושרת היא מנגנון שמוסיף שכבת אימות נוספת ומחייבת שני גורמים מורשים לאשר ולחתום על אותו מסמך, כשלעיתים כל אחד מהם מזוהה גם מול גורם מאשר חיצוני כמו פרסונל איי-די.

השילוב של שתי חתימות יוצר ודאות מוגברת, שכן אפילו אם אחד מהחותמים יטען שלא ידע או לא אישר, הרשומה הכפולה מוכיחה אחרת. בהקשר של חשבוניות ספקים, חתימה כפולה מאושרת נדרשת בעיקר כאשר עוסקים בסכומים גדולים, כשחלים נהלים פנימיים של הפרדת תפקידים ובמקרים שבהם נדרש תיעוד חזק יותר לצרכי ציות או ביקורת. Archive1 Cloud מאפשרת להגדיר אילו סוגי חשבוניות דורשים חתימה כפולה מאושרת ואילו ניתן לאשר בתהליך פשוט יותר, בהתאם לצרכים ולמדיניות הארגון.

האם חייבים להדפיס ולשמור את החשבוניות לאחר החתימה?

זו שאלה שעולה כמעט בכל שיחה עם ארגונים שמתחילים לעבור לתהליך דיגיטלי. התשובה היא לא. כאשר החשבונית נשמרת במערכת ארכיב דיגיטלי מסודרת, עם לוגים מתועדים, חתימות מזוהות וגרסאות שמורות, אין צורך ולא הכרח לשמור עותק נייר. מה שחשוב הוא שהמסמך הדיגיטלי יישמר בצורה שמבטיחה את שלמותו, כלומר שלא ניתן לשנות אותו לאחר החתימה מבלי שהשינוי יתועד. Archive1 Cloud בנויה על עיקרון זה: לאחר שחשבונית חתומה ונשמרת, היא הופכת לרשומה יציבה שמשמרת את האותנטיות שלה לאורך זמן. הארגון יכול לאחסן חשבוניות חתומות לשנים רבות, לשלוף כל אחת מהן בתוך שניות ולהציג אותה בפני כל גורם שנדרש. מבחינה מעשית, זה אומר שניתן לוותר על ארגזי ניירת, מחסנים ייעודיים ועלויות ארכיון פיזי.

איך מנהלים כמות גדולה של חשבוניות חתומות?

כשמדובר בעשרות ומאות חשבוניות בחודש, ניהול ידני הופך לבלתי אפשרי בלי לשלם בטעויות ובזמן יקר. המפתח הוא לבנות מראש מבנה ארגוני ברור בתוך המערכת: כל ספק מקבל תיק משלו, כל חשבונית מקוטלגת לפי תאריך, מספר, סכום, מחלקה מזמינה ומצב אישור.
כך, גם כשמדובר בכמות גדולה, ניהול החשבוניות נשאר בשליטה. ב-Archive1 Cloud ניתן גם לנצל את יכולות ה-OCR המובנות, שמזהות טקסט בתוך חשבוניות סרוקות ומיצאות ממנו אוטומטית פרטים כמו שם הספק, מספר חשבונית, תאריך וסכום. כך אין צורך להקליד ידנית נתונים חוזרים ונשנים, מה שחוסך זמן רב ומפחית שגיאות. בנוסף, ניתן להגדיר מסלולי אישור שונים לפי סוג ספק, גובה חשבונית או מחלקה מזמינה.

כך חשבונית קטנה ושגרתית עוברת מסלול מהיר, בעוד שחשבונית גדולה או חריגה עוברת אוטומטית למסלול עם יותר בדיקות ואישורים. הארגון גם מקבל לוח מחוונים שמציג את מצב כלל החשבוניות בכל רגע: כמה ממתינות לאישור, כמה ממתינות לחתימה, כמה אושרו וכמה עדיין פתוחות.

איך מערכת לניהול מסמכים יכולה לייעל את הטיפול בחשבוניות?

מעבר לחתימה עצמה, ערכה הגדול של מערכת ניהול מסמכים כמו Archive1 Cloud מתגלה לאורך מחזור החיים המלא של החשבונית. מהרגע שהחשבונית נכנסת למערכת ועד לרגע שהיא שמורה כרשומה היסטורית, כל שלב מנוהל, מתועד ונגיש. מנהלי כספים יכולים לראות בכל עת אילו חשבוניות טרם אושרו ומה עיכב אותן. מנהלים בכירים יכולים לקבל תמונת מצב מלאה של ההתחייבויות הפתוחות.

רואה החשבון יכול לגשת בדיוק לחשבוניות שהוא צריך לפי חיפוש מהיר, מבלי להמתין שמישהו ישלח לו קבצים במייל. גורמי ביקורת, בין פנימיים ובין חיצוניים, מקבלים גישה מבוקרת לתיעוד מלא של כל חשבונית עם היסטוריית הפעולות שלה. יש גם יתרון אבטחתי ברור: כאשר חשבוניות לא מתפזרות במיילים ובתיקיות משרדיות, קטן הסיכון לדליפה, לגישה לא מורשית ולניצול לרעה. הכל נשמר תחת הרשאות מוגדרות, עם לוגים מוצפנים שמתעדים כל פעולה שבוצעה במסמך.

בשורה התחתונה, ארגון שמנהל את חשבוניות הספקים שלו דרך מערכת ניהול מסמכים אינו רק חוסך ניירת. הוא מפסיק לאבד מידע, מפסיק לבזבז זמן על חיפוש, מפסיק לרדוף אחרי חותמים ומתחיל לעבוד בצורה שניתן לבקר, לנתח ולשפר אותה.

שאלות נפוצות

האם חתימה דיגיטלית על חשבונית ספק מוכרת מבחינה חוקית בישראל?

כן. בישראל קיים חוק החתימה האלקטרונית משנת 2001, שמכיר בתוקפן של חתימות אלקטרוניות לצרכים עסקיים ומשפטיים. בהקשר של חשבוניות ספקים, שאינן בהכרח דורשות חתימה מאושרת ברמה הגבוהה ביותר, חתימה דיגיטלית מבוססת זיהוי משתמש בתוך מערכת מנוהלת מספקת בדרך כלל ודאות מספקת. כאשר נדרשת חתימה כפולה מאושרת, כמו בגופים ציבוריים, מוסדות פיננסיים, או כחלק מנהלים פנימיים מחמירים, ניתן לשלב אימות מול גורמים מאשרים מוכרים. חשוב להתייעץ עם יועץ משפטי לגבי הדרישות הספציפיות של הארגון שלכם, מאחר שהדרישות עשויות להשתנות בהתאם לסוג הגוף, לסוג ההתקשרות ולאופי החשבוניות.

מה קורה כשספק שולח חשבונית נייר פיזית? איך אפשר להכניס אותה למסלול הדיגיטלי?

זה אחד המצבים הנפוצים ביותר, ויש לו פתרון פשוט. כשמגיעה חשבונית נייר, סורקים אותה פעם אחת ומעלים אותה למערכת. ב-Archive1 Cloud ניתן להשתמש בטכנולוגיית OCR שמזהה את הטקסט בתוך המסמך הסרוק ומחלצת ממנו פרטים רלוונטיים כמו שם הספק, מספר החשבונית, סכום ותאריך. מרגע זה, החשבונית הסרוקה נכנסת לאותו מסלול בדיוק כמו חשבונית דיגיטלית.

האישורים, החתימות, הקיטלוג והשמירה מתבצעים במלואם בתוך המערכת. החשבונית הנייר המקורית ניתן לשמור פיזית לתקופה קצרה אם הארגון רואה בכך לנכון, אך הרשומה הדיגיטלית עם החתימות המתועדות היא זו שמשמשת כמסמך הפעיל. לאורך זמן, ככל שיותר ספקים עוברים לשליחת חשבוניות דיגיטלית, הצורך בסריקה ידנית פוחת בהתאם.

איזו רמת חתימה מתאימה לחשבוניות ספקים – חתימה פנימית ארגונית או חתימה כפולה מאושרת?

זה תלוי בכמה גורמים. עבור רוב חשבוניות הספקים בחברות עסקיות פרטיות, חתימה פנימית ארגונית, כלומר חתימה מבוססת זהות משתמש בתוך המערכת, מספקת ודאות גבוהה לצרכים תפעוליים ורגולטוריים. אך יש מצבים שבהם חתימה כפולה מאושרת מומלצת בחום: כאשר מדובר בחשבוניות מעל סכום מסוים שהארגון הגדיר כרגיש, כאשר קיים נוהל של הפרדת תפקידים שמחייב שני מורשי חתימה, כאשר הארגון עובד מול גופים ציבוריים שדורשים תיעוד חזק יותר, וכאשר קיים צורך להגן מפני עסקאות לא מורשות. ב-Archive1 Cloud ניתן להגדיר לכל סוג חשבונית איזה מסלול אישור יחול עליה, בלי שהמשתמש צריך להחליט בכל פעם מחדש. כך הארגון מקבל עקביות ושליטה מבלי ליצור עומס מיותר.

כמה זמן חובה לשמור חשבוניות ספקים ואיך מערכת דיגיטלית עוזרת בכך?

בישראל, הדרישה הכללית לשמירת מסמכים עסקיים לצרכי מס עומדת על שבע שנים, אם כי במקרים מסוימים תקופת השמירה ארוכה יותר. כאשר שומרים חשבוניות נייר, שמירה לשבע שנים פירושה מחסנים, ארגזים, תיקיות ועלויות. כאשר שומרים חשבוניות דיגיטלית ב-Archive1 Cloud, מדובר בעותקים שמורים בצורה מאובטחת על שרתים מקומיים בישראל, עם שכבת גיבוי נוספת. מנגנון הגיבוי הרב-שכבתי של המערכת, שכולל חוות שרתים מקומיות וגיבוי ענן ארוך-טווח, מבטיח שחשבוניות ישמרו לאורך כל תקופת החובה הרגולטורית. בנוסף, מאחר שהמסמכים מתויגים ומקוטלגים, שליפה של חשבונית ספציפית משנה מסוימת היא עניין של שניות ולא של שעות של חיפוש בארגזים.

מה קורה אם ספק שלח חשבונית שגויה ויש צורך לתקן אחרי החתימה?

זה מצב שקורה לעיתים קרובות. ספק שלח סכום שגוי, תאריך לא נכון, או פרט שחסר. ב-Archive1 Cloud, לאחר שמסמך נחתם ונשמר, לא ניתן פשוט לדרוס אותו. שלמות המסמך נשמרת. מה שניתן לעשות הוא לפתוח תהליך חדש: הספק מנפיק חשבונית מס זיכוי, מסמך מתקן, או חשבונית מחליפה שנכנסת למסלול אישור חדש.

הגרסה הישנה נשמרת בתוך המערכת כחלק מהיסטוריית הספק, עם הערות מתועדות שמסבירות מדוע הוחלפה. כך הארגון שומר תמונה שלמה ושקופה של כל האינטראקציות עם הספק, מה שחיוני הן לביקורת פנימית והן לצרכי מס. אין מסמכים שנעלמים ואין גרסאות סותרות שמבלבלות.

איך מגדירים מסלולי אישור שונים לחשבוניות מסוגים שונים?

זו אחת הנקודות שבהן מערכת ניהול מסמכים מראה את יתרונה המעשי. לא כל חשבונית ספק שווה לחשבונית אחרת מבחינת הסיכון והרגישות שלה. חשבונית קטנה ושגרתית מספק מוכר שאיתו עובדים שנים לא דורשת אותו מסלול כמו חשבונית גדולה מספק חדש. ב-Archive1 Cloud ניתן לבנות מסלולים שונים לגמרי לפי קריטריונים שונים. לדוגמה: כל חשבונית מעל סכום מסוים עוברת אוטומטית לאישור מנהל בכיר ולחתימה כפולה מאושרת.

חשבוניות מתחת לסכום מסוים עוברות מסלול מהיר עם מאשר אחד. חשבוניות מספקים חדשים שלא נרשמו קודם עוברות תהליך בדיקה נוסף. מנהל מחלקת הכספים מגדיר את הכללים פעם אחת, והמערכת מיישמת אותם באופן עקבי על כל חשבונית שמגיעה. כך הארגון מקבל גמישות ניהולית מלאה יחד עם שליטה אחידה.

האם גם עסק קטן יכול להרשות לעצמו לעבוד עם מערכת כזו, או שזה מיועד רק לחברות גדולות?

Archive1 Cloud מיועדת לטווח רחב של ארגונים, מעסקים בינוניים ועד חברות גדולות ורשויות. עסק קטן עד בינוני שמקבל אפילו כמה עשרות חשבוניות בחודש כבר יכול להרגיש את ההבדל בין עבודה מסודרת לבין עבודה מבולגנת. בנוסף, ככל שעסק גדל, הוא לא צריך לעבור מערכת. הפתרון מתאים את עצמו לנפח הגדל מבלי לדרוש שדרוגי חומרה או רכישת שרתים נוספים.

עבור עסק קטן, היתרון המיידי הוא שמנהל לא מבזבז שעות על איתור חשבוניות, שגרסאות לא מתבלבלות, ושאין תלות בעובד ספציפי שיודע היכן שמורה כל תיקייה. ממד הרגולציה גם הוא רלוונטי לעסקים קטנים, שכן רשות המיסים ורואי חשבון מצפים לניהול מסודר ונגיש ללא קשר לגודל הארגון.

מקורות ומידע נוסף

למידע נוסף על הנושאים שנדונו במאמר זה ניתן להיעזר במקורות הבאים:
חוק החתימה האלקטרונית, התשס"א-2001, מסדיר את תוקפן המשפטי של חתימות אלקטרוניות ומאושרות בישראל ומהווה את הבסיס החוקי לשימוש בחתימה דיגיטלית בהקשרים עסקיים.

רשות המיסים בישראל פרסמה הנחיות לניהול ספרים דיגיטלי ולדרישות שמירת מסמכים עסקיים, כולל חשבוניות, לתקופה של שבע שנים.

הרשות הלאומית להגנת הסייבר (מערך הסייבר הלאומי) מספקת מסמכי הנחיה לארגונים בנושא אבטחת מידע, ניהול מסמכים ורציפות עסקית.

גוף הסמכה פרסונל איי-די הוא אחד הגופים המאשרים בישראל לחתימות אלקטרוניות מאושרות ומעניק תשתית לאימות זהות חותמים ברמה גבוהה.

לפרטים נוספים על מערכת Archive1 Cloud ויכולות ניהול החשבוניות, החתימות הדיגיטליות ומסלולי האישור, ניתן לפנות ישירות לקבוצת ארכיביון ולקבל ייעוץ מקצועי המותאם לצרכי הארגון שלכם.